Solides Handwerk braucht sichere Daten Schreinerei Fritz und Alfred Müller archiviert elektronische Daten rechtssicher

Auch im Handwerk sind in vielen Betrieben die Zeiten passé, in denen Kundendaten im Adressbuch verwaltet und Rechnungen per Hand oder mit Schreibmaschine erstellt werden. Die Schreinerei Fritz und Alfred Müller aus dem nordrhein-westfälischen Hilchenbach ist hierfür ein gutes Beispiel. Im Rahmen eines Werkstattneubaus hat die Geschäftsführung großen Wert auf eine Prozessoptimierung in der Produktion gelegt und dabei auch die IT im Hinblick auf eine rechtssichere Archivierung kritisch begutachtet.

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Ob Auftragsabwicklung, Zeiterfassung, Konstruktionszeichnungen oder Fotos für die Projektdokumentation: In der Schreinerei Fritz und Alfred Müller entstehen täglich elektronische Daten. Ein Teil dieser muss aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie beispielsweise den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) elektronisch archiviert werden. Das Thema Archivierung ist damit für jeden Handwerker genauso geschäftskritisch wie für große Konzerne oder Banken.

Um ihre Dateien filterbasierend auf Festplatte und auf optischen Datenträgern zu archivieren und vor Manipulationen zu schützen, setzt der Handwerksbetrieb die Lösung Point Archiver der Point Software & Systems ein. Die Software überwacht Verzeichnisse und archiviert die darin enthaltenen Dateien gemäß einem leicht zu definierenden Regelwerk. So ist es möglich, verschiedene Archive einzurichten und deren Regelwerke individuell anzupassen.

„Ein Datenverlust wäre für uns eine Katastrophe“, erklärt Martin Bülow, Geschäftsführer der Schreinerei Fritz und Alfred Müller. „Und auf ein Backup-System zum Archivieren wollten wir uns nicht verlassen. Deshalb waren wir auf der Suche nach einer einfach zu bedienenden Archivierungslösung.“

Automatische Archivierung

Der Point Archiver ist bei der Schreinerei Müller so konfiguriert, dass projektbezogene Dateien wie CAD-Zeichnungen, Korrespondenzen, Fotos und auch die Daten aus dem Zeiterfassungssystem wöchentlich und die Datenbank des Warenwirtschaftssystems täglich automatisch archiviert werden. Verzeichnisse mit besonders kritischen Informationen werden durch den Point Archiver zusätzlich durch WORM (Write Once Read Many) geschützt, sodass diese Dateien nicht mehr verändert oder gelöscht werden können.

„Wir wollen unsere Software weiter ausbauen. Unser Warenwirtschaftssystem Profacto ist bereits mit unserem CAD-System Vectorworks Interiorcad und der Zeiterfassung gekoppelt. Bald soll auch eine CNC-gesteuerte Maschine die entsprechenden Daten direkt mit dem Warenwirtschaftssystem austauschen“, erklärt Markus Gerhard, ebenfalls Geschäftsführer der Schreinerei Müller. „Aber dafür mussten wir das Thema Datensicherheit zukunftsfähig gestalten und genau das haben wir mit dem Point Archiver erreicht.“

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