Rechtskonformer Archivspeicher in virtueller IT-Infrastruktur

Flexible und wartungsfreie Langzeitarchivierung

| Redakteur: Dr. Jürgen Ehneß

Gesucht und gefunden: eine Lösung für die Langzeitarchivierung der Buchhaltungsdaten für den Deutschen Apotheker Verlag.
Gesucht und gefunden: eine Lösung für die Langzeitarchivierung der Buchhaltungsdaten für den Deutschen Apotheker Verlag. (Bild: Philip Leutert/Deutscher Apotheker Verlag)

Der Deutsche Apotheker Verlag benötigte eine flexible und zukunftssichere Lösung für die Langzeitarchivierung aller Buchhaltungsdaten. Die Herausforderungen dabei waren die Integration der gesamten Archivlösung in eine virtualisierte Systemlandschaft, die Optimierung der Gesamtkosten und die Reduktion des Wartungsaufwands.

Der Deutsche Apotheker Verlag (DAV) ist der größte pharmazeutische Fachverlag in Deutschland. Über 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Standorten Stuttgart und Gerlingen versorgen Apotheker und Pharmazeutisch-technische Assistenten umfassend mit wissenschaftlichen Berichten und Fachinformationen. Mit seinen pharmazeutischen Fach- und Handbüchern ist der DAV der führende Fachverlag im Bereich der Pharmazie. Zahlreiche Zeitschriften wie die Deutsche Apotheker Zeitung (DAZ) und die PTAheute genießen branchenweite Anerkennung.

Umstellung auf virtuelle IT-Infrastruktur

Die IT Abteilung des DAV ist in zwei Teams aufgeteilt: IT-Service-Management, verantwortlich für die Infrastruktur, und Business-Solutions, verantwortlich für die Prozessorganisation. „Wir haben vor einiger Zeit damit begonnen, in mehreren Projekten unsere IT-Infrastruktur zu virtualisieren“, erklärt Markus Bantleon, stellvertretender Leiter der Abteilung IT-Service-Management bei DAV Medien.

Nach der erfolgreichen Umsetzung einer neuen Backup-Lösung für virtuelle Umgebungen sollte auch das Langzeitarchiv mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist in dieses Konzept integriert werden. „Der bis dato eingesetzte Archivspeicher von Netapp war in die Jahre gekommen und musste ersetzt werden. Unser IT-Consulting-Partner hat uns zu einer Umstellung auf eine virtuelle Infrastruktur geraten“, erinnert sich Markus Bantleon.

Lösungsanforderungen

Bei der Umstellung des Langzeitarchivs auf eine zukunftssichere virtuelle IT-Infrastruktur standen für die IT-Abteilung des Deutschen Apotheker Verlags verschiedene Anforderungen im Vordergrund: „Zum einen musste die langfristige Datensicherheit zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet sein. Dazu zählt der Schutz vor Datenmanipulation und die Unveränderbarkeit der Daten dank WORM-Funktionalität“, so Bantleon.

Der Deutsche Apotheker Verlag archiviert alle steuerrelevanten Buchhaltungsdaten wie Rechnungen und Belege im Langzeitarchiv. Diese Daten werden im Dokumentenmanagementsystem „Easy“ verarbeitet, das über eine Standardschnittstelle an den neuen Archivspeicher angebunden wurde.

Die weiteren Anforderungen kamen aus der strategischen Ausrichtung der IT: Die Virtualisierung der IT-Landschaft sollte vorangetrieben und auf weitere Bereiche ausgeweitet werden. „Dass bei der Neuausrichtung der IT klare Kostenvorteile entstanden, war natürlich ein sehr begrüßenswerter Effekt“, unterstreicht Bantleon.

Technologiewechsel für bessere Performance bei geringeren Kosten

So war schnell klar, dass der bisher eingesetzte Archivspeicher abgelöst werden sollte. „Die bisherige Lösung war für uns vom Preis-Leistungs-Verhältnis ungünstig: Sie war einfach zu teuer und wies dafür eine schlechte Performance auf“, resümiert der IT-Manager Markus Bantleon.

Bei der Auswahl der passenden Lösung entschied sich der DAV rasch für den Software-basierenden Ansatz von iCAS (iTernity Compliant Archive Software). „iCAS hat uns als flexible und kostengünstige Lösung für eine virtuelle Umgebung überzeugt. Auch unser Systemhaus hat iCAS als bewährte Archivlösung empfohlen“, erinnert sich Bantleon.

Nach dem Umstieg auf eine Storage-Lösung von Hewlett Packard Enterprise (HPE MSA 2040) in Verbindung mit iCAS sei man überrascht von der Performance-Steigerung der Gesamtlösung gewesen. So habe sich der Technologiewechsel für den Deutschen Apotheker Verlag doppelt gelohnt, da die Gesamtkosten für Storage und Archivierung im gleichen Zug deutlich gesenkt werden konnten.

„Mit dem Umstieg auf iCAS sind unsere Kosten für die Archivgesamtlösung um circa 20 Prozent gesunken“, erklärt Bantleon. „Vergleichen wir die reinen Kosten für den Archivspeicher, also die Lizenz- und Supportkosten ohne die separaten Virtualisierungskosten, sprechen wir sogar von einer Kostensenkung um 47 Prozent im Vergleich zum bisherigen Netapp-Archiv.“

Auch bei zukünftigen Veränderungen der Storage-Infrastruktur ist der DAV jetzt bestens vorbereitet, da iCAS mit jeglicher Speicher-Hardware kombiniert werden kann und dadurch einen hohen Grad an Unabhängigkeit und Flexibilität gewährleistet.

„iCAS läuft zuverlässig im Hintergrund“

Wenn Markus Bantleon die Vorteile von iCAS beschreibt, muss er schmunzeln: „Bereits bei der Installation von iCAS hat der iTernity-Support erwähnt, dass viele Kunden die Archivlösung installieren und dann vergessen! So ähnlich war es bei uns auch – iCAS läuft sicher und zuverlässig im Hintergrund, sodass wir extrem wenige Berührungspunkte mit dem System haben.“ Dadurch hat sich der Aufwand für Pflege und Wartung des Archivsystems für die IT-Abteilung deutlich verringert.

Diese Stabilität basiert auf einem höchst performanten, flexiblen und sicheren Datenarchiv. „Die Performance des virtuellen iCAS-Archivs steht der dedizierten Lösung in keiner Weise nach“, unterstreicht Bantleon. Auch die Anbindung des DMS Easy stellte keine Herausforderung dar, da die Lösung für iCAS validiert ist.

Dank der vorhandenen Zertifizierungen von iCAS war die Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer schnell erledigt. Die Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung gemäß den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) wurde durch die KPMG bestätigt.

Projektumsetzung und Support

Die Umstellung auf iCAS verlief in klaren Projektschritten: „Von der Installation über die Migration bis zum produktiven Einsatz – innerhalb weniger Tage hatten wir unseren bisherigen Archivspeicher abgelöst und iCAS in einer virtuellen Umgebung am Laufen. Die zügige Umsetzung des Projekts hat uns begeistert“, bewertet Bantleon die Projektumsetzung. „Der Migrationsprozess hat reibungslos und schnell funktioniert. Dank Protokollierung und Fehler-Logs konnte der Prozess sicher und fehlerfrei durchgeführt werden.“

Auch die Zusammenarbeit mit dem iTernity-Support bewertet die IT-Abteilung des DAV positiv. Viele Wartungsaufgaben können dank klarer Schritt-für-Schritt-Anleitungen im iTernity-Support-Portal in Eigenregie durchgeführt werden. Über den technischen iTernity-Newsletter erfuhr Markus Bantleon vom Update auf eine neue Version und konnte dieses problemlos selbst durchführen.

„Aber auch die Zusammenarbeit mit dem iTernity-Support funktioniert vorbildlich. Die Kommunikation erfolgt sehr zügig und lösungsorientiert“, lobt Bantleon. Gibt es da noch etwas hinzuzufügen? Markus Bantleon lacht: „Vollste Zufriedenheit. iCAS funktioniert hervorragend, und der Wartungsaufwand ist extrem gering.“

Die Lösung im Abriss:

  • Integration in die virtualisierte Systemumgebung;
  • Ablösung einer Hardware-gebundenen Archiv-Appliance;
  • nahtlose Integration mit dem Dokumentenmanagementsystem Easy;
  • Reduktion der Archivkosten um 47 Prozent bei gleichzeitiger Minimierung des Wartungsaufwands.

Die Komponenten:

  • iTernity Compliant Archive Software (iCAS)
  • Easy DMS
  • HPE Storage (MSA 2040)

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