Hybrid-Work und Collaboration Für das hybride Arbeiten sind Tools gefragt

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Hybrides Arbeiten wird in großen wie kleinen Unternehmen aktuell stark diskutiert. Firmen müssen damit rechnen, dass künftig an fast jedem Meeting mindestens eine Person virtuell teilnehmen wird. Das stellt die IT vor neue Herausforderungen.

Mit dem Auslaufen der „Bundes-Notbremse“ am 30. Juni ist die Pflicht für Arbeitgeber entfallen, ihren Beschäftigten die Arbeit im Home-Office zu ermöglichen. Doch viele Mitarbeiter haben das Arbeiten von zu Hause aus schätzen gelernt und möchten es nicht mehr missen. Gemäß der „Workforce of the Future“-Studie von Cisco wollen 30 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland dauerhaft von zu Hause arbeiten.

Das Motto „Arbeit ist nicht, wo Du bist, sondern was Du tust“ bedeutet, den Mitarbeitenden die Flexibilität zu geben, an jedem Ort zu arbeiten, an dem sie Zugang zu den für sie relevanten Informationen und Werkzeugen haben. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende auch ein flexibles Arbeitsmodell, das Raum für individuelle Bedürfnisse und Lebenssituationen lässt. Es ist klar: Unternehmen brauchen eine effiziente Hybrid-Work-Strategie.

Home-Office technologisch aufrüsten

Was ist zu tun? In einem ersten Schritt müssen Unternehmen das Home-Office der Mitarbeiter zeitgemäß ausstatten. Laut der genannten Studie verfügen 55 Prozent der Befragten zu Hause nicht über die notwendigen Technologien. 71 Prozent sehen ihren Arbeitgeber in der Pflicht, ihnen im Home-Office ähnliche Technologie zur Verfügung zu stellen wie am Büro-Arbeitsplatz.

Unternehmen brauchen dafür Lösungen, die sowohl für Präsenz- als auch für das Remote-Arbeiten optimiert sind. Gleichzeitig gilt es, den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen und Rollen gerecht zu werden. Während zum Beispiel im Marketing die kreative Zusammenarbeit im Vordergrund steht, betreut der Innendienst die Kunden per Telefon oder Video. Der Außendienst muss dagegen stets mobil auf alle Daten zugreifen und an Videomeetings teilnehmen können.

Kernkriterien für erfolgreiche Hybrid-Arbeit

Als Unternehmen, das selbst mit knapp 80.000 Mitarbeitenden weltweit hybrides Arbeiten von überall aus erlaubt, hat Cisco fünf Anforderungen für eine hybride Collaboration-Strategie ausgemacht:

• 1. Flexibel: passt sich jedem Arbeitsstil, jeder Rolle und jeder Umgebung an.

• 2. Inklusiv: gleiche Erfahrungen/Zugehörigkeitsgefühl für alle Mitarbeiter und Meeting-Teilnehmer ermöglichen – egal, ob vor Ort oder remote.

• 3. Unterstützend: Sicherheit, Empathie und Wohlbefinden am Arbeitsplatz fördern.

• 4. Sicher: Unternehmen, Nutzer und Daten schützen und die Privatsphäre der Mitarbeiter respektieren (Save by Design, Privacy by Default).

• 5. Managed: moderne automatisierte Infrastruktur sorgt für reibungslose Verbindung und Verwaltung.

All diese Aspekte zahlen auf eine verteilt arbeitende Belegschaft und ihre völlig neuen Bedürfnisse ein. Mitarbeiter die nicht vor Ort sind, dürfen sich nicht als Meetingteilnehmer zweiter Klasse fühlen. Denn auch remote sollen die Mitarbeitenden umfassend informiert werden, sich einbringen und am Spirit des Unternehmens teilhaben können. Entsprechend müssen Unternehmen ihre Konferenz- und Collaborationlösungen auf die neue Arbeitswelt zuschneiden. Hardware und Collaboration-Lösungen sind dabei gleichermaßen wichtig.

Hardware fürs Home-Office

Der Büro-Arbeitsplatz ist bis zu einem gewissen Grad auch Vorbild für das Arbeiten von zu Hause aus. Und so sollten hier wie dort ein hochauflösender 4k Monitor und eventuell ein Whiteboard stehen. Ein Headset mit effektivem Noise-Cancelling und natürlich HD-Video mit intelligenter Kameratechnik sorgen bei Videokonferenzen für eine gute Arbeitsatmosphäre. Durch intelligenten People-Focus und Gestensteuerung können Remote-Teilnehmer die Körpersprache und Mimik aller Personen in einem Raum bei einer Videokonferenz besser wahrnehmen. Die Kosten bleiben über eine Hardware-as-a-Service-Lösung überschaubar.

Im Herzen der Hybrid-Work-Strategie stehen Tools zur Zusammenarbeit. Und hier gelten einfache, aber wichtige Grundregeln:

• Dokumente sollten nicht auf einem Server liegen, den Remote-Worker oder Mitarbeitende im Home-Office nicht erreichen können.

• E-Mails müssen immer und überall abrufbar sein, Antworten dürfen nicht im Postausgang hängen bleiben.

• Es muss einen Kalender geben, den der Mitarbeitende selbst sowie alle Kollegen jederzeit einsehen können.

• Virtuelle Meetings dürfen nicht an der Bildqualität scheitern.

• Die Datensicherheit muss jederzeit gewährleistet sein.

Systemadministratoren können heute auf vorgefertigte Home-Office-Paketlösungen in verschiedenen Größen zurückgreifen, um das Arbeiten von zu Hause aus sicher und effektiv zu gestalten. Oft sind diese auf bestimmte Positionen im Unternehmen ausgelegt.

Innendienst und Home-Office

Der Innendienst, der die Kunden vor allem per Telefon oder Videokonferenz betreut, braucht beispielsweise eine Collaboration-Software wie Webex für die Zusammenarbeit im Team, eine integrierte Lösung für Videokonferenz und Telefonie, ein hochwertiges Headset mit einfacher Bedienbarkeit und der Möglichkeit, Hintergrundgeräusche zu eliminieren. Dazu kommen ein VPN-Client und eine Multifaktor-Authentifizierungslösung. Das würde zum Beispiel dem Cisco-Home-Office-Paket M entsprechen.

Marketing und Home-Office

Für die Marketing-Kollegen sollten Unternehmen auf eine Collaboration-Software mit Dokumentenablage und fortschrittlicher Suche, Projektmanagement-Software und sicherer Kommunikationssoftware für Team-Collaboration setzen.

Forschung & Entwicklung und Home-Office

Für die kreative Zusammenarbeit in der Produktentwicklung empfehlen sich eine Collaboration-Software, ein sicherer VPN-Zugang plus Sicherheits-Features wie Multifaktor-Autentifizierung und DNS-Überwachung mit Hilfe von IP-Blocking oder selektiver Webinspektion. Selbstlernende und proaktive Technologien, wie beispielsweise „Thread Hunting“, erkennen Bedrohungspotentiale für die Datensicherheit und isolieren und eliminieren diese automatisiert.

Für die agile und produktive Zusammenarbeit sind Whiteboard-Funktionen zur Erstellung von Canbans, Projektplänen oder Sticky Notes zum Brainstormen elementar – um nur einige zu nennen.

Hybrid-Arbeit und Inklusion

Gemeinsam müssen IT und die Abteilungen prüfen, ob die genutzten Tools auch wirklich die gleichberechtigte Zusammenarbeit im Team unterstützen. Was sich in Präsenzteams normalerweise automatisch entwickelt, wenn wichtige Informationen ausgetauscht werden, muss in einem hybriden Arbeitsumfeld gezielt gefördert und eingefordert werden. Alle wichtigen Informationen und Entscheidungen müssen dokumentiert sein und allen zur Verfügung stehen. Moderne Videokonferenz-Tools bieten dafür bereits Live-Übersetzungen in verschiedene Sprachen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz an. Zudem werden Protokolle und Aufzeichnungen automatisch erstellt und allen zugänglich gemacht.

Fazit

Zahlreiche Studien kommen zu folgendem Schluss: Das hybride Arbeiten ist die Zukunft. Flexiblere Arbeitsmodelle sind nicht nur familienfreundlicher und lassen ausreichend Freiheiten, sie können sich auch positiv auf die Motivation und Produktivität auswirken. Doch das klappt nur, wenn den Unternehmen klar ist, dass Remote-Work und mobiles Arbeiten anders funktionieren und anders organisiert werden müssen als die klassische Präsenzarbeit im Büro. Im Kern stehen dabei, neben der richtigen Kultur, immer und überall erstklassige Technologie und Collaboration-Lösungen.

*Der Autor: Anton Döschl ist Architecture Lead Collaboration bei Cisco Deutschland.

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