Cloud, KI und das Archiv der Zukunft Trends rund um das Dokumentenmanagement

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Der Digitalisierungsschub in deutschen Unternehmen hält auch in Krisenzeiten an. Klar – gibt es doch kaum einen Geschäftsprozess, der digital nicht mehr Effektivität, Effizienz und Transparenz verspricht. Gerade der Bereich für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) steht dabei vor einigen grundlegenden Umbrüchen.

Rechnungen, Verträge, Personalakten – laut dem Digital Office Index 2022 des Branchenverbands Bitkom liegt die Hälfte aller Akten in deutschen Büros in digitalisierter Form vor. Jedes zwölfte Unternehmen (8 %) arbeitet sogar bereits komplett papierlos. Insbesondere im Personalwesen, in der Finanzabteilung und entlang von Purchase-to-Pay-Prozessen (P2P) setzen Unternehmen auf digitale Lösungen. Ziel ist es, Workflows zu beschleunigen und Abteilungen bei täglichen Routinearbeiten zu entlasten. Gleichzeitig stellen moderne DMS-Tools eine revisionssichere und datenschutzkonforme Archivierung von Dokumenten sicher und erfüllen umfangreiche Compliance-Vorgaben.

Archiv der Zukunft: zentraler Daten-Hub für interne Prozesse

Immer deutlicher reift dabei die Erkenntnis: Das digitale Archiv ist weit mehr als nur Ablage. Wer geschäftsrelevante Unterlagen über Jahre hinweg an zentraler Stelle zusammenführt und speichert, baut sich einen einmaligen Datenschatz auf, der tiefe Einblicke in die Abläufe und Struktur des eigenen Unternehmens gewährt. Gelingt es, die in den Dokumenten enthaltenen Daten zu extrahieren und miteinander zu verknüpfen, könnte sich das Dokumentenmanagement so über kurz oder lang zu einem Single Point of Truth (SPoT) verwandeln.

Getrieben wird diese Entwicklung vor allem durch die digitale Transformation und den wachsenden Einsatz von Technologien rund um Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Data Analytics und Cloud. Aber auch der Wunsch nach einer zentralen und abteilungsübergreifenden Informationsquelle, um effizienter und digitaler zu arbeiten, spiegelt sich im Archiv der Zukunft wider.

Ablage „C“: Gespeichert wird in der Cloud

Am deutlichsten zeigt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen – und damit des DMS – anhand der Cloud. Sie hat sich in den letzten Jahren nicht nur als kosteneffizient, sondern auch als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, um Dokumente mit einem Klick zentral und ortsunabhängig zu speichern. Nach dem Cloud-Monitor 2022 von Bitkom und KPMG nutzen 84 Prozent der deutschen Unternehmen inzwischen Cloud Computing. Jeder zweite Cloud-Nutzer entscheidet sich bei neuen IT-Projekten für eine Cloud-basierte Lösung und greift nur noch in Ausnahmefällen auf On-Premises-Anwendungen zurück.

Gründe für diesen Shift gibt es viele. Mit ihrer Agilität und Skalierbarkeit bietet die Cloud viel Spielraum, um Kosten zu reduzieren und dennoch flexibel und effektiv zu arbeiten. Komplexe und zeitraubende Arbeitsabläufe gestalten sich in der neuen Wolkenheimat deutlich einfacher und schneller. Der hohe Automatisierungsgrad im Cloud-Archiv beschleunigt jedoch nicht nur Workflows. Er stellt darüber hinaus eine hohe Compliance, durchgehende Datenqualität (Stichwort: Medienbrüche) und umfassende Transparenz sicher.

Was die Cloud für das Archiv der Zukunft so interessant macht: Über einfache Plug-ins können Unternehmen die archivierten Dokumente mit bestehenden Systemen und Datenbanken verknüpfen und die Inhalte vernetzen – und so eine Datenbasis für den Einsatz von KI schaffen.

KI & DMS: Von Chatbots bis NLP

Das Potential von KI ist im DMS bereits spürbar – zum Beispiel beim automatischen Scannen, Auslesen und Extrahieren von Daten in Rechnungen, Belegen, Verträgen und anderen Dokumenten. Smarte Systeme suchen selbstständig nach Fehlern, Duplikaten und Schlüsselwörtern, erkennen, wo Informationen fehlen, und leiten entsprechende Schritte für die Weiterverarbeitung ein. Zwar laufen die betroffenen Dokumente zur finalen Prüfung oft noch an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter zurück, der Automatisierungsgrad wächst jedoch mit jeder neuen Version.

Noch glänzen die KI-Technologien vor allem bei standardisierten und repetitiven Abläufen. Schon jetzt können beispielsweise Chatbots im Kundenportal via Robotic-Process-Automation-Software (RPA) mit Anwendern kommunizieren und vorprogrammierte Aufgaben übernehmen. In Kombination mit KI bewegt sich diese Interaktion in großen Schritten auf ein neues Level zu. Eine wichtige Rolle nimmt in diesem Zusammenhang Natural Language Processing (NLP) ein, das für das „Sprachverständnis“ sorgt.

Ein KI-getriebenes DMS beschränkt sich jedoch nicht allein auf die Automatisierung von Workflows. Weitergedacht lassen sich die Daten aus dem Archiv der Zukunft für neue Anwendungen und prädiktive Analysen heranziehen. Archivierte Angebote und Rechnungen bieten beispielsweise eine ideale Grundlage, um im Rahmen des Benchmarking Preise zu vergleichen und Trends oder Schwankungen frühzeitig zu erkennen. Der Einkauf könnte so theoretisch nicht nur Einsparungspotentiale ausloten, sondern auch gleich Risiken hinsichtlich der Supply-Chain, der Compliance oder der Nachhaltigkeitsstrategie von Unternehmen prüfen.

Einkauf gewinnt an strategischer Dimension

Diese erweiterte Funktion des Archivs gewinnt angesichts veränderter und komplexer gewordener Arbeitsabläufe mehr und mehr an Bedeutung. Der Einkauf ist dafür ein gutes Beispiel: Hier häufen sich die Herausforderungen, die neben den täglichen und oft aufwändigen Routineaufgaben bewältigt werden müssen. So hat allein die hohe Inflationsrate der letzten Monate massiv an der Kaufkraft von Budgets gezehrt und den Spielraum für Unternehmen deutlich eingeschränkt. Die weiterhin kränkelnde Supply-Chain zwingt in Kombination mit einer unsicheren Auftragslage viele Unternehmen, ihr Lieferantenökosystem umzustellen und neue Strategien innerhalb der Beschaffung zu testen. Gleichzeitig wachsen die Compliance-Anforderungen hinsichtlich Lieferkette und Nachhaltigkeit, während dem Arbeitsmarkt die Fachkräfte auszugehen scheinen.

Dem Einkauf kommt damit unverhofft eine neue (strategische) Rolle zu, für die er vor allem zwei Dinge braucht: die durchgehende Digitalisierung und Automatisierung von Purchase-to-Pay-Prozessen (P2P), um Abteilungen personell langfristig zu entlasten. Und umfassende Transparenz, um geschäftskritische Entscheidungen im Gesamtkontext des Unternehmens prüfen und datengestützt treffen zu können. Das Archiv der Zukunft bietet in seiner Doppelfunktion als DMS-Lösung und als Wissens-Hub das passende Fundament.

Compliance-Komplexität steigt

Trends rund um das Management und Speichern von Dokumenten stoßen über kurz oder lang immer auf die Frage nach der Compliance. Was muss aufbewahrt werden? Und was darf überhaupt aufbewahrt werden? Neben der Aufbewahrungspflicht der GoBD heißt es, den Datenschutz – allen voran DSGVO – im Auge zu behalten und das hauseigene Archiv vor Hackerangriffen und Datenleaks zu schützen. Smarte Cloud-basierte DMS-Tools schaffen Klarheit und helfen, Dokumente und Daten rechtskonform und sicher abzuspeichern.

Mit der Komplexität in Sachen Sorgfaltspflicht und Compliance ist es jedoch damit nicht getan. Das neue Lieferkettengesetz (LkSG) ist bezeichnend: Seit Beginn des Jahres 2023 sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Lieferketten in puncto Umweltschutz und Menschenrechte genauestens zu prüfen. Dementsprechend zentral wird das Management von Verträgen zwischen Herstellern, Zulieferern und Partnern, in denen gesetzliche Auflagen zugesichert sind. Wer hier noch auf ein konventionelles Dokumentenmanagement setzt und beispielsweise händisch nach relevanten Informationen in Verträgen sucht, wird über kurz oder lang von der Bürokratiewelle überrollt. Im Archiv der Zukunft lassen sich solche Daten idealerweise über den gesamten Lieferantenstamm hinweg zusammenziehen, um anschließend mit Hilfe KI-basierter Lösungen die Compliance zu prüfen.

Papierloses Büro und nachhaltiges Haushalten

Beim Thema modernes Dokumentenmanagement darf ein Stichwort keinesfalls fehlen: Nachhaltigkeit. Dabei geht es weniger um einen Trend, sondern um einen echten Bruch im Umgang mit Dokumenten und Ressourcen im Unternehmen. Die Rede ist vom papierlosen Büro, das immer mehr zur Realität in der deutschen Arbeitswelt wird. Zwei Jahre nach Beginn der Corona-Pandemie und der Hinwendung zum Home-Office verzichtet heute bereits jedes zwölfte Unternehmen (8 %) komplett auf das Ausdrucken und Versenden von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen & Co. – Tendenz steigend.

Statt Tonnen von Papier in langen Aktenschränken und dunklen Kellerräumen zu lagern, befinden sich geschäftsrelevante Unterlagen heute größtenteils in der Cloud. Klar, auch das Cloud Computing verbraucht Energie. Große Anbieter wie Amazon, Microsoft und Google haben jedoch bereits umfassende Initiativen gestartet, um ihre Cloud-Rechenzentren auf erneuerbare Energiequellen umzustellen und ihre Energiebilanz kontinuierlich zu verbessern. Das ist aber nicht der einzige Nachhaltigkeitsfaktor: Denn im Cloud-Archiv lässt sich deutlich nachhaltiger haushalten. Cloud-basierte DMS-Tools helfen Unternehmen, archivierte Unterlagen zu prüfen, ihren Mehrwert und ihre Relevanz für die Dokumentationspflicht zu hinterfragen und unnötig gewordene Dateien gegebenenfalls zu löschen. Das spart Speicherplatz und Rechenleistung und ist damit ein weiterer wichtiger Beitrag für eine „Green Economy“.

* Der Autor: Christoph Nordmann leitet die Unternehmenskommunikation der EASY SOFTWARE AG. Mit Stationen im Gesundheitswesen und der herstellenden Industrie in der Schweiz, den Niederlanden und Deutschland verfügt er über umfangreiche Erfahrungen im Aufbau und der Leitung von Kommunikationsabteilungen und der Begleitung von Change-Prozessen.

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