Entgleiten den Führungskräften ihre Mitarbeiter? Klare Strategien für flexibles Arbeiten

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Flexible Arbeitsweisen sind aus der Bürowelt nicht mehr wegzudenken. Und auch nach der Pandemie wird es keine vollständige Rückkehr zur Präsenzkultur geben, prophezeit Sage und erläutert, mit welchen Mitteln die Zusammenarbeit auf Distanz auch nach Corona gelingen kann.

Die Pandemie hat zu einer nie da gewesenen Verlagerung von Büroarbeitsplätzen ins Home-Office geführt. Laut Statista arbeiteten vor der Krise nur vier Prozent der Beschäftigten in Deutschland überwiegend oder teilweise von zu Hause. Ende Januar 2021 waren es schon knapp ein Viertel der Erwerbstätigen. Einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zufolge sind drei von vier der im Home-Office Tätigen mit dieser Situation zufrieden. Doch wie geht es den Führungskräften damit? Verlieren sie auf Dauer die Kontrolle und den Zugang zu ihren Mitarbeitern? Und: Mit welchen organisatorischen und technischen Hilfsmitteln lässt sich dies vermeiden?

Viele Führungskräfte hatten vor der Pandemie ein eher schwieriges Verhältnis zum Thema Home-Office. Sie befürchteten, dass die Arbeit zu Hause weniger effizient als im Büro erledigt werde, dass die firmeninterne Kommunikation leide und dass sich die Unternehmenskultur bei räumlicher Distanz nicht aufrechterhalten lasse. Diese Bedenken haben sich zumindest zum Teil als unbegründet erwiesen.

So belegt eine Studie der Bertelsmann Stiftung in Kooperation mit dem Reinhard-Mohn-Institut der Universität Witten/Herdecke, dass nur gut ein Viertel der befragten Führungskräfte (27,1 %) das Gefühl hat, die fehlende Präsenz der Belegschaft schade der Unternehmenskultur. Und Einbußen bei der Produktivität im Home-Office stellte nur ein geringer Teil der Umfrageteilnehmer fest. Damit hat die Krise gezeigt, dass Home-Office funktioniert. Einer Untersuchung der Stanford University zufolge legen Menschen bei der Arbeit zu Hause sogar mehr Leistung an den Tag, machen weniger Pausen und arbeiten konzentrierter als im Büro.

Mangelnder Austausch, fehlender Überblick

Seit das Home-Office zu einer Dauereinrichtung geworden ist, beklagen immer mehr Mitarbeiter allerdings die soziale Isolation. Und bei den Vorgesetzten kommen die alten Bedenken zurück. So gaben in der Umfrage der Bertelsmann Stiftung 44,3 Prozent der Führungskräfte an, dass der gegenseitige Austausch abgenommen habe. 45,7 Prozent der Befragten räumten ein, ihre Mitarbeiter nicht im gewünschten Maße unterstützen zu können. Und 36,9 Prozent bemängelten, ihnen fehle der Überblick, woran ihre Mitarbeiter gerade arbeiten. 43,2 Prozent der Führungskräfte äußerten daher den Wunsch, dass sich die Situation bald wieder ändere.

Eine vollständige Rückkehr zur Präsenzkultur ist jedoch unrealistisch – auch nach Corona. Angesichts der Vor- und Nachteile, die das Home-Office bietet, empfehlen Experten Unternehmen daher, ihren Mitarbeitern eine Mischform anzubieten – etwa zwei oder drei Tage im Büro und den Rest der Woche zu Hause. In manchen Unternehmen beispielsweise dürfen Beschäftigte höchstens 80 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit zu Hause absolvieren, damit der Austausch zwischen den Kollegen gewährleistet bleibt.

Wie die Zusammenarbeit gelingt

Vor diesem Hintergrund müssen Führungskräfte Wege finden, wie sie die soziale Entkopplung im Home-Office und eine nachlassende Identifikation mit dem Unternehmen verhindern können. Wichtig ist vor allem, feste Arbeitsroutinen aufrechtzuerhalten. Außerdem sollten sich die Mitarbeiter regelmäßig in Team-Meetings austauschen. Dadurch lassen sich Aufgabenverteilung und Projektfortschritte effizient organisieren – und gleichzeitig der Zusammenhalt stärken. Zudem sollten sich Führungskräfte bei jedem Teammitglied einmal pro Woche nach der aktuellen Workload erkundigen. So erhalten sie einen Überblick über die vorhandenen Kapazitäten und können den gefühlten Kontrollverlust abbauen. Und sie erkennen leichter, ob etwa ein Mitarbeiter bei der Selbstorganisation im Home-Office überfordert ist.

Hilfreich sind Collaboration- und Projektmanagement-Tools

Um eine effektive Zusammenarbeit der Teams sicherzustellen, benötigen Unternehmen eine Collaboration-Software wie etwa MS Teams oder Basecamp. Damit können mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Allerdings müssen die Mitarbeiter die Tools auch richtig nutzen. Das heißt, sie müssen sich darauf einlassen und wenn nötig an Schulungen teilnehmen. Aber auch wer ein System bis ins Detail beherrscht, setzt es nicht immer sinnvoll ein. Für jedes neue Tool gilt daher: Die Führungskräfte müssen bei der Nutzung eine Vorreiterrolle einnehmen, um den Mitarbeitern die neue Arbeitsweise vorzuleben.

Webbasierte Mitarbeiterportale für die Organisation von HR-Prozessen

Mit IT-basierten Tools lässt sich nicht nur das ortsunabhängige Arbeiten verbessern, auch HR-Abläufe sind mit den passenden Lösungen wesentlich einfacher zu organisieren, wenn die Mitarbeiter im Home-Office sind. So lassen sich mit webbasierten Mitarbeiterportalen, die in die jeweils eingesetzte Personalsoftware integriert sind, Personalverwaltungsprozesse online abwickeln. Dies gilt für Abläufe wie Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge und Krankmeldungen bis hin zu Leistungsbewertungen und Zielvereinbarungen. Auf die entsprechenden Vorgänge und die dazu systemseitig hinterlegten Dokumente können sowohl die Vorgesetzten als auch ihre Mitarbeiter gemäß ihrer Zugangsrechte zugreifen. Von der Transparenz eines Mitarbeiterportals profitieren daher auch Unternehmen, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind – etwa Unternehmen der Logistik- oder Dienstleistungs- und Beratungsbranche.

Soziale Aspekte sollten nicht unbeachtet bleiben

Unternehmen sollten sich aber auch über den sozialen Aspekt des Arbeitslebens Gedanken machen, der im Home-Office zwangsläufig zu kurz kommt. Team-Building-Maßnahmen und regelmäßige Coffee-Talks per Videokonferenz können das Fehlen von Flur- und Küchengesprächen sowie Firmenevents zumindest teilweise kompensieren. Und in fest terminierten Meetings sollte auch der persönliche Austausch bewusst zugelassen werden. Er fördert den Zusammenhalt und kann den weiteren Verlauf der Besprechung effizienter machen.

„Unternehmen brauchen klare Strategien für flexibles Arbeiten“

„Coronakrise hin oder her – flexible Arbeitsweisen sind aus der Büroarbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Je früher sich Unternehmen darauf einstellen, desto besser“, sagt Simone Seidel, Director People Central Europe bei Sage. „Schon in wenigen Jahren werden Firmen, die nach wie vor kein Home-Office anbieten, nur noch schwer neue Mitarbeiter finden. Auch Remote-Work, also die freie Wahl des Arbeitsortes, wird immer wichtiger. Es ist daher an der Zeit, sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen – und zwar nicht im erzwungenen Schnelldurchlauf, sondern mit klaren Strategien und ausgereiften technischen Lösungen.“

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