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MS Office 2021 und MS 365 Apps in Windows und macOS nutzen Teamwork zwischen den Betriebssystemen

Von Thomas Joos 4 min Lesedauer

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FAST LTA GmbH

Microsoft Office 2021 und Microsoft 365 Apps eröffnen umfangreiche Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zwischen Nutzern auf Windows- und macOS-Plattformen, indem sie eine plattformübergreifende Kooperation in Echtzeit ermöglichen.

In Microsoft Office 2021 und Microsoft 365 Apps können Mitarbeiter über Windows- und macOS-Plattformen zusammenarbeiten.(Bild: ©fauxels, Pexels via Canva.com)
In Microsoft Office 2021 und Microsoft 365 Apps können Mitarbeiter über Windows- und macOS-Plattformen zusammenarbeiten.
(Bild: ©fauxels, Pexels via Canva.com)

Die Integration von Funktionen wie der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung in Word, Excel und PowerPoint erlaubt es Teams, simultan an einem Projekt zu arbeiten, was die Produktivität deutlich steigert. Änderungen und Kommentare sind für alle Beteiligten sofort sichtbar, was eine sofortige Rückmeldung und somit eine effizientere Überarbeitung ermöglicht. Dazu müssen die berechtigten Anwender das Dokument nur auf ihrem Endgerät öffnen und können in Echtzeit miteinander arbeiten. Dazu ist noch nicht einmal die Installation der Office-Anwendung notwendig, das gemeinsame Arbeiten geht auch in den Online-Versionen. Tippt ein Anwender einen Text in einen Abschnitt, sperrt Office diesen und zeigt bei den anderen Nutzern die Änderungen in Echtzeit an.

Ein zentrales Einsatzszenario dieser Zusammenarbeit ist die Projektplanung in Excel, bei der Teammitglieder gemeinsam an Budgets, Zeitplänen und Ressourcenzuweisungen arbeiten können. Dies ermöglicht eine dynamische Anpassung und Optimierung von Projektplänen in Echtzeit. Ähnlich verhält es sich mit der gemeinsamen Berichterstellung in Word, wo mehrere Autoren gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, was den Prozess der Inhaltserstellung und -überarbeitung beschleunigt. Bei der Erstellung von Präsentationen in PowerPoint ermöglicht die Echtzeit-Zusammenarbeit eine interaktive Gestaltung und Feinabstimmung durch das Team, wodurch die Endprodukte an Qualität und Relevanz gewinnen.

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OneDrive und SharePoint sind das Bindeglied zwischen Windows und macOS

Die Integration von Cloud-Speicherlösungen wie OneDrive und SharePoint spielt eine entscheidende Rolle in diesem Ökosystem der Zusammenarbeit. Sie bietet eine einfache Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen, sie zu teilen und auf die aktuelle Version zurückgreifen zu können. Die zentrale Speicherung von Dokumenten in der Cloud erleichtert nicht nur die Verwaltung von Zugriffsrechten und die Nachverfolgung von Dokumentenversionen, sondern fördert auch die Sicherheit und Integrität der Daten, weil Anwender von überall auf die Dokumente zugreifen können, unabhängig vom Betriebssystem.

Um die Möglichkeiten der Zusammenarbeit voll auszuschöpfen, sollten Teams klare Richtlinien für die Dokumentenverwaltung und -freigabe etablieren. Die regelmäßige Kommunikation über bevorzugte Kommunikationskanäle und die Einrichtung regelmäßiger Überprüfungen sind ebenso wichtig, um den Überblick über den Fortschritt zu behalten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.

Die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die Microsoft Office 2021 und Microsoft 365 Apps bieten, gehen weit über die bloße Dokumentenbearbeitung hinaus und umfassen eine Vielzahl von Werkzeugen und Diensten, welche die Teamarbeit über Plattformgrenzen hinweg unterstützen. Teams, die in hybriden oder vollständig remote Umgebungen arbeiten, finden in diesen Anwendungen eine zentrale Plattform, die nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Kreativität und den Informationsaustausch fördert.

SharePoint ist der zentrale Bereich für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten

Um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, reicht es also aus, entweder auf die Online-Versionen von Word, Excel oder PowerPoint zuzugreifen oder die installierte Version der Microsoft 365 Apps/Office 2021 zu nutzen. Wichtig ist, dass die Dokumente idealerweise in SharePoint Online gespeichert werden. Die Dokumenten-Bibliotheken können direkt in die Microsoft 365 Apps integriert werden und lassen sich auch mit dem OneDrive-Client synchronisieren.

Die Anbindung von SharePoint Online erfolgt über die Registerkarte „Datei“ bei „Konto“ oder „Office-Konto“. Hier sollten sich die Anwender direkt mit ihrem Konto bei Azure AD/Entra ID anmelden. Über „Dienst hinzufügen“, lassen sich anschließend SharePoint Online, OneDrive und andere gemeinsame Speicher zuordnen. Die Anbindung von iCloud Drive ist leider nicht möglich. Basis des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten ist daher SharePoint Online. Das funktioniert bereits in den günstigen Abonnements wie Microsoft 365 Business Basic.

Beim Speichern von Dokumenten in SharePoint Online profitieren Nutzer außerdem direkt von der Echtzeitspeicherung von Dokumenten. Das vermeidet Datenverlust und ermöglicht das lückenlose Weiterarbeiten von Dokumenten auf verschiedenen Endgeräten, auch mit Windows und macOS.

Microsoft 365 vereinfacht die Zusammenarbeit

Melden sich Benutzer mit ihrem Konto bei Microsoft 365 an, lassen sich über die Adresse „portal.office.com“ die Installationsdateien für die Microsoft 365 Apps/Office 2021 herunterladen und auf den Endgeräten installieren. Dazu ist lediglich die Anmeldung mit dem eigenen Konto notwendig. Die Verteilung der Apps geht auch über Microsoft Intune.

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Nach der Anmeldung mit dem Microsoft-365-Konto an Azure AD/Entra ID können Benutzer sofort in Echtzeit auf Dokumente zugreifen und mit anderen Benutzern gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Dazu sind keinerlei Einstellungen notwendig, es reicht, wenn Anwender dieselben Dokumente öffnen. Das macht die Zusammenarbeit einfacher.

Mehr Sicherheit und Einhaltung der Compliance

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit in Microsoft Office 2021 und Microsoft 365 Apps ist die Gewährleistung der Sicherheit und Compliance. Microsoft bietet fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen, wie Advanced Threat Protection und Data Loss Prevention, die sicherstellen, dass auch bei der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg die Integrität und Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleibt. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind entscheidend, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig eine sichere Umgebung für die Zusammenarbeit zu bieten.

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