Dürfen mobile Daten über die Cloud kommuniziert werden? Wege aus der Schatten-IT

Mobile Endgeräte in die Workflows der Unternehmen einzubetten wird zur Herausforderung für die IT-Verantwortlichen. Der Knackpunkt ist die Speicherung und Bereitstellung der mobil erzeugten Daten.

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Einfach ist es wirklich nicht: In vielen Unternehmen herrscht ein Wildwuchs an Massenspeichern. Während der vergangenen Jahre sind ständig neue Ansätze und Varianten zur Speicherung und zum Teilen von Dokumenten entstanden, darunter File Server, Social Networks, Sharepoints oder ECM-Systeme.

Im Durchschnitt sind in einer Organisation mehr als vier unterschiedliche Speichersysteme im Einsatz, so eine aktuelle Studie von IDC. Im Januar 2016 hatten die Marktforscher des Unternehmens mit einem strukturierten Fragebogen rund 250 IT-Entscheider aus deutschen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern dazu befragt.

Frustration über tolle Optionen und das Ist

Die Vielzahl an Enterprise-Lösungen soll die Produktivität der Anwender zwar steigern, kann sie aber auch behindern. So haben viele Knowledge Worker in deutschen Firmen und Organisationen im Durchschnitt nur auf etwa 60 Prozent der für sie relevanten Dateien geräteunabhängigen Zugriff, so die Studie von IDC weiter. Dies liegt zum einen an fehlenden adäquaten Enterprise-Lösungen, zum anderen an einer unzureichenden Digitalisierung von Papierdokumenten.

Aber man weiß sich ja zu helfen: Viele Mitarbeiter sind über den unzulänglichen Umgang mit Firmendokumenten derart frustriert, dass sie auch ihre privaten File Sharing Dienste für geschäftliche Zwecke nutzen. Mark Schulte, Consultant bei IDC: "Dies ist besonders häufig im Mittelstand der Fall, wo sich die lethargische Einführung von Enterprise File Sharing & Synchronisation Lösungen jetzt rächt."

Daniel Dalle Carbonare, Geschäftsführer und Regional Vice President EMEA Central Region bei Hitachi Data Systems, bestätigt: "Viele Mitarbeiter sind es gewohnt, Dateien via Dropbox bequem mit Kollegen und Externen zu teilen. Unternehmen sollten daher eine ähnlich komfortable Funktionalität anbieten, auch um die berüchtigte Schatten-IT zu vermeiden."

Zum gleichen Ergebnis kommt die Studie von IDC: "Mehr als zwei Drittel der Anwender in mittelständischen Firmen haben ihren privaten File Sharing Account schon einmal geschäftlich genutzt", weiß Mark Schulte.

So entsteht die Schatten-IT

Die mobilen Endgeräte, manchmal auch im Privatbesitz, sowie die damit erzeugten Dokumente können zu einem unkontrollierten Umgang mit betrieblichen Daten führen. Dabei kann eine Harmonisierung der Speichersysteme für mehr Transparenz über die genutzten Speicherdienste und -orte sorgen, ob On-Premise oder in der Cloud.

"IT-Entscheider haben das Potential von File Sharing Diensten zu lange unterschätzt", so Mark Schulte weiter. Damit haben sie nicht nur zur Frustration der Kollegen und Mitarbeiter beigetragen, sondern auch die gefürchtete Schatten-IT gefördert.

In der Praxis ist der Datenaustausch über E-Mail, Papierausdrucke oder USB-Stick oft beliebter als mit LAN, VPN oder File Sharing Tools. Am Markt der Tools finden sich "Pure Player" wie Dropbox mit derzeit über 500 Millionen Anwendern, "Cross Seller" wie einzelne Storage-Hersteller und "Bundler" wie Microsoft mit Office 365 und Onedrive. Dazu Daniel Dalle Carbonare: "Es existieren viele „Quick and Dirty“-Ansätze, die auf einen Cloud-Anbieter zugreifen und letztendlich auch funktionieren. Was jedoch oft vergessen wird, sind die Themen Sicherheit, Kosten und der Lock-In mit dem Anbieter. Kaum jemand berechnet die Zeit und vor allem die Kosten einer Rückmigration."

Strategien gegen das IT-Chaos

Der erste Schritt beim Übergang vom Chaos der Schatten-Lösungen in eine geordnete Welt ist die Anbindung der "Sync and Share"-Infrastruktur an die verschiedenen Collaboration-Lösungen wie Mail und Sharepoint sowie die Einrichtung privater Endgeräte.

Oliver Blüher, Country Manager DACH bei Dropbox, bemängelt jedoch: "Während die Mitarbeiter nicht mehr auf die Vorteile der mobilen Technologien verzichten wollen, zeigen Studien, dass die wenigsten Unternehmen in Deutschland eine echte mobile Strategie haben."

Firmen sollten den Übergang zu einer EFSS-Infrastruktur (Enterprise File Sharing and Synchronisation) aber nicht überstürzen, vor allem, wenn sie schon länger ohne durchgehende Lösung leben. Aber sie sollten jetzt anfangen, über eine zentrale Mobility-Lösung nachzudenken.

Der notwendige Schutz kritischer Unternehmensdaten bei gleichzeitiger Mobilität lässt sich ohne eine solche Lösung nicht erreichen. Ideale Basis dafür ist eine durchgehende Enterprise-Infrastruktur mit sicherem Storage. Am besten lässt man sich vor der Entscheidung von zwei bis drei Anbietern beraten, damit der Schritt in die geordnete Welt problemlos gelingt.

Oliver Blüher weiter: "Zu den Mindestanforderungen gehören starke Passwortrichtlinien für den mobilen Anwenderzugriff auf Dateien und Anwendungen oder die zweistufige Überprüfung. Entscheidend sind auch die Kompatibilität des Angebots mit verschiedenen Betriebssystemen sowie offene APIs, über die Unternehmen interne Sicherheitsanwendungen für das Monitoring, Management und die Rechtevergabe mit der Cloud Plattform kombinieren können."

Enterprise File Sharing - eine Sackgasse?

Derzeit sollten sich die Anwenderunternehmen darüber bewusst sein, dass die offiziell erlaubte Datenspeicherung in Deutschland nicht alle Probleme löst. So erhalten im Ausland tätige Mitarbeiter eine schlechtere Performance beim Dokumentenaustausch und einer Synchronisation mittels deutscher Server.

Daniel Dalle Carbonare: "Nicht zu vernachlässigen sind die hohen Kosten für Speicher, Backup und Datenmanagement. Und ob ein Rollback oder Recovery beim Einsatz vieler unterschiedlichen Lösungen ohne zentrale Administration machbar ist, lässt sich einfach beantworten: Nein!"

Insgesamt erlebt der EFSS-Markt in Deutschland ein dynamisches Wachstum, was jedoch zu einer wachsenden Anzahl der Anbieter und einer gesteigerten Wettbewerbsintensität führt. Die Folge ist ein spürbarer Preisverfall, sobald Dienstleister unbegrenzte Speicherkapazitäten anbieten. Diese Entwicklung in Kombination mit einem hohen Innovationsdruck macht EFSS zu einem herausfordernden Markt, der am Ende für einige Lösungsanbieter zu wenig abwerfen wird.

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