Kostenberechnung Storage-Umgebung TCO-Betrachtungen erleichtern die Investitionsplanung

Autor / Redakteur: Sarah Maier / Rainer Graefen

IT-Umgebungen müssen permanent an die Geschäftsanforderungen angepasst werden. Um die hierfür erforderlichen Investitionen im Vorfeld besser überschauen und langfristig planen zu können, bietet sich eine sorgfältige Kosten- und Nutzenbewertung an. Jana Paul vom Kompetenz-Team des IT-Dienstleisters Fritz & Macziol erklärt am Beispiel einer Storage-Umgebung, welche Vorteile eine Cost-of-Ownership-Betrachtung mit sich bringt und worauf Unternehmen achten sollten.

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Mit genauen Berechnungen die IT-Kosten im Griff haben.
Mit genauen Berechnungen die IT-Kosten im Griff haben.
(Bild: https://pixabay.com)

Es liegt in der Natur von Server- und Storage-Umgebungen, dass sie beständig neuen Geschäftsanforderungen genügen müssen. Dabei sollen sie sicher, hochperformant sowie langfristig einsetzbar sein und möglichst keine dauernden Migrationen erfordern.

Sind jedoch Wartungsverträge nicht verlängerbar oder übersteigt das Daten- und Anwendungswachstum die Kapazitätsgrenze, steht die Frage nach einer neuen Lösung ins Haus. Hier die richtige Alternative mittels einer umfassenden Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung (TCO) zu finden, bietet die Chance unterm Strich viel zu sparen.

Wirtschaftliche Bewertung von Investitionsvorhaben

Für die Bewertung der verschiedenen Alternativlösungen ist die Gesamtbetrachtung aller Direkt- und Folgekosten über den gesamten Lebenszyklus eines Investitionsobjektes, bekannt unter dem Begriff Total Cost of Ownership oder TCO, unerlässlich und wird in den meisten großen Unternehmen angewendet.

Mit einem speziell entwickelten TCO-Kalkulationstool reagiert Fritz & Macziol (F&M) auf den großen Bedarf im Mittelstand, geplante Investitionsvorhaben, wie zum Beispiel den Ausbau oder die Migration der bestehender IT-Infrastruktur in den Bereichen Server, Storage oder Netzwerk wirtschaftlich zu bewerten. Die umfassende Berechnungsgrundlage bietet eine auf transparenten Zahlen basierende Analyse von Investitionsvorhaben mittels Vergleich und Bewertung möglicher Alternativen.

Alle Kostenfaktoren im Auge

Während sich viele der am Markt agierenden Anbieter darauf beschränken, Analysen und Berechnungen von Einsparpotenzialen auf unspezifischen oder unveröffentlichten Eingangsdaten nach einem BlackBox-Verfahren anzubieten, werden mit dem TCO-Kalkulationstool von Fritz & Macziol alle relevanten Kostenfaktoren identifiziert.

Das Besondere an dem Vorgehen ist, dass jeder einzelne Kostenfaktor in den verschiedenen Alternativen verglichen und monetär bewertet wird. Ein durchgehender Informationsfluss mit hundertprozentiger Transparenz einer jeden Zahl schafft dabei aussagekräftige und belastbare Daten. Das gilt für die Betrachtung der Erstinvestitionen und Folgekosten, aber auch für Faktoren wie zum Beispiel steigende Produktivitätsraten, Risikoaufschläge oder Annahmen zu künftigen Preisentwicklungen.

Auch oft vergessene Aspekte wie mögliche Rückvergütungen von Herstellern oder Einsparungen, die sich in Bezug auf Personalressourcen oder wegfallenden Wartungsverträgen ergeben, fließen ein. Neben der quantitativen Betrachtung liefert eine zusätzliche und auf qualitative Aspekte fokussierende Nutzwertanalyse weitere Entscheidungsunterstützung.

Eine typische Kundensituation

Die Ausgangslage eines Kunden im Bereich Storage stellt sich wie folgt dar: Das Unternehmen betreibt eine Storage-Lösung, die sich aus verschiedenen Komponenten unterschiedlicher Hersteller zusammensetzt. Die für die Untersuchung berücksichtigte Storage-Kapazität in den Bereichen File- und Block-Storage umfasst 70 Terabyte, die von zwei Mitarbeitern betreut werden.

Ein überproportionales Datenwachstum von 30 Prozent und die stark wachsenden Anforderungen an Ein-/Ausgabeoperationen (IOPS) sprengen die Kapazität der Bestandslösung im Block-Storage in den nächsten zwölf Monaten und erfordern Erweiterungen im Bereich File-Storage. Der heterogene Bestand an Systemen weist teilweise nicht mehr verlängerbare Wartungsverträge auf. Ziel des Kunden ist es, in eine zukunftsfähige und wirtschaftlich sinnvolle Server- und Storage-Umgebung zu investieren.

In einem ersten Schritt werden nun die fachlichen Anforderungen erarbeitet. Daraus ergibt sich, dass die Bestandssituation zwingend eine Veränderung erfordert, die in jedem Fall mit zusätzlichen Kosten verbunden sein wird. Die Aufgabe besteht darin, die Kosten der möglichen künftigen Szenarien zu vergleichen, um zu entscheiden, welche Alternative langfristig am wirtschaftlichsten sein wird. Folgende Alternativen werden für fünf Jahre Laufzeit betrachtet.

Variante 1: Bestandsinfrastruktur erhalten und erweitern

Variante eins zielt darauf ab, die Bestandsinfrastruktur grundsätzlich zu erhalten, bis das Daten- und Performance-Wachstum die maximale Ausbaustufe überschreitet. Betrachtet wird der sofortige Ersatz des technisch überalterten Teils der Bestandssysteme durch zwei neue Lösungen, sowie die maximal mögliche Kapazitätserweiterung (Wartung und zusätzliche Festplatten) aller anderen Systeme.

Auf Grund des IOPS-Wachstums werden Investitionen im Bereich File-Storage ebenfalls geplant. Das prognostizierte Speicherwachstum übersteigt jedoch die für einen 5-Jahreszeitraum erforderlichen Kapazitäten, so dass weitere Maßnahmen während des Betrachtungszeitraums erforderlich sind.

Variante 2: Storage on Demand

Für Variante zwei erstellt das F&M-Storage-Team ein „Storage on Demand“-Konzept. Dieses fokussiert folgende Anforderungen: Nur der tatsächlich genutzte Storage soll bezahlt werden, eine unproblematische Erweiterung bei überproportionalem Wachstum ist flexibel möglich und der Personalaufwand wird über die Zeit durch den Einsatz moderner Administrationswerkzeuge im Betrieb sukzessive reduziert.

Das bedeutet, dass die bestehenden Komponenten durch ein hochperformantes und hochskalierbares Storage-System ersetzt werden. Da das Eigentum an der Infrastruktur jedoch beim Anbieter der Storage-on-Demand-Leistung verbleibt, entfallen die Investitionskosten. Die zu berücksichtigenden Ausgaben beinhalten daher eine vereinbarte Basiskapazität von 70 Terabyte und einen variablen Anteil von initial bis zu 32 Terabyte Pufferkapazität. Diese kann im Bedarfsfall ohne zusätzliche Fixkosten physisch aufgestockt werden.

Durch einen geschickten Wechsel der Storage-Belegung im Bereich File- und Block-Storage ist es jedoch möglich, das IOPS-Wachstum über die Performance-Reserve der für die SOD-Lösung konfigurierten Systeme abzubilden.

Variante 3: Klassischer Austausch

In einer dritten Variante wird der Austausch des gesamten Storage-Bestands mit technisch ähnlichen Komponenten beurteilt. Anstelle eines kaufmännischen „Pay-on-Demand“-Konstrukts wird jedoch die Form einer klassischen Beschaffung gewählt. Für dieses Szenario ist ein Rückkaufwert für die Bestandskomponenten nicht offeriert.

Der hier ebenfalls berücksichtigte Wechsel der Storage-Belegung im Bereich File- und Block-Storage führt dazu, dass das IOPS-Wachstum durch eine entsprechend Auslegung der Neusysteme ebenfalls abgefangen wird. Zusätzliche Investitionen im Bereich File-Storage können dadurch vermieden werden.

Kosten- und Nutzwertanalyse

In einem nächsten Schritt werden nun für jede der möglichen Optionen die Erstinvestitionen sowie alle Folgeinvestitionen – wie beispielsweise der Personalbedarf, notwendige Erweiterungsinvestitionen und die Veränderungen in den Betriebsaufwänden - über einen Zeitraum von fünf Jahren analysiert, ausgewertet und verglichen. Auf dieser Basis erfolgt der Vergleich der Kosten je Alternative in Bezug auf die zu tätigenden jährlichen Investitionen.

Über die monetären Aspekte hinaus erfolgt nun eine Nutzwertanalyse, die qualitative Gesichtspunkte wie die Entwicklung von Service-Levels, die Konsolidierung der Storage-Landschaft, die Zukunftsfähigkeit und die Performance betrachtet.

Die Alternativen im Überblick

Die ungünstigste Variante der möglichen Alternativen stellt der Erhalt des Altbestands dar. Die technisch maximal mögliche Erweiterung der Speicherkapazität in den Bestandssystemen deckt lediglich den Bedarf für einen Zeitraum von drei Jahren. Danach erfordert der Ersatz aller Storage-Komponenten eine weitere Investition in Höhe von 380.000 Euro.

Darüber hinaus schlägt der zusätzliche Personalaufwand von zunächst 0,4 Mitarbeitern und ab dem zweiten Jahr von 0,8 Mitarbeitern für die Folgejahre negativ zu Buche, wie auch die steigenden Kosten für die Anschlusswartungsverträge der Bestandskomponenten. Über den betrachteten Zeitraum von fünf Jahren erfordert dieses Szenario also Gesamtausgaben von insgesamt 1.383.000 Euro. Die Betriebskosten nach Abschluss aller Maßnahmen belaufen sich auf 524.000 Euro pro Jahr.

In der technischen Leistungsfähigkeit ist die Variante der klassischen Storage-Beschaffung der Storage-on-Demand-Lösung ähnlich. Jedoch wird es hier notwendig, die konfigurierten Systeme im vierten Jahr auf Grund der nicht mehr ausreichenden Kapazitäten mit zusätzlichen Festplatten und Controllern auszustatten. Zusammengenommen müssen bei diesem Modell Ausgaben in Höhe von 1.038.000 Euro für Hardware und Software und für zusätzliches Personal einkalkuliert werden. Die Betriebskosten nach Abschluss aller Maßnahmen belaufen sich auf 420.000 Euro pro Jahr.

Das kaufmännisch optimierte Storage-on-Demand-Konzept bietet langfristig den größten Vorteil für das Unternehmen. Die Analyse zeigt in folgenden Punkten einen entscheidenden Mehrwert: Durch die hohe Performance der neuen Systeme kann das IOPS-Wachstum ohne Veränderung der Konfigurationen und ohne zusätzliche Kosten abgebildet werden. Die Attraktivität erhöht sich durch den gebotenen Rückkaufswert einzelner Bestandskomponenten seitens des Herstellers. Die neu installierten Administrationswerkzeuge erlauben es, den Personalaufwand trotz steigender Storage-Kapazität leicht zu senken. Die evaluierten Ausgaben über fünf Jahre betragen hier nur circa 854.000 Euro, die Betriebskosten belaufen sich auf 354.000 Euro pro Jahr.

Ein weiterer positiver Aspekt ergibt sich durch eine bilanzverkürzende Wandlung von Investitionskosten (Capex) in laufende Betriebskosten (Opex). Die quantitative Nutzwertanalyse zeigt für diese Variante auch die besten Ergebnisse in den Kriterien „Erwarteter Service Level“, „Konsolidierungsgrad“ und „Zukunftsfähigkeit der Lösung“ und unterstützte damit die quantitativen Ergebnisse.

Alle Varianten sind insgesamt mit höheren Kosten als die der Ausgangsituation verbunden. Da eine Erweiterung des Storages nicht vermeidbar ist, stellt sich Variante 2 als das wirtschaftlich sinnvollste Investitionsvorhaben dar.
Alle Varianten sind insgesamt mit höheren Kosten als die der Ausgangsituation verbunden. Da eine Erweiterung des Storages nicht vermeidbar ist, stellt sich Variante 2 als das wirtschaftlich sinnvollste Investitionsvorhaben dar.
(Grafik: Fritz & Macziol)

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