E-Mail-Archivierung verbessert die Produktivität und schafft Rechtssicherheit

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H & S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH

Weitsichtiges archivieren

Für die Langzeitarchivierung von E-Mails und deren Anhänge sind Speicher mit WORM-Eigenschaften (Write Once, Read Many) am besten geeignet, da auf diesen die Dateien nicht mehr verändert werden können.

Die Wahl der Speichermedien sollte aus dem Blickwinkel des Information Lifecycle Management erfolgen. Mit zunehmendem Alter nimmt die Zugriffshäufigkeit der Mitarbeiter auf E-Mails progressiv ab. Mails und Anhänge sind dann ausschließlich aus rechtlichen oder qualitätspolitischen Gründen archiviert. Das Verschieben von E-Mails von Online- auf Nearline- und Offline-Systeme hat sich in der Praxis gut bewährt. Da die Archivierung auf langsame, aber revisionssichere Medien die Zugriffsgeschwindigkeit bremst, sollte zusätzlich eine parallele Archivierung auf schnelle Medien für den primären Zugriff eingesetzt werden. Die parallele Archivierung ist auch für Unternehmen interessant, die mehrere Rechenzentren betreiben.

Mit dem Retention Time Management verhindert die Archivierungslösung, dass aufbewahrungspflichtige Mails und Anhänge vorzeitig gelöscht werden. Dazu werden die Ordner in den Archiven entsprechend kategorisiert. Erst nach Ablauf der Vorhaltedauer können die Mails in diesen Ordnern automatisch gelöscht werden.

Die Konzeption der Archivstruktur hängt in erster Linie von den Anforderungen des Unternehmens ab. Für eine ausgeglichene Lastenverteilung sollten die Services der Archivlösung breit skalierbar sein. Mehrere Archiv- und Retrieve-Services sollten auf mehreren Rechnern gleichzeitig laufen. Das gilt auch für Import-Services von PST-Dateien, die im Hintergrund und zeitgesteuert PST-Dateien in das Archiv importieren.

Aktiv-/Passiv-Cluster sorgen für Ausfallssicherheit

Für Ausfallsicherheit sorgt ein Aktiv-/Passiv-Cluster, in dem immer ein Server aktiv ist und sowohl die Archivierung als auch die Wiederherstellung der E-Mails übernimmt. Fällt dieser aus, wird der passive Knoten aktiv. Eine alternative Konfiguration sind je ein Archiv- und ein Wiederherstellungs-Server (Retrieve Server). In diesem Fall stellt der Archiv-Server wiederhergestellte Mails nur dann zur Verfügung, wenn der Retrieve-Server ausfällt.