Suchen

Online-Langzeitdatenspeicher Was ist ein Cloud-Archiv?

| Autor / Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber / Dr. Jürgen Ehneß

Ein Cloud-Archiv ermöglicht die Langzeitspeicherung von Daten und Dokumenten auf einem Archivierungssystem eines Cloud-Anbieters. Die Speicherung und der Zugriff auf die Daten erfolgen über ein Netzwerk wie das Internet. Durch die Nutzung eines Cloud-Archivs ist der Betrieb eigener IT-Systeme und Hardware zur Archivierung überflüssig.

Firma zum Thema

Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - Fotolia)

Bei einem Cloud-Archiv handelt es sich um einen Service zur Langzeitdatenspeicherung von Daten und Dokumenten eines Cloud-Anbieters. Er ermöglicht die rechts- und revisionssichere Archivierung der Daten. Der Service ist über die Cloud von beliebigen Orten aus nutzbar. Der Zugriff erfolgt über Netzwerke wie das Internet.

Das Cloud-Archiv kann in einer öffentlichen oder in einer privaten Cloud betrieben werden. Cloud-Archive speichern Geschäftsdaten digital und verhindern die nachträgliche Veränderung oder unberechtigte Zugriffe. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) können die Archivierung von Geschäftsdaten notwendig machen.

Die Preismodelle für den Archivierungsservice sind teils unterschiedlich. In der Regel findet die Abrechnung auf Basis des verwendeten Speicherplatzes, der Speicherdauer, der Anzahl der Abrufe der Daten oder der übertragenen Datenmengen statt. Die Anbieter der Cloud-Archive sorgen für die Redundanz der Archive und ermöglichen eine verschlüsselte Ablage und Übertragung der Daten.

Wichtige Funktionen und Merkmale eines Cloud-Archivs

Abhängig vom Anbieter des Services, kann der Funktionsumfang eines Cloud-Archivs sehr unterschiedlich sein. Typische Funktionen und Merkmale sind:

  • digitale Langzeitspeicherung von Daten und Dokumenten,
  • revisionssichere, rechts- sowie GoBD- und DSGVO-konforme Speicherung der Daten,
  • verschlüsselte Ablage und Übertragung der Daten,
  • Versionierung und Sicherstellung der Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten,
  • Protokollierung aller Datenaktivitäten,
  • redundante Speicherung der Daten,
  • Zugriffsschutz und Authentifizierung,
  • Bereitstellung grafischer Benutzeroberflächen zur Verwaltung des Archivs,
  • Bereitstellung umfangreicher Suchfunktionen inklusive Volltextsuche,
  • Bereitstellung lokaler Software zur automatisierten Archivierung,
  • automatische Texterkennung in digitalisierten Dokumenten (OCR-Funktionen),
  • mobiler Zugriff per Internet,
  • Bereitstellung von Schnittstellen zur Datenübertragung und zum Datenabruf,
  • Export der Daten in verschiedene Formate,
  • Möglichkeit der Archivierung großer Datenmengen über Online-Datenträger.

Abgrenzung zwischen Cloud-Archiv und Cloud-Backup

Sowohl ein Cloud-Archiv als auch ein Cloud-Backup ermöglichen die Datenspeicherung in der Cloud. Dennoch unterscheiden sie sich in ihrer Zielsetzung und der technischen Umsetzung deutlich. Ziel eines Cloud-Archivs ist es, Daten langfristig rechts- und revisionssicher zu speichern, um sie bei Bedarf abzurufen. Die zu archivierenden Daten sind explizit festgelegt, und ihre Aufbewahrungsdauer ist genau definiert.

Der Zweck eines Cloud-Backups ist es, Datensicherungen zu erstellen, welche die Wiederherstellung von IT-Systemen, Anwendungen oder Daten nach einem Notfall oder Ausfall ermöglichen. Hierfür werden in regelmäßigen Abständen Vollsicherungen, Image-Sicherungen, inkrementelle Sicherungen oder differenzielle Sicherungen der Daten erstellt.

Vorteile eines Cloud-Archivs gegenüber klassischer lokaler Archivierung

Ein Cloud-Archiv bietet gegenüber der klassischen Archivierung auf lokalen Systemen einige Vorteile. Der Datenspeicher steht direkt mit der Buchung des Services für die Archivierung der Daten zur Verfügung. Es müssen keine eigene Hardware oder IT-Umgebung installiert, betrieben und gemanagt werden. Durch die Erreichbarkeit des Cloud-Archivs über Netzwerke wie das Internet ist der Service mit beliebigen Geräten von überall aus nutzbar.

Der Speicherplatz für das Archiv ist einfach zu skalieren und lässt sich den individuellen Anforderungen schnell anpassen. Die Kosten eines Cloud-Archivs sind nutzungsabhängig und transparent. Der Service wird in professionell betriebenen Rechenzentren bereitgestellt und ist redundant gestaltet. Die Daten sind räumlich getrennt von den Systemen des Kunden gespeichert.

Mögliche Nachteile der Cloud-Archivierung

Mögliche Nachteile der Cloud-Archivierung sind:

  • Es entsteht eine Abhängigkeit vom Anbieter des Services,
  • die Geschwindigkeit der Archivierung und des Abrufs der Daten ist von der Bandbreite der Netzwerkverbindung abhängig,
  • unter Umständen entstehen Probleme mit der Einhaltung deutscher oder europäischer Richtlinien zum Datenschutz bei Nutzung außereuropäischer Anbieter,
  • Risiko des unbefugten Zugriffs über das Internet bei mangelhafter Authentifizierung oder Verschlüsselung.

(ID:46655294)

Über den Autor