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Modernes Information-Management als Archiving-Strategie Das Archiv gehört entstaubt

Autor / Redakteur: Michael Heuer* / Dr. Jürgen Ehneß

Beim Thema Archiving müssen Unternehmen umdenken – nicht nur wegen gesetzlicher Vorgaben und strenger Compliance-Richtlinien, sondern auch in Hinblick auf die künftige Entwicklung der Firma.

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Potenzieller Sammelpunkt für Business Intelligence: das Archiv.
Potenzieller Sammelpunkt für Business Intelligence: das Archiv.
(Bild: Britta und Ralph Hoppe - www.FooTToo.de)

Durch ständige Innovationszyklen überholt sich Technologie besonders schnell. Insbesondere aufs Thema Archiving trifft dies zu. Ansätze, die vor wenigen Jahren noch dem Stand der Technik entsprachen, scheinen aus einer anderen Epoche und sind nicht mehr für die komplexen Herausforderungen von heute gerüstet. Täglich wächst das Datenaufkommen, es gelten strengere gesetzlichen und regulatorische Compliance-Anforderungen sowie härtere Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO oder die kommende e-Privacy-Verordnung.

Besonders kritisch ist, dass ein überholter Ansatz sich erst einmal nur indirekt bemerkbar macht: Die Zahl der Verstöße steigt, da Anfragen nicht richtig oder nur mit großem Aufwand beantwortet werden können. Die Produktivität der Mitarbeiter sinkt, da diese wegen der langsamen Prozesse frustriert sind. Gleichzeitig sind viele Legacy-Lösungen im Wartungsmodus gesperrt – dies ist im Always-On-Zeitalter nicht mehr tragbar.

Der Analyst Forrester rät Organisationen zu Information-Archiving-Lösungen. Hierbei geht es um Ansätze, die Archive in den Bereichen E-Discovery, Compliance und Endnutzerproduktivität optimieren. Die Researcher erkennen, dass eine Umstellung gerade jetzt besonders wichtig ist, da es zum einen neue Verpflichtungen gibt, der richtige Ansatz zum anderen aber eine Weichenstellung zur Gewinnung von Business Intelligence sein wird. Während die Sicherstellung der Compliance und die Kontrolle der Auditbereitschaft für diese Unternehmen ein „Must-have“ ist, erkennen viele die zusätzlichen Vorteile, die moderne Archiving-Tools bieten.

Interaktives Firmengedächtnis

Eine einheitliche Plattform wird durch die Verknüpfung von vorher isolierten Quellen zu einer Mehrzwecklösung. Das Archiv als interaktives Firmengedächtnis erlaubt Mitarbeitern nicht nur schnelleren Zugang zu Informationen, sondern sollte auch die Analysefähigkeiten verbessern. Hierzu gehören beispielsweise Grafik-Tools und die Fähigkeit, Korrelationen zu erkennen.

Unternehmen unterliegen einer großen Menge an rechtlichen Verpflichtungen. Neben Datenschutzvorgaben gibt es auch vertragsrechtliche Richtlinien, die die Dauer und den Umfang von Speicherung regeln. Zusätzlich gibt es Best-Practices, die zwar nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis sinnvoll sind. Deshalb sollten sich IT-Entscheider proaktiv mit dem Thema auseinandersetzen und dabei die zukünftige Entwicklung ihres Unternehmens beachten.

Neben der besseren Nutzererfahrung geht es beispielsweise auch um das Thema Storage-Management. Ohne Struktur werden Backups schnell zur großen Speicherverschwendung. Durch intelligente Verwaltung kann Abhilfe geschaffen werden, da nur wirklich wichtige Dateien hochverfügbar gehalten werden, während andere Informationen komprimiert oder sogar gelöscht werden können.

Umfang und Legacy bedenken

Mit immer mehr Online-Transaktionen wächst die Masse an Daten, die Unternehmen archivieren und katalogisieren müssen, weshalb eine automatische Vorselektion sinnvoll ist. Besonders kritische Informationen sollten dabei priorisiert werden. Beispielsweise in Bereichen, bei denen eine schnelle Verfügbarkeit ein zentraler Faktor ist – wie im Kunden-Support oder dem Vertrieb.

Zusätzlich steigt Anzahl der Kommunikationsplattformen. Lange Zeit haben Organisationen vor allem E-Mails gespeichert, dies ist ebenfalls überholt. Instant-Messenger, Social Media und Medien sind heute fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Sie sollten ebenfalls archiviert oder müssen aus rechtlichen Gründen sogar einbezogen werden. Wichtig ist dabei eine übersichtliche Struktur, damit Dialoge nicht nur bruchstückhaft wiederhergestellt werden können. Zudem sollten die Metadaten immer gesichert werden.

SaaS mit Zusatz-Features

Bei der klassischen E-Mail- und Nachrichtenarchivierung setzen laut Forrester die meisten Organisationen (65 Prozent) auf mandantenfähige Software-as-a-Service-Anbieter (SaaS). Gerade für größere Unternehmen sind solche Angebote wegen ihrer Skalierbarkeit und klaren Kostenstrukturen sinnvoll; allerdings sollte darauf geachtet werden, dass Social-Media- und Website-Archivierung flexibel hinzugenommen werden kann – selbst wenn diese aktuell noch nicht gebraucht wird. Im Rahmen der digitalen Integration werden moderne Kommunikationsplattformen früher oder später in den meisten Unternehmen zum Thema werden.

Archivierung bedeutet vor allem der Spagat aus Daten, die bereits im Unternehmen sind, und Informationen, die noch hinzukommen werden. Sicherlich spielen Cloud-Services eine wichtige Rolle, entscheidend ist aber, dass ein Dienstleister mit hybriden Umgebungen zurechtkommt. On-Premise-Datensätze und Applikationen sowie Content-Management-Plattformen finden sich in jedem Unternehmen und müssen durch eine Archivierungslösung umfassend unterstützt werden. Geschieht das nicht, führt dies zu doppeltem Aufwand, da neben den Legacy-Lösungen eben auch der neue Service gepflegt werden muss.

Michael Heuer, VP Central Europe bei Mimecast.
Michael Heuer, VP Central Europe bei Mimecast.
(Bild: Mimecast)

Fazit

Klar ist, dass beim Thema Archiving Handlungsbedarf besteht. Trotz aller Herausforderungen durch gesetzliche Vorgaben und strenge Compliance-Richtlinien muss immer bedacht werden, dass digitale Innovation sich primär durch bahnbrechende Interaktion und Performance-Werte definiert. Da ist das Thema Archiving keine Ausnahme. Immer mehr Informationen aus unterschiedlichen Quellen wandern in die virtuellen Datenspeicher. Mit der richtigen Lösung wird dies nicht zu einem Flaschenhals, sondern zum Sammelpunkt für Business Intelligence. Unternehmen haben dann ein mächtiges Analyse-Tool, um Prozesse zu optimieren und vorhandenes Wissen optimal für ihre Entscheidungen zu nutzen.

*Der Autor: Michael Heuer, VP Central Europe bei Mimecast.

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