Geschäftskritische Daten langfristig und rechtskonform archivieren

Integrated Archive Platform von HP verbessert das Wissensmanagement bei s.Oliver

10.07.2009 | Autor / Redakteur: Lillian Freud / Nico Litzel

Um die Mitarbeiter von s.Oliver von Anfang an in das Archivierungsprojekt einzubinden, startete die IT-Abteilung eine hausinterne Kampagne, die sich am Vorgehen von Filmgesellschaften und Kinos orientierte.
Um die Mitarbeiter von s.Oliver von Anfang an in das Archivierungsprojekt einzubinden, startete die IT-Abteilung eine hausinterne Kampagne, die sich am Vorgehen von Filmgesellschaften und Kinos orientierte.

Mit der Integrated Archive Platform (IAP, früher RISS) von Hewlett-Packard (HP) kann das Mode- und Lifestyle-Unternehmen s.Oliver in der Hektik des Modealltags jederzeit auf alle geschäftskritischen Daten zugreifen. Die Archivierungslösung sorgt für Revisionssicherheit und erlaubt Mitarbeitern im Bereich Entwurf und Design einen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente.

Nichts ist stetiger als der Wandel: Alle Modekollektionen und Produktsegmente werden bei s.Oliver laufend aktualisiert. Besondere Herausforderungen ergeben sich daraus für das Management von Informationen und Dokumenten. Das gilt beispielsweise für die kreativen Mitarbeiter im Geschäftsbereich Entwurf und Design: Sie sollen jeden Tag aufs Neue Modeakzente setzen und müssen daher permanent auf frühere Entwürfe zugreifen können.

Für die IT-Abteilung entstand so die Aufgabe, das Know-how einzelner Mitarbeiter rechtzeitig auch weiteren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Mit den Mitteln moderner Informationstechnik sollte dafür gesorgt werden, dass man alle im Lauf der Jahre entstandenen Ideen, Konzepte oder Planungen jederzeit in einem elektronischen Archiv auffinden kann.

Rechtssicheres Archiv und Ideen-Pool für alle Abteilungen

Ähnliche Anforderungen gab es im Hinblick auf Revisionssicherheit (Compliance). Die s.Oliver-IT musste sicherstellen, dass beispielsweise im Falle einer externen Wirtschafts- oder Bilanzprüfung einzelne E-Mails, Attachments oder sonstige Dokumente auf Knopfdruck wieder aus den Tiefen der Archive hervorgeholt werden können. „Wir suchten eine nachhaltige Lösung“, sagt Kurt Engel, Leiter IT-Infrastruktur bei s.Oliver, „das heißt, wir wollten uns auch gegen spätere, zum Zeitpunkt der Entstehung der Daten noch nicht vorhersehbare Ansprüche absichern.“

Äußerer Anlass für die Suche nach einem neuen System war ein Kapazitätsproblem mit Microsoft Exchange. Trotz einer Postfachbeschränkung auf 500 Megabyte pro Mitarbeiter war der Mail-Server mit etwa 1,4 Terabyte an PST-Files (Personal Store) an seiner oberen Grenze angekommen. Zudem verursachten geringfügige Änderungen an einzelnen PST-Autoarchives jede Nacht hohe Anforderungen an das Backup, da jede betroffene PST-Datei komplett neu gesichert werden musste. So können zum Beispiel nur 100 autoarchivierte E-Mails einen Extra-Speicherzyklus von 800 Gigabyte an PST-Files auslösen.

Weiter mit: Zentrales Archiv für alle Abteilungen

 

HP Integrated Archive Platform

 

Über s.Oliver

 

Phasen der s.EARCH-Archivierung

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