Content-Management-Modernisierung Schritt für Schritt statt „Big Bang“

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Alte Content- und Data-Management-Systeme gleichen digitalen Fossilien. Über Jahrzehnte gewachsen, sind sie tief in die Unternehmensstrukturen eingebettet – doch ihre Anpassungsfähigkeit schwindet. Ihre Modernisierung ist eine strategische Herausforderung.

Die zentrale Frage steht im Raum: radikaler Schnitt oder schrittweise Transformation? Hierbei muss man sich zunächst von Perfektionismus verabschieden. Das Ideal einer zentralen, monolithischen Plattform wurde in der Praxis selten vollständig umgesetzt. Wachsende Mengen unstrukturierter Daten sind über mehrere ECM-Systeme und unzählige Repositorys verteilt. Das eigentliche Problem liegt nicht in der verteilten Speicherung, sondern in fehlenden Schnittstellen, Integrationen und Mehrwertangeboten. Die Folge: Datensilos, fragmentierte Prozesse und Nutzererfahrungen sowie Governance-Herausforderungen.

Angesichts wachsender Datenmengen, zahlreicher Systeme und dynamischer Marktbedingungen und Prozessanforderungen sind Agilität und Flexibilität gefordert. Die zunehmende Vernetzung von Systemen und Prozessen muss kein Hindernis sein – vielmehr sollte sie als Chance genutzt werden. Die Herausforderung besteht darin, Content-Systeme aus ihrer monolithischen Vergangenheit in eine Cloud-basierte, modulare Zukunft zu überführen. Diese Transformation gleicht dem Wandel von einem starren Fossil zu lebendigem Gewebe – ein strukturierter, mehrstufiger Prozess, der technologische, wirtschaftliche und organisatorische Aspekte gleichermaßen berücksichtigt.

Schritt für Schritt: Iterative Transformation als Erfolgsfaktor

Ein Big-Bang-Ansatz, bei dem ein bestehendes System vollständig durch eine neue Lösung ersetzt wird, erscheint für einige attraktiv, für die meisten Unternehmen jedoch abschreckend. Oft werden notwendige Modernisierungen deshalb verschoben, bis veraltete Systeme zum Problem werden.

Während ein radikaler Wechsel häufig zu Betriebsunterbrechungen führt, bewahrt ein schrittweiser Ansatz die Stabilität unternehmenskritischer Prozesse und minimiert das Risiko. Ähnlich einer Zellverjüngung ersetzt die iterative Modernisierung veraltete Komponenten sukzessive durch leistungsfähigere Module. Dadurch bleibt das System flexibel und passt sich fortlaufend an neue Anforderungen an, ohne den Geschäftsbetrieb zu gefährden.

Unternehmen, die auf regelmäßige Modernisierungszyklen setzen, profitieren von einer agilen IT-Architektur, die Veränderungen als festen Bestandteil ihrer Entwicklung begreift. Durch einen solchen Ansatz können neue Funktionen zudem deutlich schneller eingeführt werden als durch als klassische Big-Bang-Migrationen. So konnten beispielsweise die Entwickler von Twitter-Ads durch die schrittweise Umstellung auf Microservices innerhalb von drei Monaten ein sechsmal schnelleres Deployment realisieren. Zudem bietet ein inkrementeller Wandel eine bessere Planbarkeit und einen klareren Return on Investment (ROI). Führungsteams erwarten schnelle Erfolge – iterative Transformationen überzeugen durch kontinuierlichen, messbaren Mehrwert.

Wo man am besten anfängt

Eine unüberlegte Migration gleicht einem Umzug mit verbundenen Augen. Jede erfolgreiche Transformation beginnt mit einer umfassenden Bestandsaufnahme:

• Welche Systeme sind geschäftskritisch?

• Wo gibt es Redundanzen?

• Welche Prozesse lassen sich optimieren?

Ein Content-Audit bewertet bestehende Inhalte – von Dokumenten und E-Mails über Bild- und Video-Content bis hin zur Kundenkommunikation. Auf dieser Grundlage kann eine priorisierte, strategische Transformation erfolgen. Sobald Klarheit über den Bestand herrscht, kann die Transformation priorisiert und strategisch geplant werden. Künstliche Intelligenz spielt dabei eine zentrale Rolle: Sie analysiert Inhalte, erkennt semantische Strukturen, aktualisiert Metadaten und filtert irrelevante Informationen heraus.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht in einer bloßen Migration bestehender Daten, sondern in deren intelligenter Strukturierung und optimaler Nutzbarkeit. So werden ungenutzte Daten nicht nur gespeichert, sondern zu einem aktiven Treiber für Effizienz und Innovation.

„Speicherhungrig“ – der Storage-Insider-Podcast, Folge 14

Speichergrößen: Tobias Pföhler, StorMagic

Modularisierung und KI-gestützte Automatisierung

Ein API-first-Ansatz schafft eine hybride Brücke zwischen Alt- und Neusystemen. So können Unternehmen schrittweise auf moderne Cloud-Architekturen umsteigen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Es geht nicht nur darum, Inhalte zu verschieben, sondern um eine intelligente Vernetzung und Optimierung bestehender Systeme.

Technologisch erfordert dieser Ansatz eine Kombination aus Modularisierung und Automatisierung. Statt monolithische Blöcke beizubehalten, werden Legacy-Systeme in kleinere, unabhängig funktionierende Module überführt. Containerisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle: Zunächst wird das bestehende System in isolierte Umgebungen überführt, anschließend als „Cloud Citizen“ integriert und schließlich in Microservices umgewandelt. Diese Architektur ermöglicht eine agile Weiterentwicklung – bestehende Systeme bleiben betriebsfähig, während einzelne Komponenten flexibel modernisiert werden.

Darüber hinaus schafft dieser Ansatz eine herstellerunabhängige Anbindung an Drittsysteme. Content-Management sollte daher als lebendiges System betrachtet werden – eines, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und an neue Anforderungen anpasst.

Intelligente Automatisierung: KI als Herzstück der Content-Transformation

Moderne Content-Management-Systeme müssen weit mehr leisten als reine Datenspeicherung. Hier setzt Hyperautomation an: KI verwandelt passive Repositorys in intelligente Systeme, die durch autonome Compliance und Governance eine höhere Genauigkeit erzielen.

KI optimiert Migrationsprozesse, indem sie Metadaten automatisch aktualisiert und Inhalte semantisch klassifiziert. Automatisierte Workflows und selbstlernende Governance-Mechanismen erleichtern die Verwaltung großer Informationsmengen.

Besonders leistungsfähig sind semantische Remapping-Techniken, die bestehende Inhalte harmonisieren und durch automatisierte Taxonomie-Übersetzungen besser nutzbar machen. Damit werden Inhalte nicht nur archiviert, sondern aktiv weiterentwickelt und gezielt in geschäftsrelevante Prozesse integriert.

Interoperabilität als Schlüssel zur langfristigen Flexibilität

Bei der Auswahl neuer Lösungen sollten Unternehmen auf offene, herstellerunabhängige Architekturen setzen. Plattformen wie die Hyland-Content-Innovation-Cloud setzen auf offene Schnittstellen und ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Ökosysteme. So können Unternehmen ihre ECM-, ERP-, CRM- oder DMS-Lösungen verschiedener Anbieter verknüpfen, ohne an proprietäre Systeme gebunden zu sein.

Dieser Ansatz schützt bestehende Investitionen und ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf neue Technologien zu reagieren – ohne in monolithische Strukturen zurückzufallen.

Change-Management: Kontinuität trotz Transformation

Technologie allein reicht nicht aus – der Erfolg einer Modernisierung hängt maßgeblich von den Menschen ab, die mit den neuen Systemen arbeiten. Eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden ist essenziell, sei es durch Co-Creation-Ansätze oder interaktive Schulungen. KI-gestützte Lernplattformen und Gamification steigern nachweislich das Engagement.

Genauso wichtig ist eine transparente Kommunikation über die Ziele der Modernisierung. Ein sicheres Umfeld, in dem Fehler als Lernchance gesehen werden, fördert die Akzeptanz neuer Lösungen.

Evolution statt Revolution

Die Modernisierung von Content-Management-Systemen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Unternehmen, die auf eine schrittweise Transformation setzen, profitieren von geringeren Risiken und nachhaltiger Entwicklung.

Der Schlüssel liegt nicht im radikalen Umbruch, sondern in einer flexiblen Evolution – mit einer Architektur, die sich kontinuierlich an neue Herausforderungen anpasst.

* Arsalan Minhas ist Associate Vice President of Sales Engineering bei Hyland und verantwortet das EMEA- und APAC-Geschäft. Seit über 20 Jahren berät er Top-Führungskräfte globaler Fortune-1000-Unternehmen bei der Transformation ihrer Geschäftsmodelle, der Entwicklung neuer Wachstumsstrategien und der Digitalisierung operativer Abläufe. Mit seiner Leidenschaft für Innovation tritt er als Keynote-Speaker zu zukunftsweisenden Themen wie digitale Transformation, KI, Mixed Reality, Enterprise Information Management und intelligente Automatisierung auf.

Bildquelle: Hyland

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