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Mobil arbeiten, handschriftliche Notizen und mehr mit Word, Excel und PowerPoint Office-Programme mit MS-365-App auf dem iPhone/iPad nutzen

Von Thomas Joos 5 min Lesedauer

Microsoft ermöglicht durch die Verwendung der Microsoft-Office-Apps auf Apple-iPads und -iPhones das Lesen und Bearbeiten von Office-Dokumenten. Mit AirPrint ist darüber hinaus das Drucken möglich. Wir zeigen in diesem Beitrag, was wichtig ist.

Mit der neuen Microsoft-365-Office-App können iPhone- und iPad-Nutzer Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive und OneNote nutzen.(Bild: frei lizenziert / Pixabay)
Mit der neuen Microsoft-365-Office-App können iPhone- und iPad-Nutzer Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive und OneNote nutzen.
(Bild: frei lizenziert / Pixabay)

Im Apple-App-Store stellt Microsoft verschiedene Office-Apps zur Verfügung, die für Mobilgeräte optimiert sind. Neben den einzelnen Apps für Word, Excel und PowerPoint lassen sich an dieser Stelle auch die Microsoft-365-App herunterladen. Dabei handelt es sich um die Microsoft-Office-Suite, die alle der genannten Apps und parallel noch die kostenlosen Apps für Outlook, OneDrive und OneNote enthält. Die Apps unterstützen zum großen Teil handschriftliche Notizen mit dem Apple Pencil.

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Die neue Microsoft-365-Office-App umfasst mit der Installation einer einzelnen App alle Bearbeitungsmöglichkeiten von Word, Excel und PowerPoint. Parallel dazu lassen sich die enthaltenen Apps auch einzeln installieren. Abonnenten von Microsoft 365 sollten aber besser die Microsoft-365-App installieren, da hier auch alle Funktionen für die Zusammenarbeit mit installiert werden. Dazu kommen Scan-Möglichkeiten und die Bearbeitung von PDF-Dokumenten mit dem iPhone und iPad.

Die Apps stehen generell kostenlos zur Verfügung, wenn es um das Lesen von Office-Dokumenten geht. Wollen Anwender mit den Office-Apps Dokumente bearbeiten, ist die Anmeldung mit einem entsprechenden Microsoft-Konto notwendig, für das ein Microsoft-365-Abonnement vorliegt.

Microsoft erweitert die Möglichkeiten der mobilen Apps ständig: Microsoft-365-Office-Apps

Microsoft erweitert die Möglichkeiten der einzelnen Office-Apps für das Apple iPhone und iPad ständig. Es lohnt sich daher, die Updates zu und auch jeweils die neuen Versionen installieren. Anwender, die ein Abonnement von Microsoft 365 abgeschlossen haben, installieren sich die App „Microsoft 365 (Office)“. Nach dem Start erfolgt zunächst die Anmeldung an der App. Dazu wird das Konto mit dem Microsoft-365-Abonnement verwendet.

Die neue Microsoft-365-Office-App bietet viele Funktionen für Dokumente

Im Anschluss steht über das Icon „Start“ unten links eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente zur Verfügung. Arbeiten Anwender an mehreren Endgeräten, auch an PCs mit Microsoft 365 und den Office-Anwendungen, synchronisieren das iPhone und iPad diese Liste, sodass an dieser Stelle alle aktuellen Dokumente zu sehen sind.

Oben ist darüber hinaus noch das Icon für freigegebene Dokumente zu finden. Hier zeigt die Office-App die zuletzt per Mail eingegangenen Dateianhänge. Das funktioniert natürlich vor allem beim Einsatz des mobilen Outlooks, das ohnehin kostenlos zur Verfügung steht. Für die Outlook-App und für die Notizen-App OneNote ist kein kostenpflichtiges Abonnement bei Microsoft notwendig. Über den Menüpunkt „Mehr“ kann festgelegt werden, welche Funktionen auf der Startseite zur Verfügung stehen sollen. Hier ist es zum Beispiel möglich, direkt die Office-Apps anzupinnen, sodass sich diese schneller starten lassen.

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SharePoint Online-Bibliotheken remote nutzen – auch auf iPhone und iPad

Über die Schaltfläche „Feeds“ ist eine Liste geänderter Dokumente zu sehen, die von allen Nutzern des aktuellen Abonnements durchgeführt wurden und auf die Anwender Zugriff haben. Sinnvoll ist das vor allem beim Einsatz von SharePoint Online. Speichern Anwender ihre Dokumente in SharePoint-Online-Bibliotheken, können diese Dokumente auf PCs und Macs genauso genutzt werden wie auf iPhones und iPads.

In der OneDrive-App, die Microsoft kostenlos zur Verfügung stellt, lassen sich SharePoint-Online-Bibliotheken und Daten von Microsoft-365-Gruppen öffnen und alle Dokumente anzeigen sowie mit den Microsoft Office-Apps öffnen und auch bearbeiten. Natürlich lassen sich die Dokumente über die OneDrive-App dann auch teilen.

Neue Office-Dokumente auf dem iPhone und iPad erstellen

Mit der Schaltfläche „Erstellen“ in der Microsoft-365-Office-App können Sie neue Dokumente erstellen. Hier stehen Word, Excel, PowerPoint und Formulare, PDF-Dokumente oder Notizen zur Erstellung zur Verfügung. Bei der Erstellung von Office-Dokumenten steht eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung, die auch bei der Installation von Office auf PCs oder Macs angeboten werden.

Wird ein Office-Dokument auf dem iPhone oder iPad geöffnet, lässt es sich mit der Office-App zur Bearbeitung öffnen. Dazu blenden das iPhone oder iPad im unteren Bereich das Icon zum Öffnen ein. Im Bearbeitungsmodus können danach Änderungen vorgenommen werden. Wird das Dokument nicht lokal gespeichert, sondern zum Beispiel über die Anbindung der OneDrive-App an SharePoint-Online-Bibliotheken, steht das Dokument nach der Speicherung sofort allen anderen Benutzern ebenfalls zur Verfügung. Das entsprechende Dokument taucht danach auch automatisch sofort bei den zuletzt verwendeten Apps in der Liste auf.

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Beim Erstellen von Excel-Tabellen lassen sich mit der Microsoft-365-Office-App handgezeichnete oder ausgedruckte Tabellen scannen, direkt als Excel-Tabelle erstellen und auf dem iPhone oder iPad bearbeiten. Die Bearbeitung von Tabellen mit dem iPhone mag nicht ideal sein, reicht für einen Überblick oder schnelle Änderungen aber durchaus. Auf dem iPad oder iPad Pro ist die Bearbeitung von Excel-Tabellen durch den größeren Bildschirm sehr viel bequemer. Das gilt natürlich auch für Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen. Im Präsentations-Modus auf dem iPad lassen sich dadurch natürlich außerdem Präsentationen vorführen. Durch eine Verbindung mit einem externen Monitor geht das im Grunde genauso wie mit einem PC.

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Verschiedene Speicherorte parallel nutzbar: OneDrive, SharePoint, lokaler Speicher, iCloud und verschiedene Cloud-Speicher

Über das unscheinbare Ordner-Icon in der Microsoft-365-Office-App oben rechts werden die verschiedenen Speicherkonten angebunden, die mit den Microsoft-Office-Apps verbunden sind. Wenn Sie die Anbindung einmal vorgenommen haben, stehen die jeweiligen Speicher für alle Office-Apps zur Verfügung. Neben verschiedenen OneDrive-Konten lassen sich an dieser Stelle SharePoint-Bibliotheken und haufenweise Cloud-Speicher wie Dropbox, box, MyWorkDrive und viele weitere anbinden. Die Anbindung erfolgt über den Menüpunkt „Speicherkonto hinzufügen“.

Über „Weiterer Speicher“ auf derselben Seite stehen der lokale Speicher und die Dateien-App auf dem iPhone und iPad zur Verfügung. Über die Dateien-App können wiederum die Dokumente geöffnet werden, die an die Dateien-App angebunden sind, zum Beispiel iCloud Drive oder angebundene NAS-Systeme, wenn ein Benutzer mit dem Netzwerk verbunden ist.

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