Integrated Archive Platform von HP verbessert das Wissensmanagement bei s.Oliver

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Zentrales Archiv für alle Abteilungen

Zentrales Archiv für alle Abteilungen

Neben der Lösung des Exchange-Problems wollte s.Oliver ein zentrales Archiv für alle Geschäftsabteilungen schaffen, auf das jederzeit im täglichen Betrieb zugegriffen werden kann. In einem sorgfältig abgestimmten internen Evaluierungsprozess zwischen den verschiedenen Abteilungen wurde schließlich eine Lösung gefunden, die alle Bedürfnisse bediente.

Keine Umstellung für Anwender erforderlich

In einem Auswahlprozess konnte sich Hewlett-Packard mit seiner Integrated Archive Platform (IAP) gegen Saperion ELM und Scanview durchsetzen. IAP ist eine integrierte Software-Hardware-Plattform, mit der Unternehmen Anforderungen an Compliance und Governance hinsichtlich des Umgangs mit elektronischen Dokumenten erfüllen können. Für die HP-Lösung sprach unter anderem, dass sie ohne eine Änderung an der bestehenden Infrastruktur aufzustellen und in einem ersten Schritt sofort als Entlastung des Exchange-Servers einzusetzen ist. „Für IAP entschieden wir uns auch deshalb, weil wir als HP-Kunde bereits viele positive Erfahrungen mit den Beratern von HP machen konnten“, erläutert Kurt Engel.

Bei der neuen Lösung mit IAP werden innerhalb bestimmter Zeitabschnitte (siehe Kasten „Phasen der s.EARCH-Archivierung“) die E-Mails und ihre Attachments aus Exchange herausgenommen und nur noch im IAP-System vorrätig gehalten. Für die Anwender an ihren Bildschirmen ändert sich außer der Vorschaufunktion nichts: Sie können durch einfaches Anklicken im Outlook-Fenster an jede gewünschte E-Mail und an jedes Attachment über ein Suchfenster herankommen.

In einem zweiten Schritt wurde IAP sämtlichen Abteilungen des Unternehmens zur Verfügung gestellt, sodass heute alle wichtigen unstrukturierten Dokumente, beispielsweise Lieferscheine, im Archiv bereitstehen. Auch hier erweist sich die Volltextsuche als hilfreich, zumal sie aufgrund der Cell-Struktur des Systems extrem schnell ist.

Mit IAP konnte s.Oliver somit den Anspruch verwirklichen, nicht nur effektiv nach Dokumenten zu suchen, sondern nach ihren Inhalten – das ist insbesondere bei unstrukturierten Daten wichtig. Von großem Vorteil ist das beispielsweise im Bereich der kreativen Mitarbeiter: Auch dann, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, findet der Nachfolger per Volltextsuche einfach, präzise und schnell die benötigten Dokumente seines Vorgängers.

Mit einem klassischen Dokumentenmanagement-System wäre das zwar auch möglich gewesen. Es hätte aber einen sehr hohen zusätzlichen Aufwand bedeutet, da für alle Dokumente zunächst einmal Metadaten erstellt und in das System eingegeben werden müssen. Kurt Engel: „Wir haben jetzt etwa 20 Millionen Dokumente in unser IAP-System eingestellt. Es wäre unbezahlbar gewesen, diese zu verschlagworten.“

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