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Kommunikation über Hierarchien hinweg 5 Tipps für erfolgreiche interne Kommunikation

| Autor / Redakteur: Sean Hoban* / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Der Unternehmenserfolg steht und fällt mit guter Kommunikation – insbesondere bei einer Zusammenarbeit on remote. Die Corona-Krise hat viele Unternehmen nicht nur finanziell, sondern auch strategisch vor große Herausforderungen gestellt. Doch wie lässt sich gute Kommunikation erreichen?

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Führungspersonen können mit guter Kommunikationsleitung und Gesprächsführung ihr Unternehmen stärken.
Führungspersonen können mit guter Kommunikationsleitung und Gesprächsführung ihr Unternehmen stärken.
(Bild: © – ASDF – stock.adobe.com)

Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens. Meistens wird dabei allerdings ein großes Augenmerk auf die externe Kommunikation gelegt und die interne Kommunikation zwischen Management und Mitarbeiter*innen vernachlässigt. Im Fokus steht oft nicht die Optimierung des Umgangs untereinander, sondern die Entwicklung einer gut durchdachten Außenwirkung. Doch diesen Fehler sollten Führungspersönlichkeiten nicht machen, denn so wichtig eine ordentliche Fassade des Unternehmens ist, erlangt diese ihre Stabilität nur durch das innere (Firmen-)Gerüst. Schlechte interne Kommunikation im Team kann zu großer Verunsicherung der Mitarbeiter*innen führen und nicht zuletzt zu Ineffizienz und Mehrarbeit.

Warum Kommunikation über die Arbeit schwer sein kann

Digitalisierung und die dadurch resultierende Veränderung der Arbeitswelt schaffen Unsicherheit und höhere Komplexität am Arbeitsplatz. Kommunikation findet auf verschiedenste Art und Weise und auf diversen digitalen Wegen statt. Nicht zuletzt verändern sich Tools, Arbeitsschwerpunkte und (Fach-)Sprache in einem digitalen Arbeitsumfeld. Ständig stehen Führungspersönlichkeiten vor der Aufgabe, ihr Unternehmen dem sich ständig wandelnden Markt anzupassen. Das stellt eine große Herausforderung dar, insbesondere in Situationen, in denen die technologische Entwicklung nicht miterlebt wurde (Neueinstiege, Umschulungen et cetera). Zur Lösung all dieser „dornigen Chancen“ spielt Kommunikation eine essenzielle Rolle.

Kommunikation über Hierarchien hinweg, zum Beispiel zwischen Führungskräften und Angestellten, ist eine grundsätzliche Herausforderung im Unternehmen. Problematisch ist dabei vor allem die Informationsasymmetrie – es ist nicht möglich, das Arbeitsverhalten anderer zu überwachen. Mitarbeiter*innen können Anreize verspüren, die geleistete Arbeit besser zu reden und Misserfolge zu verschweigen; Vorgesetzte wiederum, eigene Fehler ihren Mitarbeiter*innen aufzubürden und aufgrund fehlenden Vertrauens den Leistungsdruck zu erhöhen. Emotionen auf der persönlichen Ebene, schlechte interne Abstimmungsprozesse und fehlende Zusammenarbeit auf der strukturellen Ebene spielen eine zentrale Rolle in diesen Situationen. Sie führen zu ineffizienter Kommunikation, die durch soziale Erwünschtheit verzerrt ist, oder sogar zu fehlender Kommunikation, was der Firma erheblich schadet.

Vor allem das Ansprechen von unangenehmen Themen, Unzufriedenheit und Fehlern stellt eine ständig wiederkehrende Herausforderung dar und sollte mit großer Vorsicht und Rücksicht geschehen. Im Zweifelsfall sollten persönliche Fehler immer lieber in einem Vieraugengespräch angesprochen und positiv geframed werden. Für die meisten Menschen ist die Aufnahme von Kritik eine Herausforderung, und negativen Folgen wie Misstrauen und Ärger kann am besten mit Offenheit und Verständnis entgegengewirkt werden. Team-Meetings wiederum eignen sich für strukturelle Planung und die Verteilung von Aufgaben. Dabei sollten aber immer auch Möglichkeiten der Rücksprache in Kleingruppen, persönlichen Gesprächen oder im Mail- oder Chatverkehr angeboten werden. Retrospektiven schaffen wichtige Erkenntnisse, um zukünftiges Arbeiten zu optimieren: Die Teammitglieder bewerten die bisherigen Schritte, und dadurch werden Maßnahmen zu Verbesserung ermittelt. Das Ziel ist das Lernen aus der Vergangenheit.

Warum schlechte Kommunikation zu Schwierigkeiten führen kann

Sobald mehr als eine Person in einem Unternehmen oder für ein Projekt arbeitet, muss Arbeit aufgeteilt werden. Schlechte Kommunikation durch nicht eindeutige Aussagen und unklare Ausdrucksweisen können zu Missverständnissen führen und im schlimmsten Fall zu doppelter oder falsch ausgeführter Arbeit.

Die Basis für eine effiziente Aufteilung der Arbeit kann nur durch effektive Kommunikation sichergestellt werden. Nicht zuletzt ist dafür eine positive Arbeitsatmosphäre im Unternehmen wichtig. Konflikte sind dabei ein entscheidender Faktor. Sie treten immer auf, wenn Menschen miteinander interagieren. Ein gutes Team-Management sollte Konflikte nicht aus dem Weg räumen, sondern lösen. Teil einer positiven Kommunikationsstrategie ist es, negative Emotionen abzuleiten und zu verbalisieren, bevor sie zu richtigen Konflikten heranwachsen können.

Jeder Person im Unternehmen wird dabei die Aufgabe zuteil, das eigene Verhalten zu reflektieren und eigene Erwartungen vor dem Hintergrund der gegebenen Situation zurückzustellen. Auch sollte die Bewertung (Interpretation) des Verhaltens von Kolleg*innen vermieden werden. Sie führt oft zu Einschätzungen, die mehr über die eigene Persönlichkeit als über die Beweggründe anderer offenbaren: Warum spricht mein Kollege nicht mit mir? Er mag mich bestimmt nicht. Warum bekomme immer ich die schwierigen Aufgaben? Meine Chefin behandelt mich immer so ungerecht. Durch ehrliches Nachfragen und eine selbstreflektierte Darstellung eigener Gefühle können solche Fehleinschätzungen im Gespräch korrigiert werden. Kaum etwas schadet dem Unternehmen mehr als Misstrauen, Lästereien und Verschlossenheit innerhalb des Teams.

Warum gute Kommunikation wichtig ist

Erfolgreich arbeiten ist nur möglich, wenn man als Team effizient arbeitet und kommuniziert. Dazu zählt beispielsweise, unliebsame und beliebte Aufgaben gerecht aufzuteilen und dabei persönliche Stärken, Schwächen und Vorlieben in Betracht zu ziehen. Diese Einschätzung kann nur auf ehrlicher Kommunikation beruhen.

Das Verbalisieren von Problemstellungen hilft, eigene Denkbarrieren zu überwinden und neue Ideen zu generieren. Kreativität entsteht durch den Wechsel des Blickwinkels und ist leichter zu erreichen, wenn eine andere Person ihren Input einbringt. Gerade außenstehende Personen können häufig neue, innovative Denkanstöße forcieren.

5 Tipps, wie gute Kommunikation erreicht werden kann

Gute Kommunikation startet bei der persönlichen Einstellung und ist dadurch ein sehr schwieriger Prozess. Häufig wird die Verantwortung für Probleme bei anderen gesucht. Dadurch verändert sich jedoch gar nichts, wenn alle genauso denken.

1. Offenheit

Mitarbeiter*innen und Führungspersonen gleichermaßen sollten gegenüber sich selbst offen sein. Es gilt, ständig zu reflektieren, was die momentanen Gefühle sind und warum sie entstehen – sich nicht von diffusen Emotionen leiten zu lassen. Ehrlich zu sein, kann aber auch bedeuten, zuzugeben, Emotionen zu haben. Es ist deutlich einfacher, sich in Kolleg*innen hineinzuversetzen, wenn man ehrlich über Schwächen sprechen kann. Auch und vor allem als Führungsperson. Nobody is perfect!

Offenheit impliziert auch, sich bewusst zu werden, wie häufig man Situationen und Personen subjektiv bewertet. Es ist keinem geholfen, aus dem Glauben heraus zu handeln, Kolleg*innen würden einen nicht mögen, weil sie anscheinend mehr mit anderen Personen kommunizierten und interagierten. Eine freundliches Gespräch zu starten, kann dabei schon viel verändern – nicht alles muss sich immer um die Arbeit drehen.

2. Eindeutigkeit

Kommunikation kann auch an unklaren Aussagen scheitern. Es ist äußerst wichtig, Dinge klar zu kommunizieren und den Raum für Interpretationen so zu minimieren. Eine Absprache, die unterschiedlich aufgegriffen wird, bringt keinen Mehrwert für die Zusammenarbeit. Durch klare Kommunikation können Missverständnisse aus der Welt geschafft werden. Unmittelbar damit verknüpft ist, eine respektvolle Atmosphäre zu schaffen, in der Unklarheiten mitgeteilt werden können.

3. Respekt

Ein respektvoller Umgang ist Grundvoraussetzung für jede Zusammenarbeit. Kommunikation sollte stets auf Augenhöhe stattfinden, und jede Person sollte wertgeschätzt werden. Gerade Führungspersonen können dazu neigen, durch einen aggressiven Führungsstil ihre Position untermauern zu wollen, was eigentlich ein Zeichen von Angst vor Autoritätsverlust ist. Eine freundliche Koordinierung und Anleitung von Angestellten gehört zu den Aufgaben von Führungspersonen. Auch Mitarbeiter*innen können mit respektvollem Verhalten sich selbst und dem Unternehmensklima helfen.

4. Zuhören

Kommunikation funktioniert nur in zwei Richtungen. Zuhören ist ebenso elementar, wie sich mitzuteilen. In einem Gespräch ist das Zuhören mehr als nur nicht reden. Der/dem Gesprächspartner*in sollte durch Interesse und konstruktives Nachfragen signalisiert werden, dass jeder Beitrag wichtig ist. Es ist hochgradig demotivierend und ungerecht, Kolleg*innen wiederholt zu unterbrechen.

5. Fehler eingestehen

Eine der schwersten Aufgaben in der Kommunikation ist das Eingestehen von Fehlern. Es fordert Mut und Stärke, sich vor Kolleg*innen zu entblößen und die Verantwortung für einen Irrtum zu übernehmen. Doch dieser Schritt kann dem ganzen Team helfen, sich zu verbessern und wiederum effizienter zu arbeiten. Entgegen dem Gefühl ist es ein Zeichen von Stärke, Fehler zu kommunizieren, und ein Zeichen von gutem Teamwork, diese gemeinsam zu beheben.

Sean Hoban, Mitgründer und CEO von Kimble Applications.
Sean Hoban, Mitgründer und CEO von Kimble Applications.
(Bild: Kimble Applications)

Ein Team arbeitet vor allem dann effizient, wenn ein gemeinsames Ziel verfolgt wird. Wenn die gemeinsame Aufgabe und nicht die eigene Karriere im Fokus der Arbeit steht, ist es möglich, sich gegenseitig zu unterstützen, Fehler einzugestehen und Freude an der Arbeit zu entwickeln. Führungspersonen können mit guter Kommunikationsleitung sowie als Vorbild für Gesprächsführung in der Unternehmensorganisation ihr Unternehmen stärken und gegenüber Herausforderungen der modernen Arbeitswelt wappnen.

*Der Autor: Sean Hoban ist Mitgründer und CEO von Kimble Applications.

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