FileLock von Grau Data im Einsatz bei Werum IT Solutions

Echte Langzeitarchivierung leicht gemacht

| Autor / Redakteur: Christiane Lang* / Dr. Jürgen Ehneß

MES für die Pharma- und Biotechindustrie: der Werum-Campus in der alten Hansestadt Lüneburg.
MES für die Pharma- und Biotechindustrie: der Werum-Campus in der alten Hansestadt Lüneburg. (Bild: Werum IT Solutions)

Die Archivierung von geschäftsrelevanten und schützenswerten Daten ist ein Muss für die meisten Unternehmen. Einige Branchen jedoch haben sehr spezielle und hohe Anforderungen an die Archivierung ihrer Daten – etwa die Pharma- und Biotechindustrie, für die Werum IT Solutions Lösungen bereitstellt.

Werum IT Solutions bewegt sich als eines der international führenden Unternehmen von Manufacturing-Execution-Systemen (MES) und Manufacturing-IT-Lösungen für die Pharma- und Biotechindustrie in einem wesentlich sensibleren Business als die meisten Unternehmen. Die Datenarchivierung ist von extrem langen Aufbewahrungszeiten und sehr strengen Vorschriften geprägt. Gelöst hat Werum IT Solutions diese Herausforderung mit der WORM-Archivsoftware FileLock von Grau Data.

Die Manufacturing-IT-Lösungen von Werum IT Solutions helfen Pharmaherstellern, die Effizienz ihrer Fertigung zu erhöhen, die Produktivität zu steigern und die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Und genau letzteres stand Ende 2017 in der IT-Abteilung von Werum IT Solutions zur Disposition. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, die einerseits die hochsensiblen Daten zuverlässig und gemäß den internationalen Vorschriften revisionssicher archiviert und auf der anderen Seite einfach zu handhaben und langfristig weitgehend technologieunabhängig ist.

Schnelle Entscheidung für die richtige Lösung

Mitte 2017 recherchierten die IT-Verantwortlichen bei Werum IT Solutions nach einer neuen rechtskonformen Langzeitarchivierung. Das künftige System sollte auf jeden Fall Software-basiert sein und nicht aus Software und Hardware bestehen. Der Grund: Mit reiner Software ist man langfristig deutlich unabhängiger als mit Hardware. Während Hardware einem sehr schnellen Lebenszyklus unterliegt und nach verhältnismäßig kurzer Zeit kaum noch kompatibel zu moderneren Systemen ist, bleibt Software auch langfristig einsatzbereit. Diese Voraussetzung war besonders wichtig, da Werum IT Solutions an die regulatorischen Vorschriften der FDA (Food and Drug Administration) gebunden ist: Daten für die Pharmabranche müssen zwischen zehn und 15 Jahre aufbewahrt werden, Daten der Biotechnologie sogar bis zu 30 Jahre – wohlgemerkt nach Ende der Produktion.

Nach kurzer Zeit waren mögliche Lösungsanbieter identifiziert, darunter auch Grau Data, die den IT-Spezialisten aus früheren Projekten bekannt war. Nach einer genauen Analyse aller Optionen der Anbieter fiel die Entscheidung auf Grau Data. Einerseits waren die zuverlässige und erprobte Technologie, aber auch der Support von Grau Data ausschlaggebend. Auf der anderen Seite ist die Hardware-Unabhängigkeit der Software-Lösung genau das, was Werum IT Solutions suchte.

„Zu Anfang war nicht klar, welche der Archivlösungen von Grau Data die sinnvollste für unsere Bedürfnisse ist. Aber in ausführlichen Gesprächen mit den Archivierungsspezialisten kristallisierte sich sehr schnell heraus, dass Grau Data FileLock die perfekte Lösung für unsere Anforderungen ist“, erklärt Thorsten Harnisch, Senior Team Leader Business IT Services bei Werum IT Solutions.

Grau Data FileLock – zertifizierte WORM-Archivierung

Die Archivlösung FileLock bietet eine kostengünstige und revisionssichere WORM-Archivierung von Daten auf NTFS File-Systemen. Die Software ist Hardware-unabhängig, kann mit jeder beliebigen und bereits installierten Festplatteninfrastruktur verwendet und sowohl in realen als auch in virtualisierten Umgebungen genutzt werden. Die Replizierung mit Hash-Wert-Vergleich und das integrierte Automatic-Failover im Cluster garantieren eine sichere Langzeitarchivierung von sensiblen und schützenswerten Daten. FileLock archiviert Daten nach aktuellen Compliance-Richtlinien: Neben GoBD, SEC, BAO, GeBÜV entspricht die WORM-Archivierung auch den strengen Anforderungen der FDA, was für Werum IT Solutions besonders wichtig ist.

Schnelle Installation

Anfang 2018 war Grau Data FileLock bei Werum IT Solutions installiert, und die ersten Tests konnten starten. Für die Archivierung der Datenpakete richteten die IT-Verantwortlichen eine eigene Umgebung ein. Auf den Servern wurde eine neue HyperV-Instanz speziell für FileLock aufgebaut. Damit ist eine hohe Unabhängigkeit von der Hardware gegeben, denn der virtuelle Server kann bei Bedarf relativ leicht auf eine neue Hardware-Plattform portiert werden, ohne dass dabei Software-seitig Eingriffe nötig sind. Ebenso wurde der Speicher eingerichtet. Werum IT Solutions entschied sich für Plattenspeicher, um die WORM-Archive auf zwei redundante Systeme zu speichern. Eine weitere Kopie wird an einer entfernten Destination ohne jeglichen Medienbruch angelegt. Die Speicherung auf Tape war für Werum IT Solutions keine Option. In der Vergangenheit hatte man weniger gute Erfahrung mit Tape-Speicher gemacht; er war zu teuer, teils unzuverlässig und erwies sich vor allem als wenig langzeitkompatibel.

Der Installationsprozess war enorm schnell und einfach. Experten von Grau Data installierten FileLock innerhalb kürzester Zeit auf dem virtuellen Server und nahmen einige wenige Konfigurationen für WORM-Archive vor. Anschließend erfolgte der Testlauf.

„Die schnelle Installation und die einfache Konfiguration waren beeindruckend. Während des Testlaufs und auch darüber hinaus waren die Techniker von Grau Data extrem schnell, flexibel und hilfsbereit“, ergänzt Thorsten Harnisch.

Unkompliziertes Handling im Produktivbetrieb

Bereits Anfang 2018 setzte Werum IT Solutions die FileLock WORM-Archiv-Software im Produktivbetrieb ein. Auch das Handling innerhalb der Prozesskette erwies sich als sehr einfach. Bei Werum IT Solutions fallen die zu archivierenden Daten nicht kontinuierlich an, sondern nach Bedarf und Entwicklungsstand der Lösungen. Die Daten bestehen aus Videos, kompletten und großen Software-Paketen oder aus kleinen, oftmals nur zehn Megabyte großen Hotpatches. Die Mitarbeiter in der Entwicklung arbeiten mit dedizierten Archivordnern. Sobald Daten archiviert werden sollen, erfolgt die Hinterlegung in spezielle Archivordner. Die IT-Verantwortlichen erfahren über Sharepoint, dass Daten archiviert werden müssen, und stoßen den Prozess manuell an. Im Laufe eines Jahres ist das WORM-Archiv auf rund fünf Terabyte angewachsen.

„Während Archivlösungen in vielen Unternehmen nach wenigen Jahren als veraltet gelten und teils komplett ausgetauscht werden, müssen wir bei unserer Archivierung in wesentlich längeren Zyklen denken. Neben der Einhaltung der strengen Vorschriften müssen unsere Archive auch nach 30 Jahren noch zugänglich sein und zuverlässig funktionieren. Mit der FileLock-Archivsoftware von Grau Data haben wir genau die Lösung gefunden, die kompromisslos alle unsere Anforderungen erfüllt“, resümiert Thorsten Harnisch.

*Die Autorin: Christiane Lang, Marketing bei der GRAU DATA GmbH

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