Gründe erkennen, Fehler vermeiden 5 Tipps für eine erfolgreiche Datenmigration

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Für die meisten Unternehmen ist die Datenmigration ein notwendiger regelmäßiger Geschäftsprozess. Ganz gleich, ob es sich um die Implementierung eines neuen Systems oder die Verlagerung von Daten an sicherere Speicherorte handelt, eine solide Datenmigrationsstrategie ist dabei für die Geschäftsleitung und die IT-Teams unerlässlich.

Allerdings überschreiten laut aktuellen Gartner-Daten etwa 50 Prozent aller Datenmigrationsprojekte entweder die vorgegebenen Budgets oder schaden dem Unternehmen aufgrund einer mangelhaften Strategie oder Ausführung. Das liegt in erster Linie daran, dass Datenmigrationsprojekte oft komplex und zeitaufwändig sind und mehrere Systeme, Technologien und technische Teams einbeziehen. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Tools, Techniken und Strategien, mit denen sich die Datenmigration reibungsloser und kostengünstiger gestalten lässt.

Was ist Datenmigration und was macht sie so kompliziert? Datenmigration ist der Prozess der Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Dateiformaten, Datenbanken oder Speichersystemen. Dabei geht es oft um mehr als nur um das Verschieben von Daten von einem System oder einer Datenbank in ein anderes. Der Vorgang kann beispielsweise auch aufwändigere Prozesse wie Datenzuordnung und Neuformatierung umfassen.

Vielzahl von Gründen

Die Verlagerung von Daten auf ein neues Speichermedium, um ein altes System zu ersetzen, oder der Wechsel von einer lokalen zu einer Cloud-Speicherlösung sind nur zwei gängige Beispiele für solche Projekte. Ebenso kann das Upgrade einer Anwendungsdatenbank mit neuer Hardware eine Datenmigration auf neue Geräte erforderlich machen. Grundsätzlich müssen folgende Schlüsselfaktoren hierbei berücksichtigt werden:

• Datenintegrität,

• Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit,

• Kosten,

• Benutzererfahrung und Auswirkungen,

• mögliche Ausfallzeiten,

• Datenbewertung,

• Datenqualität.

Für die Datenmigration gibt es eine Vielzahl von Gründen, aber in der Regel geht es darum, die Leistung und Wettbewerbsfähigkeit sowohl der IT-Abteilung als auch des Unternehmens insgesamt zu verbessern. Besser organisierte Daten können effizienter genutzt werden, und Daten, die an einem Ort in einem einzigen Format untergebracht sind, tragen dazu bei, den Bedarf an und die Kosten für mehrere Systeme und Hardware zu reduzieren.

Die Folgen einer mangelhaften Datenmigration wie ungenaue Daten und Redundanzen können erheblich sein. Manche Probleme müssen nachträglich aufwendig behoben werden. Vor allem aber sollte die Datenmigrationsstrategie sicher und compliant sein. Wenn man nicht die richtigen Maßnahmen für die Cybersicherheit und die Einhaltung von Vorschriften ergreift, kann dies zu einer Datenschutzverletzung oder zu Geldstrafen und Bußgeldern für die Nichteinhaltung von Vorschriften wie der DSGVO führen.

Die verschiedenen Arten der Datenmigration

Datenmigrationsprojekte können sich sehr stark unterscheiden. Betrachten wir die gängigsten Typen und ihre jeweiligen Auswirkungen.

• Speichermigration: Hierbei werden Daten von einem Speichergerät auf ein neues oder andersartiges Gerät übertragen. Dies kann entweder vor Ort oder in der Cloud erfolgen. Obwohl Speichermigrationen, oberflächlich betrachtet, die einfachste Art der Migration sind, kann man nicht einfach einen Copy/Paste-Ansatz für 5 TB an Daten wählen. Auch hier bedarf es eines soliden Plans, der präzise umgesetzt wird. Es gilt zudem zu beachten, wohin die Daten verlagert werden und wer Zugriff auf sie erhalten soll.

• Datenbankmigration: Bei diesen Projekten wird in der Regel eine Datenbank-Engine aktualisiert, und die gesamte installierte Datenbank wird mit den Dateien auf ein neues Gerät verschoben. Sie sind meist aufwändiger als Speichermigrationen, vor allem weil man es mit größeren Datenmengen zu tun hat, die möglicherweise auch anders formatiert sind. Zunächst muss eine Sicherungskopie der Datenbanken erstellt werden, bevor die Datenbanken von der Engine getrennt und die Dateien auf eine neue Engine migriert werden. Die Dateien können dann in der neuen Datenbank und am neuen Speicherort wiederhergestellt werden.

• Anwendungsmigration: Diese Art der Migration ist häufig eine Kombination aus Datenbank- und Speichermigrationen. Wird eine komplette Software-Anwendung von einem Ort zu einem anderen verschoben, müssen in der Regel Datenbanken, Ordner und Installationsdateien auf einen anderen Server verlagert werden. In manchen Fällen kann es ratsam und erforderlich sein, mit dem Anbieter der Anwendung zusammenarbeiten, um spezifische Schritte zu ergreifen, damit alles reibungslos abläuft und die Anwendung nach der Migration ordnungsgemäß funktioniert.

• Komplette oder schrittweise Migration: Während sich die genannten Arten der Datenmigration auf die eher technischen Aspekte der Migration beziehen, gibt es auch verschiedene strategische Ansätze für die Migration. Bei einem „Wholesale“-Ansatz wird die gesamte Migration auf einmal durchgeführt und innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen. Es ist jedoch auch möglich, schrittweise zu migrieren und die Daten in Phasen zu übertragen. Ersteres hat den Vorteil, dass alles „auf einen Schlag“ erledigt ist, während man bei einer schrittweisen Migration die Systeme während des Prozesses online lassen kann. Der Entscheidung für einen dieser Wege muss eine gründliche Bewertung der Geschäftsanforderungen und der Technologiestrategie zugrunde liegen.

Die häufigsten Fehler

Selbst mit einem umfassenden Datenmigrationsplan und einer entsprechenden Strategie muss man immer noch mit einigen Hürden und Herausforderungen rechnen, die bei den meisten Migrationsprojekten auftreten.

• Migration schlechter Verhaltensweisen: Oftmals werden nicht nur Daten, sondern ebenso unerwünschte Daten-, Geschäfts- oder IT-Praktiken migriert. Häufig übertragen die Projektmanager fehlerhafte Dateien oder Datenstrukturen, die bei der Migration für zusätzliche Probleme sorgen. Deshalb sollte man sicherstellen, dass man bei der Migration mangelhafte Prozesse oder beschädigte Dateien zurücklässt.

• Unzureichende Automation: Datenmigrationen erfordern viele dynamische Komponenten. Ein Mangel an Automation und entsprechenden Software-Lösungen kann hierbei den Prozess verlangsamen oder zu Fehlern führen. Fortschrittliche Tools sparen Zeit und reduzieren den Overhead, während gleichzeitig die Dateizugriffsberechtigungen beibehalten und aktualisiert werden.

• Fehlender Notfallplan: Einer der größten Fehler bei der Datenmigration ist das Fehlen eines Notfallplans für mögliche Pannen. Man sollte die Migration so planen und durchführen, als würde man Wertgegenstände von einem Ort zum anderen transportieren. Daten sind für jedes Unternehmen sehr wertvoll, daher müssen potenzielle Fehler- und Gefahrenquellen aufgezeigt und ein Notfallplan aufgestellt werden.

Fünf Tipps für eine erfolgreiche Datenmigration

Das Verschieben wichtiger Daten ist eine heikle Aufgabe und sollte auch als solche behandelt werden. Mit diesen fünf Tipps und bewährten Verfahren gelingt ein reibungsloser Ablauf des Migrationsprojekts.

• 1. Erstellen Sie einen Migrationsplan – und befolgen Sie ihn! Sie sollten über einen konkreten Plan verfügen, welche Daten wohin verschoben werden müssen und auf welchem Weg dies geschehen soll. Der Plan sollte zudem festlegen, wer Zugang zu diesen Daten erhält. In dem Plan sollten jeder einzelne Schritt und die daran beteiligten Personen aufgeführt werden. Berücksichtigen Sie auch die möglichen Ausfallzeiten Ihres Systems und mögliche technische oder Kompatibilitätsprobleme. Ebenso sind der Datenintegrität und -sicherheit in Ihrem Datenmigrationsplan ein hoher Stellenwert einzuräumen.

• 2. Verstehen Sie Ihre Daten vollständig. Analysieren Sie die Daten, die Sie migrieren wollen, genau. Suchen Sie insbesondere nach veralteten, überholten oder nicht mehr benötigten Daten. Das Aussortieren dieser Daten erleichtert nicht nur die Migration, sondern ermöglicht es Ihrem Team auch, nach der Migration mit einem sauberen Datensatz zu arbeiten. Überprüfen Sie auch, ob Sie über regulierte Daten verfügen, die aus Compliance-Gründen bestimmte Sicherheitskontrollen erfordern.

• 3. Setzen Sie Migrationsrichtlinien um. Es reicht nicht aus, nur einen Plan zu haben. Sie müssen unternehmensweite Richtlinien für die Datenmigration formulieren und über Mechanismen verfügen, um sie durchzusetzen. Ihre Policies sollten sicherstellen, dass die Daten an den richtigen Ort gelangen und dass sie nach der Migration ordnungsgemäß geschützt werden. Sie können Ihre Migrationsrichtlinien sogar automatisieren, um die Sicherheit zu erhöhen, und Regeln zur erneuten Freigabe von Daten während der Migration erstellen.

• 4. Testen und validieren Sie die migrierten Daten. Nach der erfolgreichen Migration müssen Sie sicherstellen, dass alle Daten dort sind, wo sie sein sollen, und ihre Integrität gewährleistet ist. Zum Testen und Validieren gehört auch die Erstellung einer automatischen Aufbewahrungsrichtlinie, um Datenverluste zu verhindern. Bereinigen Sie außerdem veraltete Daten und überprüfen Sie die Berechtigungen.

• 5. Auditieren und dokumentieren Sie die Prozesse. Eine vollständige Dokumentation ihres Projekts hilft Ihnen bei Compliance-Angelegenheiten. Je nach Branche verlangen die Aufsichtsbehörden einen Nachweis darüber, dass Sie mit sensiblen Daten wie Finanz- oder Gesundheitsdaten angemessen und verantwortungsvoll umgegangen sind. Durch die Prüfung des Prozesses können Sie nicht nur nachweisen, dass Sie alles richtig gemacht haben, sondern erkennen auch, was Sie bei der nächsten Migration verbessern können oder müssen.

Die Datenmigration ist wie der Umzug von Wertsachen von einem Haus in ein anderes. Man muss äußerst vorsichtig sein und darauf achten, dass die wertvollsten Besitztümer – in diesem Fall Daten – sicher dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Die Erstellung eines Datenmigrationsplans, die Implementierung der richtigen Technologie und die Suche nach erfahrenen Partnern sind allesamt Schlüsselelemente, die sicherstellen, dass das Projekt reibungslos verläuft und die Daten sicher in ihrem neuen Zuhause ankommen.

*Der Autor: Michael Scheffler, Country Manager DACH von Varonis Systems

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