Automatisierte Archivierungslösungen entlasten Anwender E-Mail-Archivierung verbessert die Produktivität und schafft Rechtssicherheit

Jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen hat spezifische Aufgaben zu erledigen. Um diese auch bewältigen zu können, ist er auf eine leistungsfähige IT angewiesen. Besonders kritisch ist dabei die Kommunikation: Überlastete E-Mail-Systeme können das Tagesgeschäft ausbremsen und teuren Speicherplatz belegen. Ein ständiger „Mailbox-Putz” durch den Benutzer ist allerdings auf Dauer zu aufwendig – und gefährdet zudem die „Rechtssicherheit“ von Unternehmen.

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H & S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH

Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) schreiben Unternehmen vor, E-Mails und Anhänge aufzubewahren. Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr ist wie ein Papierdokument zu behandeln und muss für gewöhnlich zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden – und zwar in einer für Behörden jederzeit prüfbaren Form.

Darüber hinaus muss ein Unternehmen die Unveränderbarkeit dieser Dokumente sicherstellen. Zudem sind E-Mails seit dem 1. Januar dieses Jahres dem papiergebundenen Geschäftsbrief rechtlich gleichgestellt, von daher müssen E-Mails Pflichtangaben wie die Rechtsform des Unternehmens, das Registergericht und die Registernummer enthalten.

Es den Mitarbeiter zu überlassen, sich für oder gegen die Archivierung einer jeden einzelnen Mail zu entscheiden, ist mit einem hohen Risiko und mit großem Zeitaufwand verbunden. Der für Unternehmen sicherste Weg ist die automatische Archivierung aller Mails in der Journaling-Mailbox auf dem Exchange- oder Lotus-Notes-Mailserver. Jede hier ankommende und ausgehende Mail wird archiviert.

Vorsicht bei Privat-Mails

Und Mails, die einen Virus enthalten oder im Verdacht stehen, Schadcode zu enthalten, sondert ein Filter vorab aus. Aufgrund des Datenschutzgesetzes in Deutschland ist die Archivierung der Journaling-Mailbox jedoch für diejenigen Unternehmen rechtlich bedenklich, die ihren Mitarbeitern privaten Mail-Verkehr gestatten. Der Unternehmer darf nur bei berechtigten Gründen in eine Privat-Mail Einblick nehmen und kann das bei archivierten Mails theoretisch auch jederzeit tun.

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