Case-Study: revisionssichere Archivierung, Compliance und Prozessoptimierung

Das Langzeitarchiv als Basis für die Digitalisierung

| Autor / Redakteur: Georg Csajkas* / Dr. Jürgen Ehneß

Keine „verstaubte Ablage“ wie auf dem Bild: das Archiv bei der Möhling GmbH & Co. KG.
Keine „verstaubte Ablage“ wie auf dem Bild: das Archiv bei der Möhling GmbH & Co. KG. (Bild: © Degimages - stock.adobe.com)

Die Möhling GmbH & Co. KG war aus zwei Gründen auf der Suche nach einem revisionssicheren Langzeitarchiv: zur Erfüllung der Compliance-Anforderungen und der Dokumentationspflicht sowie als Grundlage für die Digitalisierung der Prozesse. Die Lösung besteht aus iCAS von Iternity und dem Dokumentenmanagementsystem ELOprofessional.

Die Möhling GmbH & Co. KG aus dem nordrhein-westfälischen Altena produziert Verbindungselemente, unter anderem für die Automobilindustrie. Seit 176 Jahren existiert das Unternehmen mittlerweile – wer sich so lange am Markt behaupten will, muss zwangsläufig mit der Zeit gehen. So auch in Sachen Digitalisierung und Compliance: Papierlose Prozesse und die Erfüllung gesetzlicher und interner Vorgaben – das war für Möhling nur auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur denkbar. Die Herausforderung bestand somit in der Einbindung des Archivs in die Hardware-Infrastruktur und im reibungslosen Zusammenspiel mit dem DMS.

Langfristige und erfolgreiche Verbindungen

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems kam bei Möhling die Frage auf, wie wichtige Daten künftig digital und zukunftssicher gespeichert werden können. Mit Blick auf die Entwicklung des Mittelständlers sollten die Prozesse papierlos gestaltet und ein sicheres Fundament für die Digitalisierung geschaffen werden.

Die Möhling Unternehmensgruppe stellt seit nunmehr 176 Jahren hochqualitative Verbindungselemente her. „Wir produzieren beispielsweise Komponenten für die Automobilindustrie“, erklärt Marc Eicker, IT-Leiter des mittelständischen Unternehmens. „Da gibt es keinen Diskussionsspielraum – die Komponente muss funktionieren, und fertig. Die Dokumentation muss aus Gründen der Produkthaftung im Hintergrund lückenlos und fehlerfrei abgelegt sein.“

Das Unternehmensmotto „Möhling stellt langfristig erfolgreiche Verbindungen her“ gilt somit nicht nur in der Produktion, auch die Gestaltung der IT-Infrastruktur folgt diesem Leitbild. ERP-System, Dokumentenmanagementsystem, Langzeitarchiv und Hardware-Infrastruktur sollen reibungslos zusammenarbeiten, sodass alle wichtigen Daten langfristig, revisionssicher und rechtskonform abgelegt werden.

Bei der Suche nach dem passenden WORM-Archiv wurde Möhling von einem IT-Systemhaus unterstützt. Nach Analyse der bestehenden Infrastruktur und der Anforderungen an das Langzeitarchiv war die Empfehlung schnell klar: Iternity iCAS fügte sich perfekt in die Hardware- und Anwendungsinfrastruktur ein und erfüllte alle Anforderungen.

iCAS als Fundament für die Digitalisierung

iCAS wird bei Möhling zum einen eingesetzt, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und wichtige Daten revisionssicher abzulegen. Besonders in dokumentationspflichtigen Bereichen, in denen die Produkthaftung eine große Rolle spielt, werden beispielsweise Kundenzeichnungen, CAD-Daten und der Datenaustausch mit Kunden archiviert. Dabei werden die Daten aus dem Dokumenten-Management-System (DMS) ELOprofessional in unveränderbaren und gesicherten Containern über iCAS auf der Speicher-Hardware von Möhling abgelegt.

2018 feierte Möhling sein 175. Jubiläum.
2018 feierte Möhling sein 175. Jubiläum. (Bild: Möhling)

Auch bei kaufmännischen und geschäftsrelevanten Daten sorgt iCAS für Datenintegrität und langfristige Sicherheit. „Wir gestalten unsere Prozesse mit iCAS so um, dass kein Papier mehr notwendig ist. So haben wir zum Beispiel mit ELO und iCAS das komplette Rechnungswesen digitalisiert“, erklärt Marc Eicker.

Das Dokumentenmanagementsystem ELO hat bei Möhling historisch gesehen einen hohen Stellenwert, doch nur in Kombination mit dem Langzeitarchiv iCAS entfaltet sich das volle Potential für die Digitalisierung: „Ohne sichere Datenablage könnten wir viele unserer Prozesse gar nicht digitalisieren", steht für Marc Eicker fest. „iCAS kommt bei Möhling deshalb nicht nur zum Einsatz, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Daten revisionssicher abzulegen. Die Archiv-Software hilft uns auch bei der Digitalisierung und Verschlankung unserer Prozesse.“

Einfache Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Die Einführung des Langzeitarchivs verlief für Marc Eicker zügig und problemlos: „Die Implementierung wurde von unserem IT-Systemhaus durchgeführt und war an einem Nachmittag erfolgreich erledigt. Seitdem läuft iCAS solide im Hintergrund und sichert die Daten.“

Die Gesamtlösung bei Möhling setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen: zwei gespiegelte Rechenzentren mit Huawei-Hardware, VMware, Datacore, das ERP-System Abas und das DMS ELOprofessional. Als Middleware verknüpft iCAS die Anwendungen mit der Speicherinfrastruktur und gewährleistet Datenintegrität und Verfügbarkeit über lange Zeiträume hinweg – unabhängig von der eingesetzten Speichertechnologie.

Für den Leiter der IT bei Möhling Marc Eicker besticht iCAS mit genau diesen Vorteilen: „Mich hat einfach begeistert, dass wir uns keine Gedanken über die Einbindung von iCAS in unsere Infrastruktur machen mussten und uns das System größtmögliche Flexibilität für die zukünftige Entwicklung bietet.“ Und er ergänzt: „Auch der Betrieb gestaltet sich denkbar wünschenswert: das iCAS System ist da und läuft. Wir haben so wenig Berührungspunkte, der Administrationsaufwand beschränkt sich auf das Motto ,Implementieren und vergessen‘.“

Ergänzendes zum Thema
 
Die Lösung im Überblick

Ständiges Potential zur Optimierung und Ausweitung

Auch für die Zukunft sieht sich die IT bei Möhling gut gerüstet. Die Digitalisierung des Unternehmens ist ein gelebter Prozess und bringt ständig neue Archivierungsprojekte mit sich. „Es gibt noch viele Prozesse, die wir optimieren wollen, da an einigen Stellen noch Papier im Umlauf ist“, erklärt Marc Eicker. So sollen als nächstes zum Beispiel Fertigungsdokumente mit Kommentaren oder weitere Personaldaten mit iCAS digital und revisionssicher archiviert werden.

Abschließend räumt Marc Eicker noch mit dem Bild des Archivs als „verstaubte Ablage“ auf: „Das Thema Archiv ist aus meiner Sicht sehr produktiv, da man dadurch viele Prozesse verschlanken und digitalisieren kann.” So hat es Möhling mit iCAS geschafft, die Unternehmensprozesse und die IT durchgängig zu verknüpfen und Schritt für Schritt zu digitalisieren – getreu nach dem Motto „Möhling stellt langfristig erfolgreiche Verbindungen her“.

*Der Autor: Georg Csajkas, Director Marketing, Product Management & Business Development bei Iternity

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