E-Mail-Archivierung verbessert die Produktivität und schafft Rechtssicherheit

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FAST LTA GmbH

H & S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH

Eine gute Archivierungslösung erkennt, wenn der Inhalt einer weitergeleiteten Mail nicht verändert wurde und archiviert nur die neuen Versandinformationen – unabhängig davon, wo die Mail bereits archiviert wurde. Speicherressourcen werden dadurch geschont.

Mit einer E-Mail-Archivierungslösung wie Exchange@PAM von H&S Heilig und Schubert ist die Archivierung in PST-Dateien nicht mehr notwendig, ebenso können bereits vorhandene PST-Files in das Archivierungssystem migriert werden.

Exchange@PAM trennt Mails auf und archiviert den Bodytext und Attachments als eigenständige Contents. Im Gegensatz zur Archivierung in PST-Files sparen Unternehmen erfahrungsgemäß bis zu 50 Prozent des Speichervolumens und bis zu 70 Prozent des Backup-Volumens ein. Eine gute Archivierungslösung ermöglicht zudem die Anbindung von geografisch verteilen Exchange-Servern an ein zentrales Archiv.

Gut geordnet, schnell gefunden

Für das Wiederauffinden werden E-Mails über deren Attribute wie Absender, Empfänger, Betreff, Body, usw. indiziert. Die Suche erfolgt über Stichwörter in den Attributen. Die Volltextsuche in Attachments ist eine zusätzliche Funktion von E-Mail-Archivierungslösungen. Besonders komfortabel ist die Recherche in mehreren, unternehmensweiten Medien.

Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird für den Prüfer oder Auditor ein eigenes Postfach für alle Suchergebnisse angelegt. Diese sollten als PST-Dateien exportiert und auf externe Datenträger gespeichert werden können.

Eine zusätzliche Attribuierung zur Einbindung von E-Mails in elektronische Akten (Dokumenten-Management) und inhaltliche Erschließung zur Übergabe an Workflow-Systeme ist technisch möglich und wird über Zusatzfunktionen (Post Process Management) realisiert. Ob Dokumenten-Management oder E-Mail-Archivierung - die Wiederauffindbarkeit steht und fällt mit der Attribuierung.

Vor der Installation eines Archivsystems ist grundsätzlich zu überlegen, nach welchen Begriffen ein Dokument oder eine E-Mail gesucht wird. Die Recherche von archivierten Dokumenten im Archiv erfolgt für gewöhnlich über Applikationen, die Bestandteil der Archiv-Software sind.

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