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Die optimale Mailbox mit Archiv-Hintergrund In vier Schritten mit Enterprise Vault zum neuen E-Mail-System

| Autor / Redakteur: Klaus-Dieter Findeklee / Nico Litzel

Probleme mit der Server-Performance, dem Backup-Fenster, der Notfallwiederherstellung und individueller Archivierung kulminieren bei E-Mail-Systemen innerhalb weniger Monate, wenn das System schlecht geplant wurde. Storage-Insider.de hat sich von Symantec beschreiben lassen, wie eine zukunftssichere E-Mail-Infrastruktur aufgebaut wird.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Folgendes Beispiel kann als durchaus typisch für die Situation und die Probleme von Unternehmen gelten, für die Enterprise Vault 7.0 eine geeignete Lösung darstellt: In einem mittelständischen Unternehmen verfügen etwa 1.500 Mitarbeiter über Exchange-Mailboxfächer mit begrenzten Speicherkapazitäten im zweistelligen Megabyte-Bereich.

Was in der Vergangenheit ausreichend schien, wächst sich heute zum Problem aus – immer mehr E-Mails benötigen Speicherplatz. An großzügiges Löschen ist nicht zu denken, da die gesetzlichen Auflagen die Aufbewahrung der E-Mails obligatorisch machen. Um von der E-Mail-Flut nicht überwältigt zu werden, wird eine Archivierungslösung gebraucht mit einem Verwaltungsmanagement, das dem Unternehmen eine sichere und planbare Umgebung zur Verfügung stellt.

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Ganz einfach ist es nicht, eine bestehende E-Mail-Infrastruktur ohne Friktionen durch eine bessere abzulösen. Das hat einerseits technische Gründe, andererseits wissen die Betreiber meist nur, was in Zukunft alles besser werden soll, aber nicht, warum das E-Mail-System nur suboptimal funktioniert.

In vier Schritten zur Archivierungslösung

Um dieses Ziel zu erreichen und alle dafür erforderlichen Prozesse so reibungslos wie möglich gestalten zu können, bietet Symantec Unternehmen seine Solution Design Services an. In drei Schritten wird die E-Mail-Umgebung des Anwenders analysiert und der vierte Schritt vorbereitet, bei dem es um die Implementierung der Archivierungslösung Enterprise Vault geht:

  • Erhebung und Aufnahme des Datenvolumens durch Hilfsprogramme, die im Vorfeld den Datenverkehr in der aktuellen Umgebung protokollieren.
  • In einem Workshop mit den E-Mail-Experten des Anwenders werden die Anforderungen an die zukünftige Lösung erarbeitet.
  • Umsetzung der Anforderungen in das Enterprise Vault Solution Design. Hierbei stimmen Experten des Herstellers und der zukünftige Anwender das technische Design der Lösung ab.
  • Implementierung der Enterprise-Vault-Lösung.

Vor dem Start des eigentlichen Solution Designs werden wichtige Informationen über die Exchange-Umgebung erhoben. Solche Informationen sind zum Beispiel die Anzahl der existierenden Mailboxen, die Anzahl der durchschnittlich gesicherten Nachrichten pro Tag und Benutzer, die durchschnittliche Größe der zu archivierenden Nachrichten, die Größe des notwendigen Speicherbedarfs, die Gesamtgröße des Speichervolumens der Archivierungsumgebung sowie das prognostizierte Wachstum der Umgebung in den nächsten drei Jahren.

Im zweiten Schritt startet das eigentliche Solution Design mit einem Workshop vor Ort, bei dem die zuvor erhobenen Daten ausgewertet und die Wünsche des Anwenders eruiert werden. Im dritten Schritt wird zusammen mit dem Anwender daraus das Solution-Design-Dokument erarbeitet. Dieses beinhaltet die Zielarchitektur und liefert Details im Hinblick auf die erforderliche Hard- und Software, die Speicheranforderungen sowie den Implementierungsplan.

Die Analyse: Exchange Store Reporter

Wichtiger Bestandteil der Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung ist das im ersten Schritt eingesetzte Hilfsprogramm Exchange Store Reporter, dessen Funktionen es verdienen, hier ein wenig ausführlicher dargestellt zu werden. Dieses Tool dient dazu, ein Gesamtbild vom Aufbau und dem E-Mail-Aufkommen der entsprechenden Systeme beim Anwender zu bekommen.

Durch Analyse der diversen Exchange-Nachrichtenspeicher wird eine Momentaufnahme (Snapshot) des aktuellen Exchange-Status angefertigt. Das Tool sammelt dabei Daten über Alter, Größe und Anzahl der E-Mails in den Stores. So entsteht für jeden einzelnen Exchange-Server ein Textfile mit detaillierten Statistiken, die für eine grafische Darstellung des altersbasierten E-Mail-Profils innerhalb der Information Stores verwendet werden.

Im Einzelnen können mittels Analyse der grafischen Informationen wie auch der Statistik im Textfile eine Vielzahl von Fakten ermittelt werden, die elementar für die weiteren Prozessschritte sind.

Altersprofil der Mails

So gewährleistet die Analyse eine effektive Archivierungs-Policy für private und öffentliche Nachrichtenspeicher. Die grafische Darstellung der Ergebnisse, die durch das Exchange Store Reporter Tool ermittelt wurden, gibt einen Überblick über das Altersprofil der E-Mails innerhalb der Exchange Information Stores – und erlaubt dem Administrator Erkenntnisse über den Einfluss verschiedener Parameter wie Speicherzeiten auf dem operativen System oder Aufbewahrungszeiten im Archiv.

Auch die genaue Anzahl der täglich zu archivierenden E-Mails kann mittels der Analyse bestimmt werden – eine wichtige Unterstützung sowohl bei der Auslegung der Rechenleistung des Enterprise-Vault-Servers als auch bei der Abschätzung der Dauer des täglichen Archivierungsprozesses. Die Empfehlungen sind dabei maßgeblich von den Gesamtanforderungen abhängig. Parameter wie die Art und Größe der E-Mail-Attachments oder die Höhe der Mailbox-Quotas, die den Speicherplatz pro Benutzer beschränken, variieren von Branche zu Branche beziehungsweise von Unternehmen zu Unternehmen.

Nachdem eine adäquate Archivierungs-Policy definiert worden ist, kann der Symantec-Berater den für die nächsten Jahre erforderlichen Speicherbedarf einschätzen. Ausschlaggebend dafür sind die Vault-Store-Daten, also die aktuell archivierten Daten, die Indexdaten (alle archivierten E-Mails werden für die schnelle Suche indiziert) sowie SQL-Datenbanken.

Experten-Meeting

Ein weiteres zentrales Element zur Vorbereitung der Enterprise-Vault-Implementierung ist der vom Symantec-Berater vor Ort durchgeführte technische Workshop. Ziel des Workshops ist die Zusammenstellung aller Informationen, die für das endgültige Solution Design benötigt werden. Das beinhaltet auch, die Geschäftsprozesse des Anwenders, also die Einbindung des E-Mail-Systems in den Workflow der Mitarbeiter, zu verstehen.

Im Detail geht es vor allem um Informationen zur Exchange-Server-Infrastruktur einschließlich der Anzahl der Server, der Anzahl der Benutzer pro Server, dem Standort der Server sowie um spezielle Dienste, die vom Server bereitgestellt werden. Auch die NT-Infrastruktur des Kunden ist von Interesse, insbesondere die verwendete Domänenstruktur sowie eventuell vorhandene Vertrauensstellungen.

Betreibt der Kunde ein WAN mit dezentralen Servern, so muss ein fundiertes Verständnis der Netzarchitektur einschließlich der zur Verfügung stehenden Bandbreite sowie der Verwendung jeder Verbindung entwickelt werden. Ferner sind alle Server-, Speicher- und Backup-Lösungen zu ermitteln, die in Enterprise Vault integriert werden sollen, sowie die Endbenutzerumgebung einschließlich der Desktop-Betriebssysteme, der Outlook-Versionen beziehungsweise anderer E-Mail-Clients und der verwendeten Web-Browser.

Schließlich – und dieser Punkt ist keineswegs so selbstverständlich, wie er zunächst klingen mag – sind die Beweggründe, die dazu geführt haben, Enterprise Vault einsetzen zu wollen, für den Workshop von Interesse. Die genaue Analyse der Gründe ermöglicht dem Berater überhaupt erst, die Kundenbedürfnisse und -zielsetzungen mit der Quintessenz aus der Datenerhebung in Einklang zu bringen.

Nach Abschluss der Informationssammlung erfolgen umfassende Analysen zu jeder einzelnen Komponente der angestrebten Enterprise-Vault-Lösung, um diese exakt an die Kundenbedürfnisse anpassen zu können. Solche Komponenten sind unter anderem die künftig anzuwendende Archivierungsrichtlinie, die Journaling-Anforderungen (sofern Journaling verwendet werden soll), die Aufbewahrungszeit der zu archivierenden E-Mails, die gewünschte Indizierungsstufe und Disaster-Recovery- oder Business-Continuity-Anforderungen des Kunden.

Der Masterplan: das Solution-Design-Dokument

Die Resultate des technischen Workshops unterstützen den IT-Consultant bei der Erstellung eines Solution-Design-Dokuments für die neue E-Mail-Umgebung. Mit diesem Report erhält der Anwender einen umfassenden Überblick über die vorgeschlagene Lösung. In der Regel gliedert sich das Dokument in sechs zentrale Punkte.

Einer dieser Punkte ist die Ermittlung und Beurteilung: eine detaillierte Beschreibung der Business-Anforderungen an Enterprise Vault in Zusammenhang mit einer Beschreibung der momentanen Exchange- und Netzwerk-Topologie. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Enterprise-Vault-Architektur: Der Consultant entwickelt und unterbreitet einen Plan zur Integration von Enterprise Vault in die Kundeninfrastruktur. Dieser enthält unter anderem exakte Diagramme für jeden einzusetzenden Server sowie die darauf laufenden Dienste.

Zusätzlich erhält der Kunde konkrete Empfehlungen im Hinblick auf Anzahl und Ausstattung der Server. Auch sind Schätzungen für den Speicherplatzbedarf, aufgeteilt nach Store-, Index- und SQL-Speicherbedarf, in dem Dokument enthalten. Weitere Punkte des Enterprise-Vault-Solution-Design-Dokuments behandeln Archivierungsstrategien, Client-Funktionalität und Konfigurations-Settings. So umfasst das Dokument eine detaillierte Beschreibung der zu installierenden Archivierungs-Policy zuzüglich der empfohlenen Enterprise-Konfigurationseinstellungen, die dafür benötigt werden.

Darüber hinaus enthält es eine Beschreibung der jeweiligen Enduser-Funktionalität, für die sich der Kunde konkret entschieden hat, sowie eine Anleitung zur Installation dieser Funktionalität. Komplettiert wird das Dokument durch eine Reihe von Tabellen, die alle Konfigurationen für sämtliche Aspekte der Enterprise-Vault-Lösung enthalten.

Ausführliche Überprüfung und Begutachtung

Das Solution-Design-Dokument wird nach seiner Erstellung zunächst bei Symantec überprüft und dann dem Anwender für eine ausführliche Begutachtung überlassen. Im Anschluss daran geht das Dokument einschließlich eventueller Modifikationswünsche oder anderer Rückmeldungen wiederum an den Consultant, der die Änderungswünsche einarbeitet.

Das letztlich freigegebene Enterprise-Vault-Solution-Design-Dokument dient als verbindliche Basis für die Installation von Symantecs Archivierungslösung Enterprise Vault. Die darin enthaltenen Tabellen aller Konfigurationsparameter sind Basis der Implementierung.

Klaus-Dieter Findeklee ist Consulting Manager bei Symantec.

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