Patientendaten sicher speichern und verwalten

Elektronische Patientenakte im Mittelpunkt

| Autor / Redakteur: Georg Csajkas* / Dr. Jürgen Ehneß

Elektronische Patientenakten und mehr: das Klinikum der Goethe-Universität Frankfurt
Elektronische Patientenakten und mehr: das Klinikum der Goethe-Universität Frankfurt (Bild: Universitätsklinikum Frankfurt)

Seit 2008 setzt das Klinikum der Goethe-Universität (KGU) in Frankfurt auf iTernity iCAS als rechtssicheres Langzeitarchiv. Im Rückblick beleuchtet die IT-Abteilung des KGU die Veränderungen durch die Umstellung auf iCAS und gibt Einblicke in die weitere strategische Planung des Klinikums.

Patientendaten auf lange Sicht sicher zu speichern, verfügbar zu halten und nutzbringend zu verwalten, stellt eine enorme Herausforderung für das Klinikum der Goethe-Universität (KGU) in Frankfurt am Main dar. Das KGU beschäftigt rund 4.600 Mitarbeiter und ist mit circa 1.500 Betten eines der größten Krankenhäuser in Hessen. An einer Universitätsklinik greifen Patientenversorgung, Forschung und Lehre ineinander, wodurch hochkomplexe Prozesse für die IT des KGU entstehen.

Im medizinischen Umfeld müssen große Datenmengen über lange Zeiträume aufbewahrt und verfügbar gehalten werden. Dabei haben sich Kliniken an strikte Auflagen und rechtliche Vorgaben zu halten. Der Einsatz einer zukunftstauglichen und flexiblen Lösung für die Speicherung digitaler Patientenakten, Röntgenbilder und Befunde, aber auch für Rechnungen, E-Mails und Dokumente sollte diese Aufgabe vereinfachen. Dafür war das KGU auf der Suche nach einer Lösung, die eine optimale Integration des ECM-Systems, des PACS (Picture Archiving and Communication System) und des Archivspeichers gewährleistet.

Auf dem Weg zur elektronischen Patientenakte

Patientenakten enthalten oft mehrere hundert Seiten pro Person. In Papierform ist dies nicht nur unübersichtlich, es nimmt auch sehr viel Platz in Anspruch. Deshalb startete das KGU 2008 mit der Erstellung digitaler Patientenakten. Dazu wurden zunächst alle vorhandenen Unterlagen eingescannt und digital abgelegt.

Eine der größten Herausforderungen der Langzeitarchivierung ist es, die Daten rechts- und zukunftssicher abzulegen. Sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen als auch die Speicher-Hardware können sich im Laufe der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist ändern. Zentral für den Erfolg der elektronischen Patientenakte ist somit nicht nur die Zuverlässigkeit, sondern auch die Flexibilität des Langzeitarchivs.

Zentralarchiv mit ECM- und PACS-Anbindung

Um Röntgenbilder, PACS-Daten und andere dem Datenschutz unterliegende Patientendaten langfristig zu sichern, entschied sich das KGU für die Software-basierte Speicherlösung iCAS von iTernity. Diese bietet eine direkte Integration mit der vorhandenen ECM-Plattform OS|ECM und der Speicherinfrastruktur. Für das Universitätsklinikum war die reibungslose Anbindung der bestehenden Anwendungen – ECM, PACS und weiterer zukünftiger Systeme – ein wesentliches Argument für den Einsatz von iCAS.

In einem ersten Projekt wurde durch die Anbindung des PACS an iCAS ein revisionssicheres Bildarchiv aufgebaut. Rund 30 Terabyte (TB) an Bestandsdaten wurden im iCAS-Archiv für 30 Jahre revisionssicher abgelegt. Zu diesen kommen jährlich über 12 TB an Daten hinzu, Tendenz stark steigend. Robert Hasenstab, Abteilungsleiter IT des Klinikums, beschreibt diesen Aufbau eines revisionssicheren Bildarchivs als „eine Hauptsäule der IT-Infrastruktur des KGU“.

Zusammenspiel mehrerer Komponenten und Systeme

„Die Gesamtlösung mit iCAS bestach unter anderem durch die Hardware-Unabhängigkeit und ließ sich in unsere bestehende Infrastruktur wie das Speichernetzwerk und die Virtualisierungslösung einbinden“, erklärt Hasenstab. „Durch die Kombination von ECM und Archiv-Backend haben wir die Basis für ein klinikumweites Datenmanagement und revisionssicheres Archiv gelegt und können diese Basis flexibel und einfach erweitern.“

Ergänzendes zum Thema
 
Die Fallstudie im Überblick

Nach der erfolgreichen Einführung von iCAS folgten direkt weitere Schritte zur Übertragung der Befunde und Arztbriefe aus den vorhandenen Hauptinformationssystemen in das revisionssichere Archiv: Daten aus dem Krankenhausinformationssystem AGFA Orbis, aus dem Laborinformationssystem Roche Swisslab, aus dem Radiologieinformationssystem GE Centricity sowie aus dem Strahlentherapiesystem Mosaiq OIS.

Insgesamt gibt es allein in der radiologischen und kardiologischen Abteilung des KGU über 80 Anwendungen und Modalitäten verschiedener Hersteller. Die iCAS-Infrastruktur sollte jedoch nicht nur in diesem Bereich genutzt werden, sondern dem kompletten Klinikum als zentrales Archiv zur Verfügung stehen.

Projekt mit Weitblick und Zukunft

Die ursprünglichen Anforderungen des Klinikums an Hardware-Unabhängigkeit, Kompatibilität und Flexibilität wurden durch die Folgeprojekte direkt auf den Prüfstand gestellt. „Besonders wichtig war für uns, dass alle vorhandenen und zukünftigen Anwendungen und Bereiche mit dem zentralen Archiv zusammenarbeiten und darauf zugreifen können“, erklärt Hasenstab. „iCAS hat uns im Praxiseinsatz der vergangenen zehn Jahre überzeugt und sich durch seine Vielseitigkeit vom PACS-Archiv zu einer zentralen Säule unserer IT-Infrastruktur entwickelt.“

Das Thema Langzeitarchivierung ist nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig für das KGU. Der onkologische Schwerpunkt der Klinik erfordert häufige Zugriffe auf ältere Daten, wenn beispielsweise eine Strahlentherapie nach einigen Jahren erneut durchgeführt werden muss. So profitieren auch Patienten und das Klinikpersonal vom zentralen Langzeitarchiv.

Neben den bildgebenden Verfahren hat sich iCAS inzwischen in weiteren Bereichen des KGU etabliert und sichert beispielsweise wichtige SAP-Daten, E-Mails und andere Verwaltungsdaten. Zukünftig werden auch verstärkt Videos mit iCAS archiviert, da diese im Klinikalltag mehr und mehr an Relevanz gewinnen, zum Beispiel in der Lehre oder bei der Beweisführung von Operationen.

Pluspunkt Kosteneffizienz

Auch bei den Gesamtkosten der IT-Infrastruktur hat iCAS einige Veränderungen bewirkt. Neben den günstigen Lizenzkosten konnte das KGU durch den Einsatz zusätzlicher iCAS-Funktionen die IT-Kosten weiter senken. „Heute spiegelt iCAS die Daten über zwei Standorte und prüft die Datenintegrität dank automatischem Self-Healing. Dadurch übernimmt iCAS weitere Funktionen, und wir sparen Lizenzkosten für zusätzliche Tools“, erläutert Hasenstab.

Durch die Auflösung aller Medienbrüche lassen sich langfristig einfachere Migrationsprozesse und eine enorme Langlebigkeit der Lösung gewährleisten. Eine Erweiterung des iCAS-Archivs ist jederzeit einfach möglich, sodass das Klinikum dem weiteren Datenwachstum sorgenfrei entgegenblicken kann.

Mit der iCAS-Archivarchitektur arbeitet das KGU mit einer applikationsneutralen und herstellerunabhängigen Plattform für die Langzeitarchivierung. „Skalierbarkeit, Revisionsschutz und einfache Integration sprechen für die Lösung und machen unsere Einrichtung auch im IT-Bereich zum modernen Medizindienstleister“, resümiert Robert Hasenstab, IT Abteilungsleiter des KGU.

Langfristiges Ziel: Standardisierung und Harmonisierung

Die zukünftige strategische Ausrichtung des KGU geht klar in Richtung IHE-Archiv, bei welchem iCAS eine zentrale Rolle spielen soll. IHE bedeutet „Integrating the Healthcare Enterprise“ und ist eine Initiative von Anwendern und Herstellern zur Standardisierung des Datenaustauschs zwischen IT-Systemen im Gesundheitswesen.

Dass das Klinikum dabei mit dem Software-Defined-Archiving-Ansatz auf dem richtigen Weg ist, steht für Hasenstab außer Frage: „Langfristige Partnerschaften sind uns extrem wichtig, und mit iTernity haben wir einen zuverlässigen Partner gefunden. Genauso wichtig ist jedoch die eigene Unabhängigkeit von bestimmten Systemen und Herstellern, weshalb wir bei unserer Entwicklung zum IHE-Archiv klar auf die offene Software-Lösung iCAS setzen.“

*Der Autor: Georg Csajkas, Director Marketing, Product Management & Business Development bei iTernity

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