Problem: manche Aufbewahrungsfrist ist länger als die Lebensdauer der Systeme | Advertorial

Wie sieht die Archivierung der Zukunft aus?

| Autor / Redakteur: Stephan Unser, COO dataglobal / Advertorial

Der Wandel der Archivierung.
Der Wandel der Archivierung. (Kirsty Pargeter - Fotolia.com)

Die Frage nach der richtigen Archivierung von Daten ist so alt wie die IT selbst. Doch genau, wie sich die IT in den letzten Jahrzehnten verändert hat, muss sich auch die Archivierung ständig weiterentwickeln und anpassen.

Mit einem gewaltigen Unterschied: Im Gegensatz zu „normalen“ IT-Systemen, die für ein paar Jahre der Nutzung vorgesehen sind und dann ersetzt werden, müssen Archivierungskonzepte und -technologien für Lebenszyklen von zwanzig, dreißig oder gar einhundert Jahren ausgelegt werden. Die durchschnittliche Aufbewahrungsfrist von archivierten Dokumenten ist deutlich länger als die Lebensdauer der Systeme, mit denen die Dokumente erstellt und verarbeitet wurden.
Um vor diesem Hintergrund eine Entscheidung für ein bestimmtes Konzept, Archivprodukt oder einen Hersteller treffen zu können, macht es sehr viel Sinn, sich mit dem Wandel der Archivierung zu beschäftigen und belastbare Zukunftsstrategien kennenzulernen.

Archivierung im ständigen Wandel

Die Anforderungen an Archivierungslösungen haben sich in den letzten 30 Jahren immer wieder grundlegend geändert. Dabei bauen die Formalitäten naturgemäß aufeinander auf.

Archivierungsfunktionen im Laufe der Zeit
Archivierungsfunktionen im Laufe der Zeit (dataglobal)

Zu Beginn der Archivierung lag der Fokus im Wesentlichen auf der richtigen Aufbewahrung der Information. In einem Zeitraum von zehn Jahren wird man die Storage-Hardware in der Regel zwei bis dreimal austauschen, um Effizienzgewinne durch die Weiterentwicklung der Hardware nutzen zu können. Folglich sollte jede Archivierungslösung von der physikalischen Infrastruktur entkoppelt sein.

Darüber hinaus mussten frühe Archivierungslösungen zunächst Basisfunktionalitäten umsetzen. Die Unveränderlichkeit der Daten, Indizierung oder die Vermeidung von Dubletten (Single Instancing) standen bei der ersten Generation der Archivierungslösungen im Vordergrund.

Die wesentliche Neuerung in der zweiten Generation von Archivierungslösungen war die Idee, eine zentrale Archivierungsinfrastruktur zu schaffen, die alle Archivierungsbelange im Unternehmen abdecken kann und alle Informationen in einem gemeinsamen, zentralen Repository verwaltet. Dieses Konzept wird Unified Archiving genannt.

Mit diesem Konzept war es notwendig, möglichst viele Konnektoren zu Systemen zu entwickeln, in denen archivierungspflichtige Daten anfallen. Beispiele dafür sind die Umsetzung von E-Mail- und SharePoint-Archivierung sowie die automatisierte Archivierung von Dateien im Filesystem.

Als zweiter wesentlicher Aspekt kam ein verbessertes Management der Daten hinzu. Mit Retention Management konnte die Aufbewahrungsfrist von archivierten Daten erstmals feingranular gesteuert werden. Da nun Informationen aus unterschiedlichsten Quellen im Archiv zusammenliefen, machte es Sinn, diese Informationen zueinander in Verbindung zu setzen und Querbeziehungen zwischen ihnen herzustellen. Über die Bildung hierarchischer Strukturen und dynamisches Tagging konnten so Zusammenhänge erfasst und Aktenstrukturen und Mappen abgebildet werden. Mit Unified Archiving wurde es zudem möglich, zentrale Regeln zu formulieren, die den Umgang mit Informationen übergreifend steuern.

Intelligente Steuerung wird neuer Fokus

Innovative Archivierungslösungen heute nutzen automatisierte, intelligente Konzepte zur Steuerung des „richtigen“ Umgangs mit Informationen. Nach der Speicherung und Verwaltung steht jetzt also die Steuerung von Prozessen im Informationsmanagement im Vordergrund.

Die zentrale Idee hierbei ist, dass der Wert einer Information automatisiert durch eine inhaltliche Klassifizierung erkannt und anschließend der richtige Umgang mit dieser Information automatisiert gesteuert werden kann. Bei der automatisierten Klassifizierung von Informationen werden jedem Objekt typischerweise eine oder mehrere Dokumentenklassen zugewiesen und mit den Klassen jeweils eine definierte Menge an Metadaten, Attributen bzw. Tags.

In Erweiterung zu früheren Steuermechanismen, die im Wesentlichen auf den technischen Attributen (Name, Größe, Alter, Typ) basierten, nutzen moderne Archivsysteme zusätzlich eine inhaltliche Ebene. Dokumentenklassen können dabei fachlicher Natur sein wie beispielsweise Vertrag, Protokoll oder Projektbericht, oder auch fachliche Attribute wie beispielsweise Vertraulichkeitsstufe nutzen.

Die intelligente Steuerung der Archivierung ist die wichtigste Herausforderung der nächsten Jahre.
Die intelligente Steuerung der Archivierung ist die wichtigste Herausforderung der nächsten Jahre. (dataglobal)

Damit hat sich die Steuerung von der technischen Ebene auf die logische, inhaltliche Ebene verlagert. Lag der Schwerpunkt in der Archivierung in der Vergangenheit also vor allem auf den passiven Aspekten des Informationsmanagements wie beispielsweise der geordneten Verwaltung oder der revisionssicheren Speicherung, liegt er heute ergänzend auf der Steuerung der Informationsflüsse, der Vereinheitlichung von Prozessen und auf der Sicherstellung der richtigen Behandlung von Informationen.

Der Fokus hat sich ausgehend von der sicheren Aufbewahrung der Information über die effiziente Verwaltung hin zu einer Automatisierung und Steuerung von Prozessen verlagert. Wesentliche Teile der frühen Archivierungslösungen werden heute durch moderne Storage-Infrastrukturen geleistet und unterliegen so einer erheblichen Commoditisierung.

Die automatische Klassifizierung ist zwingend notwendig, um mit den wachsenden Mengen an Informationen effizient umgehen zu können. Darüber hinaus erschließt sie den Wert einer Information und ihre spezifischen Eigenschaften und steuert damit in Zukunft den richtigen Umgang mit ihr.

Neben automatischer Klassifizierung eröffnen automatisches Tagging und Metadatenanreicherung neue Anwendungsfelder und Effizienzpotentiale. Automatisches Routing von Dokumenten, die automatische Verarbeitung oder auch deutlich verbesserte Suchmöglichkeiten sind hier wichtige Anwendungsgebiete.

Jede Archivierungsstrategie muss in einem hybriden Ansatz Cloud-Services und On-Premises-Anwendungen gemeinsam archivieren können. Die Fragmentierung der IT durch den Mix von Cloud-Services mit On-Premises-Anwendungen darf nicht zu einer erneuten Bildung von Insellösungen und Silos in der Archivierung führen.

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