Strategische Verwaltung Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?

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IT-Asset-Management ist ein strategischer Ansatz zur Verwaltung von IT-Assets. Hard- und Software-Assets werden über ihren kompletten Lebenszyklus von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme gemanagt. Mit den gesammelten und bereitgestellten Informationen lassen sich Ressourcen und Prozesse optimieren.

IT-Asset-Management (abgekürzt ITAM), auch als IT-Asset-Lifecycle-Management oder IT-Asset-Bestandsmanagement bezeichnet, ist ein Ansatz und eine Methode zur strategischen Verwaltung von IT-Assets. Das IT-Asset-Management sorgt mit seinen Vorgaben und Prozessen für eine strategische, proaktive Verwaltung von IT-Assets über ihren kompletten Lebenszyklus hinweg von der Beschaffung über die Nutzung bis zur Ausmusterung.

Im Rahmen des IT-Asset-Managements werden Daten über die Assets gesammelt und den verschiedenen Unternehmensbereichen bereitgestellt. Mithilfe dieser Informationen kann ein Unternehmen die Nutzung seiner Ressourcen und seine Geschäftsprozesse optimieren. Es kann fundierte Entscheidungen über Beschaffung und Nutzung von Assets treffen und ihren Wert für das Unternehmen steigern.

Das ITIL-Framework (Information Technology Infrastructure Library) beschreibt als De-facto-Standard im Bereich IT-Service-Management Praktiken für das Asset-Management. Die Normenreihe ISO/IEC 19770 standardisiert Prozesse und Technologien des IT-Asset-Managements. Sie besteht aus fünf Teilen. Zur praktischen Umsetzung des IT-Asset-Managements in einem Unternehmen gibt es zahlreiche Software-Lösungen und Anwendungen. Sie stellen entsprechende Tools und Prozesse zur Verwaltung von IT-Assets bereit und ermöglichen eine Automatisierung vieler Verwaltungsvorgänge.

Was sind IT-Assets?

ITAM kümmert sich um das Management von IT-Assets. Die Definition eines IT-Assets ist sehr weit gefasst. Ein IT-Asset kann jegliche Art von Hardware, Software, System, Service, Daten oder Information sein, die von einem Unternehmen im Rahmen der Geschäftstätigkeit und IT-Prozesse genutzt wird. Typische Beispiele von Hardware-Assets sind Computer, Drucker, Telefone, Kopierer, Tablets, Smartphones, Server, Router, Switche oder Firewalls. In die Kategorie der Software-Assets fallen Anwendungen, Betriebssysteme, Datenbanken und zugehörige Software-Lizenzen. Weitere Beispiele für IT-Assets sind Betriebsdaten, Verträge und Cloud-basierte Services, Anwendungen und Ressourcen.

Die vom IT-Asset-Management verwalteten Lebenszyklusphasen der IT-Assets

IT-Assets haben eine begrenzte Lebensdauer. Das IT-Asset-Management verwaltet die Assets über alle Lebenszyklusphasen. In der Regel unterscheidet ITAM fünf Lebenszyklusphasen. Die erste Lebenszyklusphase umfasst die Planung zur Anschaffung eines IT-Assets inklusive der Kosten-Nutzen-Analysen und Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse.

Nach der Planungsphase folgt die Beschaffungsphase. Sie umfasst die Auswahl eines Anbieters, Vertragsverhandlungen, Finanzierung und Kauf. Beschaffte Assets werden anschließend in Betrieb genommen. Dazu gehören die Installation, die Integration in die Gesamtumgebung, die Erfassung der Bestandsdaten, das Einrichten von Betriebsprozessen und die Anwenderbereitstellung. Zur Phase des Monitorings und der Wartung von IT-Assets gehören regelmäßige Software-Updates, Reparaturen, Wartungsarbeiten, Überarbeitungen und Aufrüstungen.

Die letzte Phase des Asset-Lebenszyklus ist die Ausmusterung oder Außerbetriebnahme. In dieser Phase werden Lizenz- oder Supportverträge beendet, Hardware-Systeme abgebaut und entsorgt, Software deinstalliert, Bestandsdaten aktualisiert und die Planungen für Ersatz-Assets oder Nachfolge-Assets angestoßen.

Vorteile durch ITAM

Das IT-Asset-Management bietet unter anderem diese Vorteile:

• zentrale Informationsquelle für IT-Assets,

• besserer Überblick über alle IT-Assets,

• weniger manueller Aufwand durch automatisierte Erfassungs- und Inventarisierungsprozesse,

• Vermeidung von Schatten-IT,

• einfachere Identifizierung ineffizient genutzte IT-Assets,

• Vermeidung von Lizenzierungsproblemen,

• Unterstützung bei der Einhaltung vertraglicher, gesetzlicher oder Compliance-bezogener Anforderungen,

• höhere Informations- und Cybersicherheit,

• Unterstützung bei Entscheidungsprozessen,

• fundierte Kauf- und Bereitstellungsentscheidungen,

• Vermeidung der Anschaffung unnützer oder überteuerter IT-Assets,

• Optimierung des Nutzens von IT-Assets für das Unternehmen,

• Beschleunigung der Wertschöpfung,

• höhere Produktivität und Zuverlässigkeit.

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