E-Mail-Archivierung verbessert die Produktivität und schafft Rechtssicherheit

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H & S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH

Archivierung auf Gruppen- und Benutzerebene

Für Unternehmen, die private Mails zulassen, empfiehlt sich die E-Mail-Archivierung auf Gruppen- und/oder Benutzerebene. Vorab eingerichtete Ordner für private Mails werden von der Archivierung ausgeschlossen. Eine bewährte Methode ist das sofortige Archivieren von allen ein- und ausgehenden Mails in definierten Ordnern. Bei Exchange-Servern ist außerdem die Archivierung möglich, sobald eine Mailbox einen bestimmten Speichergrenzwert erreicht hat.

Eine weitere praktikable Lösung ist die ereignisorientierte Methode: Mails werden verschoben, wenn sie älter als eine festgelegte Anzahl von Tagen sind oder die Postfachgröße einen definierten Wert überschreitet.

Archivierung lohnt sich

Auch Microsoft Exchange bietet die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren. Viele Gründe sprechen jedoch für eine spezielle Archivierungslösung. An erster Stelle steht die Minimierung von Speicherkosten. Die meisten Unternehmen setzen ein SAN ein, in dem der Exchange-Server die Daten abspeichert, und nehmen hohe Kosten für die Performanz in Kauf.

Archivierungslösungen geben Ressourcen im Exchange-Server frei und speichern die Mails auf weitaus günstigere Medien. Ein wichtiger Aspekt ist außerdem, dass sich durch die Archivierung die Zeiten für Backup und Restore wesentlich reduzieren.

Kleine Postfächer gefährden wichtige Mails

Oft verfügen Mitarbeiter über ein relativ kleines Postfachlimit. Ist dieses erreicht, muss der Anwender bei der Archivierung mit Exchange das Postfach manuell leeren. Wichtige Mails sind dann in Gefahr. Darüber hinaus werden die Mails als PST-Files dezentral auf Workstations und File-Servern archiviert.

Große PST-Files können unter Umständen nicht mehr geöffnet werden und sind damit verloren. Zudem überprüft Exchange nicht, ob eine Mail, die lediglich weitergeleitet oder in einen anderen Ordner verschoben wurde, bereits an verschiedenen Speicherorten archiviert ist. Folge: Eine Mail wird mehrfach vollständig gespeichert.