M-Files 2018 bietet offene Konnektoren-Architektur

Ein intelligenter Metadata Layer erlaubt den Aufbau dezentraler Repositories

| Autor / Redakteur: Walter Schadhauser / Rainer Graefen

(Bild: M-Files)

Mit M-Files 2018 bringt Hersteller M-Files ein intelligentes ECM-Informationsmanagement auf den Markt, eine einheitliche Schnittstelle für quasi beliebige Dokumententypen. Der Anwender kann damit unabhängig vom Quellsystem unterschiedlichste Dokumente und Informationen auf seinem Rechner bearbeiten.

Eine weltweite Studie, die von Dimensional Research in Zusammenarbeit M-Files durchgeführt wurde, macht deutlich, wie sich die Zunahme von Informationssilos auf Organisationen auswirkt: Fast die Hälfte der Befragten (48 Prozent) gab an, dass ihr Unternehmen mit der Verwaltung von Informationssilos zu kämpfen habe, und 67 Prozent erklärten, dass die Suche nach den aktuellsten Versionen von Dokumenten oder Dateien in verschiedenen Systemen an verschiedenen Orten ihre Produktivität beeinträchtige.

Die Menge an Informationen, die Unternehmen verwalten müssen, explodiert, während Compliance-Anforderungen wachsen und die Notwendigkeit, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen, zunimmt. Klassische Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und andere traditionelle Ansätze zur Verwaltung von Informationen funktionieren nur noch mit viel Arbeitseinsatz.

Informationen sind entweder in einem wenig passenden One-Size-Fits-All-System gefangen oder verteilen sich chaotisch über mehrere getrennte Systeme. Unternehmen haben heute Probleme, Dokumente und andere Informationen in diesen Informationssilos effektiv zu verwalten. Und die Mitarbeiter können die Informationen nicht schnell genug finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.

M-Files 2018 soll nun für Abhilfe sorgen. Mit dem Intelligenten Metadata Layer hat Hersteller M-Files eine offene Architektur entwickelt, das für praktisch jedes externe System Konnektoren anbietet oder die rasche Programmierung erlaubt. Eine Liste der vorhandenen Konnektoren findet sich am Ende des Beitrags. M-Files selbst veröffentlicht in Kürze Schnittstellen für Google Drive und Microsoft Exchange. Die Notwendigkeit der Migration auf das unternehmensspezifische Repository entfällt damit.

M-Files 2018 vereinfacht Informationszugriff

Sobald ein Konnektor zu einem externen System installiert wurde, sind Informationen, die sich auf diesem System befinden, direkt über die M-Files Clients wie die Desktop-Anwendung, die Mobile App oder den Webzugriff verfügbar. Benutzer können suchen und navigieren, ohne Daten vorab zu migrieren oder andere Benutzer des verbundenen Systems zu beeinträchtigen.

Auch Informationen, die sich in externen Systemen befinden, können mit Metadaten angereichert werden, um sie für die Suche besser zugänglich zu machen oder den Kontext mit anderen Informationen herzustellen. Zum Beispiel können Dokumente in einem Netzwerkordner oder SharePoint nach Typ klassifiziert werden (z. B. Vertrag oder Angebot) und in Beziehung zu anderen wichtigen Geschäftsobjekten gestellt werden, wie z. B. einem Kunden in Salesforce oder einem Projekt oder einer Transaktion in einem ERP-System. Damit entsteht eine völlig neue und dynamische Kontextansicht der Informationen, während diese auch für Benutzer ohne M-Files vollständig zugänglich bleibt.

Zusätzlich sind mit Hilfe künstlicher Intelligenz automatisierte Klassifizierungs- und Metadatenvorschläge umsetzbar, indem Dokumente und andere unstrukturierte Inhalte mithilfe von Textanalyse, natürlicher Sprachverarbeitung (engl. Natural Language Processing, kurz NLP), natürlichem Sprachverständnis (engl. Natural Language Understanding, kurz NLU) und Bildanalyse untersucht werden. Damit ergibt sich schlussendlich ein personalisiertes Arbeitsumfeld, das einerseits den Bedürfnissen und Gewohnheiten des Mitarbeiters entspricht, das andererseits aber keine Änderungen

an der grundlegenden unternehmerischen Organisation der Informationen verursacht.

Bereits mit dem Produktlaunch von M-Files 2018 verfügbare Konnektoren sind:

  • Netzwerkordner
  • SharePoint Online
  • Salesforce
  • OpenText
  • Microsoft OneDrive
  • Box
  • Dropbox
  • Documentum
  • FileNet
  • OnBase
  • Laserfiche
  • iManage
  • DocuWare
  • Syncplicity

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