Iron Mountain zeigt Wege aus der Informationsfalle

Datenberge, Informationsmanagement und Social-Media-Krisen

| Autor / Redakteur: Hans-Günter Börgmann* / Rainer Graefen

Datenwachstum, Informationsmanagement und Social-Media-Krisen
Datenwachstum, Informationsmanagement und Social-Media-Krisen (Iron Mountain)

Entwicklungen, wie das Internet der Dinge oder Social Media, führen zu einer wahren Flut an unterschiedlichsten Informationen. Der verantwortungsvolle Umgang mit diesen sensiblen Daten wird für Unternehmen aber immer mehr zur Belastungsprobe.

Laut dem ADP Social Media Index (ASMI) nehmen Social Media-Aktivitäten in deutschen Unternehmen kontinuierlich zu [1]. Facebook, Twitter und YouTube sind aus der modernen Unternehmenskommunikation einfach nicht mehr wegzudenken.

Die Verbreitung von Social Media-Plattformen, aber auch von Groupware bewirkte in den letzten Jahren allerdings, dass Unternehmen Social Media-Beiträge, Texte, Inhalte von Instant-Messengern, Tweets sowie in der Cloud geteilte Inhalte in ihr Informationsmanagement mit einbeziehen müssen.

Krisenbewältigung bei Shitstorms

So gelten beispielsweise seit dem Jahr 2013 für Twitter und Facebook bestimmte Aufbewahrungspflichten, die eine zentrale Archivierung von Facebook-Postings und Tweets erforderlich machen [2]. Neben der Vermeidung von unangenehmen rechtlichen Konsequenzen kann sich die Archivierung von Social-Media-Inhalten andererseits positiv auf das Unternehmensimage und den Umsatz auswirken, da ein Unternehmen eine „Social Media-Krise“ viel effektiver aufklären oder steuern kann, wenn es die Inhalte des betroffenen Kanals zur Hand hat [3].

Mit den Unternehmensinhalten allein ist es freilich nicht getan. Die meisten Beschäftigten nutzen soziale Netzwerke und Instant Messaging trotz Verbots für private Zwecke während ihrer Arbeitszeit. Allerdings dürfen diese privaten Inhalte aus Datenschutzgründen nicht in die betriebliche Archivierung mit eingeschlossen werden. Trotz der Nutzung von cleveren Archivierungstools und kontinuierlich verbesserter Software wird der verantwortungsvolle Umfang mit Daten – die Information Governance – für Unternehmen immer schwieriger, da die Menge an Informationen sowie die unterschiedlichen Arten an Informationen stetig zunehmen.

Iron Mountain und AIIM-Studie: Fehlende Information Governance für Social Media

Die erste Herausforderung, mit der ein Unternehmen konfrontiert ist, besteht darin, dass viele nicht wissen, wer Eigentümer des Inhalts ist, der über diese Kanäle verbreitet wird. Eine weltweite Umfrage [4] unter Informationsmanagement-Profis, die von der AIIM (Association for Information and Image Management) und Iron Mountain vor kurzem durchgeführt wurde, zeigt, dass gut ein Drittel der Unternehmen ihre Verantwortlichkeiten für Inhalte von Instant Messengern (39 Prozent), mobile Geräte (32 Prozent), Social Media (28 Prozent) sowie Cloud-Sharing (33 Prozent) erst regeln müssen. In der Studie wird ebenfalls deutlich, dass fast jede zehnte Organisation nicht dazu in der Lage ist, etablierte Informationen wie E-Mails, Kundendaten und öffentlich zugängliche Online-Inhalte richtig zu ordnen.

Internet der Dinge lässt Datenmenge wachsen

Noch besorgniserregender ist die Tatsache, dass alles komplizierter wird. In Zukunft werden immer mehr Geräte miteinander vernetzt sein, wodurch die Masse an Daten noch weiter zunimmt. Eine Entwicklung, die maßgeblich dazu beiträgt, ist das ‘Internet der Dinge’. Bereits heute kommen in Branchen, wie der Fertigungsindustrie, Lösungen zum Einsatz, bei denen Maschinen nicht nur mit Menschen kommunizieren, sondern auch völlig autark untereinander Daten austauschen. Endkunden spüren bereits die Auswirkungen dieses unaufhaltbaren Trends. Bei den Automobilherstellern beispielsweise dreht sich in diesem Jahr alles um das Thema ‚Connected Cars‘ und dieser Tage stellt Apple die Apple Watch vor. Bald schon werden wir mit unseren Smartphones die Temperatur in unseren Smart-Homes regeln oder den Ölstand des Smart-Cars per Fernwartung überwachen. Schätzungen zufolge wird die Anzahl der so genannten Connected Devices bis zum Jahr 2020 zwischen 20 und 50 Milliarden betragen [5]. In diesem Jahr wird erwartet, dass die Anzahl der verwendeten Connected Devices auf 4,9 Milliarden ansteigt [6]. Ein 2014 durchgeführtes Forschungsprojekt der International Data Group besagt [7] zudem, dass die von Unternehmen zu bewältigende Datenmenge in den nächsten 12 bis 18 Monaten um bis zu 76 Prozent anwächst.

Es ist daher wichtig, dass Unternehmen am besten jetzt damit anfangen, ihre Information- Governance-Strategie anzupassen, um der auftauchenden Informationsmenge Herr zu werden, bevor die schiere Masse an miteinander verbundenen Geräten sie überwältigt.

Herausforderungen für die Information Governance

Eine Sache, an der es in Unternehmen hauptsächlich mangelt, ist das Fehlen von Verantwortlichkeiten. Jemand muss – sei es eine Einzelperson oder ein Team – das Eigentum für Inhalt, der über die unterschiedlichen Kanäle verbreitet wird, besitzen.

Die zweite große Herausforderung besteht in den rechtlichen Konsequenzen von Big Data. Da große Datenmengen in Zukunft vermehrt von verschiedenen Geräten oder Orten aus generiert werden, erfordert dies ein grundsätzliches Umdenken in Sachen Datenschutz, Datensicherheit und Datenwiederherstellungsstrategien.

Die Entwicklung geht heute so rasant vonstatten, dass der Gesetzgeber mit der Schaffung rechtlicher Rahmenbedingungen kaum noch hinterher kommt. So könnte ein an das Internet angeschlossener Kühlschrank dafür ausgelegt sein, den Energieverbrauch oder die Einkaufsbedürfnisse zu überwachen.

Andererseits könnte er persönliche Daten über die Benutzer, wie zum Beispiel über die Gesundheit, den Lebensstil oder verändernde Familienstrukturen sammeln. Folglich müssen Informationen dieser Art um jeden Preis reguliert und geschützt werden. Die dritte Herausforderung besteht in der Speicherung und Aufbewahrung dieser Informationen.

Löschen oder Bewahren

Es wird unmöglich, und noch dazu nicht im Sinne des Datenschutzes sein, alles zu speichern oder aufzubewahren. Von Unternehmen aufgesetzte Richtlinien zur Information Governance haben bereits unter der großen Last der neuen digitalen Kanäle zu leiden. Jetzt kommt das Internet der Dinge noch hinzu.

Daher sollten Unternehmen genau wissen, welche Informationen an welchem Ort und von wem generiert werden und wo diese dann abgelegt werden. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs gegen Google zum Recht auf Vergessenwerden, ging eine wahre Flut von Löschanträgen bei dem Internetriesen ein [8].

Ein milliardenschweres Unternehmen wie Google kann die Löschanfragen gerade noch so stemmen, weil es die nötigen Ressourcen besitzt. Kleinere Betriebe hätten beim Auffinden von persönlichen Informationen schon größere Probleme. Anhand dieses Beispiels wird deutlich, wie wichtig eine effektive Information Governance ist. Aber all dies wird nicht so leicht umsetzbar sein.

Denn um zu wissen, welche rechtlichen Regelungen gelten, muss man zunächst herausfinden, ob eine vorliegende Datei als Dokument im klassischen Sinne eingeordnet werden kann, für das dann die entsprechenden Aufbewahrungsfristen gelten. Da nicht nur die Masse an Informationen, sondern auch die Anzahl an unterschiedlichen Formaten ansteigen wird, könnte dies vor allem jene Betriebe belasten, die über keine Kapazitäten im Bereich IT oder Informationsmanagement verfügen. Ein ‚Business as usual‘ würde andererseits unkalkulierbare Risiken mit sich bringen.

Europas Wirtschaft hortet Informationen

Unternehmen tendieren dazu, übervorsichtig zu agieren, wenn es um die Aufbewahrung von Informationen geht. Oft geschieht dies aus Gründen der Rechtssicherheit, beispielsweise, wenn es um Beweismittel für Gerichtsverfahren geht.

Iron Mountain fand in einer gemeinsam Studie [9] mit PricewaterhouseCoopers (PwC) heraus, dass europäische Unternehmen zum Horten von Informationen neigen. So heben 41 Prozent der befragten Unternehmen all ihre Informationen auf. Weitere 86 Prozent gaben an, dies mit der Intention zu tun, später wertvolle Erkenntnisse aus den Informationen zu erhalten.

Kommt Zeit, kommt Information Governance

Eine zielgerichtete Information Governance lässt sich nicht von heute auf morgen umsetzen. Zunächst sollte ein Unternehmen sich darüber im Klaren werden, dass für digitalen Content in Social Media-Kanälen mittlerweile ähnliche Aufbewahrungsregeln gelten, wie es für klassische Dokumente der Fall ist und es die Verantwortung für diese Informationen mit allen rechtlichen Konsequenzen trägt.

Die Iron Mountain- und AIIM-Studie zeigt allerdings auch: Unternehmen tun sich selbst bei bewährten Kommunikationsmitteln wie E-Mails schwer. Da kleinere Unternehmen oft nicht wissen, wo sie anfangen sollen, müssen klare Prioritäten definiert sein, aber auch privater Content muss streng vom betrieblichen getrennt werden.

Da heute im Prinzip jeder Mitarbeiter, der sich in der Informationslandschaft des Unternehmens bewegt, zum potentiellen Eigentümer von Inhalten werden kann, müssen Unternehmen ihre Angestellten aufklären und eine strenge Content-Policy aufsetzen.

Zum Whitepaper der Studie von Iron Mountain und AIIM in englischer Sprache.

Quellenangaben ohne Link:

[5] Gartner schätzt, dass 2015 4,9 Milliarden miteinander verbundene Geräte in Verwendung sein warden, um 30 Prozent mehr als im Vorjahr. Bis 2020 wird die Anzahl auf 25 Milliarden ansteigen. Zahlen vom November 2014, Cisco VNI, 2014.

[6] ebd.

* Hans-Günter Börgmann ist Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland

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