Leitfaden - Rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit Microsoft Exchange Server 2010 erfüllen, Folge 1

E-Mail-Archivierung im Spannungsfeld von Manipulation, Rechtsprechung, Revisionssicherheit und privater Nutzung

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Der Datenschutz rückt in den Fokus

Wenn in der Diskussion die Begriffe Revisionssicherheit oder Rechtssicherheit dennoch diskutiert werden, sollte dies lediglich dazu dienen, aufzuzeigen, dass es neben der Revisionssicherheit noch andere rechtliche Themenbereiche gibt, die zu beachten sind. So ist etwa das Thema Datenschutz erst in der jüngeren Zeit aufgrund aktueller Entwicklungen stärker in die rechtlichen Betrachtungen mit einbezogen worden. Das Thema Rechtssicherheit soll nach einer Vorgabe des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik nun auch ein MUSS für Langzeitspeichersysteme sein. Hier wird etwas gefordert, was nicht sein kann. Der Begriff der „Rechtssicherheit“ hat rechtsdogmatisch eine andere Bedeutung als das, was tatsächlich angeboten werden kann.

Rechtssicherheit ist, nach der deutschen Auffassung, die Klarheit, Bestimmtheit und die Beständigkeit staatlicher Entscheidungen sowie die Klärung von umstrittenen Rechtsfragen oder -verhältnissen in angemessener Zeit. Rechtssicherheit ist Element des Rechtsstaatsprinzips. Verfassungsrang kommt der Rechtssicherheit in Deutschland mit Artikel 20 des Grundgesetzes zu.

Rechtssicherheit ist der Schutz des Vertrauens des einzelnen Staatsbürgers in eine durch Rechtsordnung und Rechtspflege garantierte Rechtmäßigkeit der äußeren Erscheinung der ihn umgebenden und ihm begegnenden rechtlich bedeutsamen Verhältnisse und Dinge. Der Grundsatz der Rechtssicherheit, formal besonders ausgeprägt in den verschiedenen Prozessordnungen, garantiert dem Einzelnen die gleiche rechtliche Wertung gleichartiger Einzelfälle, die Voraussehbarkeit von Rechtsfolgen sowie das Vertrauen darauf, dass eine von den Gerichten getroffene Entscheidung durchgesetzt wird.

„Rechtssichere” Archivierung oder rechtskonforme?

Die Rechtssicherheit ist ein wesentliches Kennzeichen eines Rechtsstaates. Daran wird deutlich, dass Rechtssicherheit hier begrifflich nicht passt. Sicherlich wird man rechtlich rasch zu einem Konsens kommen, wenn die Empfehlung ausgegeben wird, dass eine rechtskonforme Langzeitspeicherung mit den relevanten Systemen möglich sein muss. Mit anderen Worten, ein Speichersystem muss sich so parametrisieren lassen, dass die notwendigen gesetzlichen und rechtlichen Bestimmungen erfüllt werden. Nur das kann das Ziel sein. Es darf nicht Ziel sein, Unmögliches zu verlangen. Denn es gilt immer noch der Grundsatz: Impossibilium nulla est obligatio (Es darf nichts Unmögliches verlangt werden).

Für die rechtskonforme Archivierung ist eine vorgeschaltete Analyse der im jeweiligen Einzelfall rechtlich relevanten Vorschriften unumgänglich. Die finanzrechtlich maßgeblichen Rechtsvorschriften ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) und der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und werden präzisiert durch die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) des Bundesfinanzministeriums.

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