Leitfaden - Rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit Microsoft Exchange Server 2010 erfüllen, Folge 1

E-Mail-Archivierung im Spannungsfeld von Manipulation, Rechtsprechung, Revisionssicherheit und privater Nutzung

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Keine Vorschriften zur eingesetzten Technik

Bestimmte Techniken oder Verfahren für die Aufzeichnung und Speicherung von Daten schreibt das Gesetz ausdrücklich nicht vor. Auch digitale Signierung und Verschlüsselung können zur Absicherung gegen nachträgliche Manipulationen geeignet sein. In steuerrechtlicher Hinsicht ist dann allerdings zu beachten, dass E-Mails, die in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren sind, zusätzlich auch im Originalzustand, einschließlich der verwendeten Schlüssel, aufbewahrt werden müssen. Weiterhin fordern die GDPdU, dass der Eingang, die Archivierung und gegebenenfalls Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zu protokollieren ist. Der bloße Zugriff auf eine archivierte E-Mail ist damit nicht protokollierungspflichtig.

Besteht allerdings das Risiko, dass eine archivierte E-Mail nachträglich verändert, gelöscht, verschoben etc. wird, dürfte bereits aus unternehmensinternen Gründen ein Interesse daran bestehen, eventuelle Zugriffe nachzuvollziehen und auch die betreffende Person ausfindig machen zu können.

Die zuvor beschriebenen gesetzlichen Anforderungen können mit Microsoft Exchange Server 2010 im vollem Umfang umgesetzt werden. Zu den Details siehe FAQ-Fragenkatalog im vierten Teil.

Unter anderem im zweiten Teil: Aufbewahrungspflichten für Kaufleute sowie rechtliche Anforderungen an den Aufbewahrungsort

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