Content im Unternehmen Was ist Enterprise-Content-Management (ECM)?

Enterprise-Content-Management umfasst Prozesse, Strategien und Lösungen, die zur Verwaltung von Dokumenten und Content in einem Unternehmen eingesetzt werden. Die fünf Komponenten des Enterprise-Content-Managements sind Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe des Contents. Eine Verwaltung des Contents auf einer einheitlichen Plattform unterstützt und optimiert die Prozesse des Unternehmens.

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Enterprise-Content-Management, abgekürzt ECM, ist ein Begriff aus dem Umfeld des E-Business. Er umfasst Prozesse, Strategien und Lösungen zur Verwaltung von Dokumenten und Content in einem Unternehmen. Das Dokumentenmanagement ist ein Bestandteil des Enterprise-Content-Managements. Neben Dokumenten zählen weitere Informationen wie Records, Workflows oder Web Content zu den zu verwaltenden Objekten.

Prinzipiell steht der Begriff Content für beliebige Inhalte und Informationen in elektronischen Systemen. Die fünf zentralen Komponenten des Enterprise-Content-Managements sind Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe des Contents. Ziel ist es, die Informationen zur Unterstützung und Steuerung der Prozesse eines Unternehmens effizient zu verwalten und bereitzustellen. Informationsredundanzen sollen vermieden werden. Auch die elektronische Archivierung des Contents zählt zu den Aufgaben des Enterprise-Content-Managements.

Auf dem Markt existieren zahlreiche kommerzielle und freie ECM-Lösungen. Produkte kommerzieller Anbieter sind beispielsweise die IBM FileNet P8 Plattform, Xerox DocuShare, OpenText, SharePoint, Easy Software und viele andere. Zu den frei verfügbaren Lösungen zählen Alfresco, Plone, Nuxeo EP und weitere. Darüber hinaus existieren für bestimmte Branchen und Fachbereiche wie E-Learning oder Healthcare fachspezifische Lösungen.

Abgrenzung der Begriffe Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement

Die Begriffe Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement werden oft in ähnlichem Kontext verwendet. Sie lassen sich hinsichtlich ihrer Aufgaben und ihres Funktionsumfangs jedoch deutlich voneinander abgrenzen. Ein Dokumentenmanagementsystem ist Teil einer ECM-Lösung. Das Dokumentenmanagement konzentriert sich auf Dokumente. Diese sollen digital verwaltet, bereitgestellt und archiviert werden. ECM-Lösungen beziehen sich auf jeglichen Content eines Unternehmens. Unter den Begriff Content fallen prinzipiell alle in elektronischen Systemen vorhandenen Inhalte und Informationen.

Die fünf zentralen Komponenten des Enterprise-Content-Managements

Ein Enterprise-Content-Management-System kombiniert folgende fünf zentralen Komponenten:

• Erfassung (Capture),

• Verwaltung (Manage),

• Speicherung (Store),

• Bewahrung (Preserve),

• Ausgabe (Deliver).

Unter den Begriff Capture fallen Funktionen zur Erfassung und Aufbereitung analoger oder digitaler Informationen. Die Manage-Komponente hat zur Aufgabe, Content zu verwalten sowie das Auffinden, die Nutzung und den sicheren Zugriff zu ermöglichen. Mit Hilfe der Store-Komponente werden Informationen temporär gespeichert. Die Store-Komponente ist von der Preserve-Komponente darin abgegrenzt, dass sie keine Archivierung des Contents vornimmt. Nur die Preserve-Komponente sorgt für die stabile Langzeitaufbewahrung der Informationen und erfüllt beispielsweise regulatorische Anforderungen. Die Deliver-Komponente schließlich ist für die Bereitstellung des Contents verantwortlich. Diese Aufgaben werden auch unter dem Begriff Output-Management zusammengefasst.

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