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Von der Dokumentenverwaltung zum Unternehmensarchiv Die kurze Geschichte von EDI, DMS, WCM, ECM und EIM

| Autor / Redakteur: Rainer Graefen / Nico Litzel

Medienbrüche nannte man in den 70er-Jahren dramatisch den Wechsel des Transportmediums für ein Dokument. Die elektronische Datenverarbeitung im Unternehmen stockte durch den Papierversand zum Kunden oder Lieferanten. Heute sorgt man sich um die Vertrauenswürdigkeit des eigenen gesammelten Dokumentenbestands.

IBM geht davon aus, dass Informationen strategische Ressourcen sind. Sprich: Wie macht man Daten zu Informationen und daraus wieder Wissen?
IBM geht davon aus, dass Informationen strategische Ressourcen sind. Sprich: Wie macht man Daten zu Informationen und daraus wieder Wissen?
( Archiv: Vogel Business Media )

Als die Unternehmen begannen, ihre Geschäftspapiere elektronisch zu erstellen, wuchs der Wunsch, sie auch elektronisch verarbeiten, also transportieren und speichern zu können. Electronic Data Interchange (EDI) hieß das Zauberwort, das zum Bau von Computernetzen und dem Entwickeln von Standards für Schnittstellen und einheitliche Dokumentenlayouts führte. Es kristallisierten sich branchenspezifische Lösungen wie etwa des VDA (Verband der deutschen Automobilindustrie) und SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) heraus, die den Dokumentenaustausch innerhalb eines Wirtschaftszweigs ermöglichen sollten.

Mit Edifact wurde dann eine weltweite Norm geschaffen, die geschäftliche Transaktionen auch über Ländergrenzen hinweg erlaubte. Da die Firmen diese Technik auch intern einsetzten, veränderte sich dort die Ablauforganisation und – im Zusammenspiel mit den Geschäftspartnern – auch die Möglichkeit zur „schlankeren“ Produktion und Lagerhaltung.

Die legendäre Idee vom „papierlosen“ Büro

Neben der Lean Production sollte EDI auch zum papierlosen Büro führen. Die ersten Versuche hierzu, wie etwa das Projekt „Saturn“, das General Motors 1985 startete, scheiterten bereits nach kurzer Zeit. Die Idee wurde damit aber nicht begraben: Die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) betraten die Bühne. Sie erlaubten die elektronische Verwaltung der Daten und garantierten die Verfügbarkeit der Informationen inklusive Versionskontrolle und Archivierung. Rund um DMS entwickelte sich ein Wald an Begrifflichkeiten, weil Dokumente aus verschiedenen Bestandteilen (Text, Grafik, Foto etc.) bestehen und aus unterschiedlichen Quellen (Textdatei, gescanntes Image usw.) stammen können.

Die Kombination von DMS und Internettechniken (Web-Content-Management) führte in den 90er-Jahren des vergangenen Jahrhunderts schrittweise zu einer neuen Art von Verwaltungssystemen, dem Enterprise Content Management (ECM). ECM-Programmpakete deckten anfangs nur Teilbereiche ab, sodass die Anwender mit Funktionsinseln leben mussten, die sich teilweise auch noch überlappten.

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