Aus juristischen Gründen unveränderliche Daten Was ist ein Legal Hold (Litigation Hold)?

Ein Legal Hold sorgt dafür, dass Dokumente und Daten bei Rechtsstreitigkeiten und einem bevorstehenden juristischen Prozess zur Beweissicherung zur Verfügung stehen und nicht verändert, gelöscht oder manipuliert werden. Von einem Legal Hold betroffene Daten werden identifiziert und rechtskonform für juristische Zwecke gesichert. Die üblichen Aufbewahrungs- und Löschfristen einer Archivierungslösung können während eines Legal Holds für bestimmte Daten außer Kraft gesetzt sein.

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Bei einem Legal Hold, auch als „Litigation Hold“ bezeichnet, werden Dokumente und elektronisch gespeicherte Informationen (ESI), die für juristische Auseinandersetzungen und einen bevorstehenden Prozess relevant sind, zu Beweiszwecken unveränderlich gesichert. Dadurch soll verhindert werden, dass die Daten gelöscht, manipuliert oder nachträglich verändert werden und im Fall eines Prozesses nicht in der gewünschten Form verfügbar sind. Moderne Archivierungslösungen unterstützen die rechtskonforme Datensicherung zu juristischen Zwecken, indem sie spezielle Legal-Hold-Einstellungen anbieten.

Ein Litigation Hold kann aufwendig und herausfordernd für eine Archivierungslösung sein. Die gesetzlich übliche Aufbewahrungs- und Löschfristen sind durch den Litigation Hold für die betroffenen Daten außer Kraft gesetzt.

Anforderungen eines Legal Holds an eine Archivierungslösung

Ein Legal Hold stellt zahlreiche Anforderungen an eine Archivierungslösung. In der Phase eines Legal Holds sind die üblichen Regeln und Fristen für die Aufbewahrung bestimmter Daten außer Kraft gesetzt. Das Verändern und das Löschen der für einen bevorstehenden juristischen Prozess relevanten Daten nach einer bestimmten Zeit, wie es gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht erfordern können, müssen zuverlässig verhindert werden. Das Speichersystem übergeht in dieser Phase die geltenden Richtlinien für die Datenaufbewahrung und -löschung.

Eine Herausforderung stellt das Identifizieren der relevanten Daten dar. Unterschiedlichste Repositorys wie Archive, E-Mail-Ablagen, Backups, Web-Transaktionen, Chat-Nachrichten, mobile Endgeräte oder Cloud-Sicherungen müssen durchsucht und gekennzeichnet werden, um die vom Litigation Hold betroffenen Daten von den nicht relevanten Daten zu unterscheiden. Oft werden die betroffenen Daten nach ihrer Identifizierung in speziellen Repositorys aufbewahrt. Der Prozess des Suchens und Sicherns von Daten als Beweismittel für juristischen Auseinandersetzungen wird auch als „Electronic Discovery“ („E-Discovery“ oder „eDiscovery“) bezeichnet.

Verschiedene Software-Lösungen und Speichersysteme wie Microsoft Exchange oder AWS Simple Cloud Storage (S3) bieten Litigation-Hold-Einstellungen und -Optionen an. So lassen sich beispielsweise wichtige E-Mails zur Beweissicherung aufbewahren oder in der Cloud gespeicherte Daten vor dem Löschen oder Verändern schützen. Gleichzeitig sind die geschützten Daten für einen definierten Personenkreis zugänglich und können von diesen eingesehen werden.

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