Leitfaden - Rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit Microsoft Exchange Server 2010 erfüllen, Folge 1

E-Mail-Archivierung im Spannungsfeld von Manipulation, Rechtsprechung, Revisionssicherheit und privater Nutzung

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Steuer- und handelsrechtliche Belange

E-Mails stellen keine eigene Kategorie von aufzubewahrenden Unterlagen dar. Demzufolge gibt es auch keine rechtlichen Vorgaben, welche Metainformationen zu speichern sind. Dies dürfte sich nach Praktikabilitätsgesichtspunkten richten. In Betracht kommt somit die Speicherung solcher Informationen, die die Verschlagwortung beziehungsweise das Wiederauffinden der E-Mails ermöglichen beziehungsweise erleichtern.

Sofern in den Metainformationen datenschutzrechtlich relevante Informationen enthalten sind, sollte ihre Speicherung dagegen nach den Grundsätzen der Datensparsamkeit möglichst vermieden beziehungsweise auf das zulässige Maß beschränkt werden.

Rechtssichere oder revisionssichere Archivierung?

In der Fachöffentlichkeit ist, neben dem Thema Revisionssicherheit, das Thema der rechtlichen Absicherung oder gar der Rechtssicherheit im Bereich der Langzeitspeicherung mehr und mehr in die Diskussion mit einbezogen worden. Tatsache ist jedenfalls, dass eine rechtssichere Archivierung ein Ziel ist, dessen Realisierung sehr schwierig ist. Das ist aber nicht weiter schlimm. Die historische Archivierung von Papier in Ordnern war auch nicht rechtssicher, weil auch die beste Buchhaltungskraft irgendwann mal einen Beleg falsch abgelegt hat. Wir gehen also von dem Ziel aus, rechtskonform archivieren zu wollen.

Das ist durch die Parametrisierung eines Automatismus in der Regel nicht zu erreichen. Vielmehr bedarf es zunächst einer Archivierungsplanung und dann deren Umsetzung. Der Begriff der Revisionssicherheit hat sich in der Diskussion weit verbreitet. Er gilt in Bezug auf die Archivierung gleichsam als Qualitätskriterium. Der Ausdruck „revisionssicher“ steht synonym für „nachprüfbar“, „unveränderbar“, „nachvollziehbar“ und hat angeblich vor allem für die steuerliche Betriebsprüfung große Bedeutung.

Nach der Definition des Verbands Information und Organisation e. V. gilt ein digitales Archivierungssystem dann als revisionssicher, wenn mit ihm elektronische Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben und den GoBS sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwaltet werden können.

Auf welche Weise insbesondere die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt werden kann beziehungsweise muss, ist wiederum nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern richtet sich nach dem Stand der Technik. Die ganze Diskussion hat das Handicap, dass sie Marketing getrieben ist. Wäre sie juristisch getrieben, wäre zunächst aufgezeigt worden, dass der Begriff der Revisionssicherheit im Gesetz nicht vorkommt. Wer beim Bundesamt für Steuern nachfragt, ob es auf eine revisionssichere Archivierung Wert legt, wird ein „Nein“ als Antwort erhalten. Die Steuerbehörden legen Wert auf die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften. Eine Aussage zur Revisionssicherheit findet sich darin nicht.

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