Daten effektiver und sicherer in der Cloud speichern 10 Tipps für Dropbox

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Elke Witmer-Goßner

Dropbox gehört zu den beliebtesten Cloud-Speichern und bietet zahlreiche Optionen, mit denen Anwender effektiv Daten in der Cloud speichern oder austauschen können. Auch im Home-Office ist das Tool sinnvoll – für Privat- und für Unternehmensanwender.

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Dropbox kann über den Webbrowser und gleichzeitig auch per App in Windows (beziehbar über den Microsoft Store, im Bild) und macOS genutzt werden. Auch in Linux kann Dropbox eingebunden werden.
Dropbox kann über den Webbrowser und gleichzeitig auch per App in Windows (beziehbar über den Microsoft Store, im Bild) und macOS genutzt werden. Auch in Linux kann Dropbox eingebunden werden.
(Bild: Microsoft)

Tipp 1: Einstellungen nach der Installation des Agenten nachjustieren

Nach der Installation des Dropbox-Clients in Windows, macOS oder Linux sollten über das Icon des Agenten zunächst die Einstellungen aufgerufen werden. Über das Pfeilsymbol oben rechts stehen mit „Einstellungen“ die Optionen zur Verfügung. Hier sollten alle Menüs überprüft werden, ob die jeweiligen Einstellungen an die eigenen Anforderungen angepasst sind.

Bei „Allgemein“ kann zum Beispiel sichergestellt werden, dass der Dropbox-Agent auch automatisch mit Windows, Linux oder macOS startet. Über „Bandbreite“ steuert der Agent, mit welcher Geschwindigkeit er Dateien synchronisieren soll. Außerdem stehen hier Optionen zur Verfügung, mit denen gesteuert wird, bei welchen Aktionen der Client den Anwender informieren soll.

Tipp 2: Festlegen der zu synchronisierenden Verzeichnisse

In den Einstellungen des Dropbox-Agenten besteht die Möglichkeit, bei „Synchronisierung“ mit „Selektive Synchronisierung“ zu steuern, welche Ordner in Dropbox mit dem lokalen Verzeichnis des Rechners synchronisiert werden sollen. Bei „Speicherort des Dropbox-Ordners“ kann wiederum jederzeit das lokale Verzeichnis von Dropbox geändert werden.

Tipp 3: Dropbox in Microsoft Office einbinden

In den Einstellungen des Windows-Clients für Dropbox steht im Bereich „Allgemein“ die Option „Dropbox als Speicherort in Microsoft Office anzeigen“ zur Verfügung. Nach Aktivierung des Add-ins steht diese Möglichkeit in Microsoft-Office-Programmen zur Verfügung. Hier kann die Option auch wieder deaktiviert werden. Zusätzlich ist das Add-in auch in den Office-Programmen über „Datei\Optionen“ und dann bei „Add-Ins“ zu finden.

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Tipp 4: Multifaktor-Authentifizierung aktivieren

Wenn ein Angreifer Zugriff auf E-Mail-Adresse und Kennwort eines Benutzers hat, kann er auf alle Daten in Dropbox zugreifen. So etwas kann schnell passieren, vor allem dann, wenn die Kombination aus E-Mail-Adresse und Kennwort auch für andere Online-Dienste genutzt wird. Aus diesem Grund sollte jeder Anwender so schnell wie möglich in den Webeinstellungen des Kontos bei Dropbox über den Menüpunkt „Einstellungen“ und „Sicherheit“ bei „Zweistufige Überprüfung“ die Option „Ein“ aktivieren. Nach der Eingabe des Kennwortes stehen verschiedene Möglichkeiten für das Zusenden der zweiten Authentifizierung zur Verfügung. Neben dem Zustellen des Zugriffscodes per SMS können auch Authenticator-Apps eingebunden werden. Neben dem Microsoft Authenticator, der parallel auch für andere Dienste wie Microsoft 365 eingesetzt werden kann, unterstützt Dropbox auch Google Authenticator und Duo Authenticator.

Tipp 5: Anmeldungen und verbundene Clients überprüfen

In den Web-Einstellungen von Dropxbox sind in den Einstellungen des Kontos bei „Sicherheit“ die letzten Anmeldungen an Dropbox zu sehen und auch, wann und von wo die Anmeldung erfolgt ist. Hier sind auch die per Client verknüpften Computer zu finden. Es ist sinnvoll, regelmäßig zu überprüfen, ob keine unberechtigten Zugriffe stattgefunden haben. Besteht der Verdacht eines erfolgreichen Angriffs, sollte sofort das Kennwort geändert werden. Außerdem sollte spätestens jetzt die zweistufige Authentifizierung aktiviert werden. Durch das Überfahren des i-Icons auf der Seite zeigt der Browser auch die IP-Adresse und das verwendete Betriebssystem an.

Tipp 6: E-Mail-Benachrichtigungen steuern

In den Einstellungen des Webclients von Dropbox kann bei „Benachrichtigungen“ festgelegt werden, wann Dropbox eine E-Mail versenden soll. Hier sollten auf jeden Fall die Optionen „Neue Geräteverknüpfungen“ und „Anmeldungen über einen neuen Browser“ sowie „Neue App-Verknüpfungen“ gesetzt sein. Dadurch ist schnell erkennbar, wenn von einer neuen Stelle ein Zugriff auf Dropbox erfolgreich durchgeführt wurde.

Tipp 7: Dateien mit Dropbox freigeben – auch mit Zoom und Teams

Über den Webclient können markierte Dateien und Verzeichnisse über die Spalte „Teilen“ mit anderen Anwendern Daten geteilt werden. Hier steht neben der Möglichkeit, Links zu erstellen und per Mail zu versenden, auch die Option zur Verfügung, Dateien direkt über verknüpfte Apps zu teilen. Neben Zoom kann hier auch Microsoft Teams genutzt werden. Verknüpfen lassen sich an dieser Stelle auch weitere Anwendungen wie Trello, Gmail oder Slack.

Nach der Installation des Dropbox-Agenten steht über das Kontextmenü von Dateien im Windows-Explorer die Option „Teilen“ zur Verfügung. Hierüber können Dateien per Mail freigegeben werden. Auch hier verschickt Dropxbox Mails mit einem Link für den Zugriff. Durch die Auswahl von „Mit Transfer senden“ erstellt Dropbox ebenfalls eine Mail mit einem Link und versendet diese an das eigene Mail-Konto. Diese Funktion ist vor allem für das Versenden großer Dateien sinnvoll. Auch über diesen Link kann eine Datei oder ein Verzeichnis freigegeben werden. Zusätzlich können bei „Freigegeben“ im Webclient von Dropbox neue Ordner erstellt werden, die gleich für andere Benutzer freigegeben werden.

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Tipp 8: Lokale Daten in die Cloud sichern

Nach der Installation des Dropbox-Agenten auf einem Rechner besteht die Möglichkeit, lokale Dateien in den Cloud-Speicher zu sichern. Die Dateien werden nicht freigegeben oder synchronisiert, sondern durch den Dropbox-Client in Windows gesichert. Nach der Einrichtung des Backups können die Einstellungen im Windows-Client in den Einstellungen bei „Backups“ angepasst werden.

Tipp 9: Verträge digital unterschreiben lassen – HelloSign

Mit HelloSign können Verträge, die in Dropbox gespeichert sind, von anderen Vertragsteilnehmern unterschrieben werden. Die Funktion ist in Dropbox integriert und kann über das Dashboard-Icon auf der rechten Seite geöffnet werden. Mit HelloSign können Dokumente komplett in und über Dropbox signiert und Verträge unterschrieben werden.

Tipp 10: 250 Megabyte Speicher bei Dropbox geschenkt bekommen

Über die URL www.dropbox.com/gs zeigt Dropbox an, welche Aufgaben noch erfüllt werden müssen, damit Anwender zusätzlichen Speicher erhalten. In den meisten Fällen fehlt nur das Einladen eines Freundes zu Dropbox. Danach stellt Dropbox den zusätzlichen Speicher zur Verfügung.

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Freiberuflicher Autor und Journalist