E-Mail-Archivierung im Spannungsfeld von Manipulation, Rechtsprechung, Revisionssicherheit und privater Nutzung

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Die besondere rechtliche Situation in Deutschland

Das Ergebnis kann in Kurzform zusammengefasst werden: Deutschland hat gegenüber anderen Staaten eine besondere rechtliche Konstellation mit der Folge, dass dort, wo die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts gestattet oder geduldet ist, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nur mit wesentlich mehr regulatorischem Aufwand zu erreichen ist. Der überwiegende Rat der mit dem Thema enger befassten Juristen geht heute daher zunehmend in die Richtung, die private Nutzung zu untersagen, denn damit können viele – wenn auch nicht alle – der rechtlichen Schwierigkeiten auf einfachere Weise geregelt werden.

Zum Teil wird auch argumentiert, eine geordnete IT-Sicherheitsstruktur als Bestandteil der IT-Compliance sei nur erreichbar, wenn die Interessen des Einzelnen an einer privaten Nutzung hinter dem Interesse der Gemeinschaft aller Nutzerinnen und Nutzer an einer sicheren IT-Infrastruktur zurückstehen würden. Nur so könnten die zuständigen Abteilungen in der IT die angezeigten Scan- und Sicherungsmaßnahmen durchführen, ohne in Sorge sein zu müssen, dass sie die Rechte ihrer Kolleginnen und Kollegen verletzen würden. Jedem Unternehmen / jeder Institution kann nur geraten werden, seinen Weg zu finden. Nichts tun und das Thema ignorieren ist in jedem Fall ein Fehler.

Kein Patentrezept

Die Autoren dieses Textes haben sehr viele betriebliche Policys für die Nutzung der E-Mail-Strukturen gemeinsam mit den Unternehmen erarbeitet. Keine war gleich. Einen Standard, der für alle passt, haben wir nicht gefunden.

Vielfach wird die betriebliche Diskussion noch dadurch angeheizt, dass unsere Sichtweise von ausländischen Kommunikationspartnern oder Unternehmen nicht geteilt wird, da dort die rechtliche Ausgangssituation wieder eine andere ist. Auch das ist richtig. Tipp: Bei einer zulässigen privaten Nutzung des betrieblichen Accounts sollten die privaten E-Mails nicht archiviert werden. Dazu besteht keine gesetzliche Pflicht. Denn, wenn es sich um private E-Mails handelt, hätte der/die E-Mail-Nutzer(in) auch einen jederzeitigen Anspruch auf Herausgabe seiner /ihrer privaten E-Mails aus dem E-Mail-Archiv.

Das ist bei Microsoft Exchange Server 2010 zum Beispiel möglich. Bei sogenannten unveränderbaren und revisionssicheren Archiven ist dies nicht nur nicht möglich, sondern sogar ein rechtliches Problem, denn dort kann der Herausgabeanspruch nicht erfüllt werden. Hinzu kommt, wenn Unternehmen nicht rechtzeitig, z. B. vor Prüfungsbeginn des Finanzamtes, eine Abgrenzung ihrer steuerlich relevanten Datenbestände vornehmen, müssen sie den Datenzugriff auf die gesamten vorgehaltenen Informationen hinnehmen (FG Rheinland-Pfalz vom 20. Januar 2005, 4 K 2167/04, Zugriffsschutz bei mangelhafter Abgrenzung). Das gilt selbst dann, wenn aus den angeforderten Daten Rückschlüsse auf sensible oder schutzwürdige Informationen möglich sind. Die Mitarbeiter(innen) könnten daraus einen Schadensersatz ableiten.

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