Externer Dienstleister oder eigene Ressourcen Kostenvergleich zwischen Online-Backups und lokalen Backups

Neue Online-Backup-Dienste beleben die Diskussion um die Vor- und Nachteile von lokaler und Online-Datensicherung. Als Dienstleistung bietet Online-Backup neben hohem Komfort vor allem die sichere Lagerung von Daten an einem anderen Ort. Brennt beispielsweise ein Büro mit dem Server und der lokal gelagerten Sicherung ab, wird man sich wünschen, Online-Backup genutzt zu haben. Dennoch spielt neben strategischen Überlegungen auch die Kostenfrage in der Evaluation eine zentrale Rolle.

Anbieter zum Thema

VMware Global Inc Zweigndl. Deutschland

Scality

Nexus Industrial Memory

NovaStor GmbH

Wer seine Daten online bei einem externen Dienstleister sichert, muss weder Sicherungsmedien noch Software anschaffen. Essenziell dagegen ist eine Internetverbindung, wobei für die täglichen inkrementellen Sicherungen und den Restore ausgewählter Dateien bereits eine Modemverbindung mit geringem Datendurchsatz ausreicht.

Kunden eines Online-Backup-Dienstleisters hinterlegen ihre Sicherungskopien an einem anderen Standort in einem professionellen Rechenzentrum. Da dieses von den führenden Anbietern in Deutschland gespiegelt wird, bietet Online-Backup ein für lokale Sicherungen unerreichbares Niveau an Komfort und Sicherheit.

Die gesicherten Daten sind weiterhin an einer Web-basierenden Schnittstelle an jedem (vernetzten) Ort der Welt verfügbar. Dadurch bietet Online-Backup eine von lokalen Sicherungen unerreichte Datenverfügbarkeit. Nur wenn große Datenmengen schnell wiederhergestellt werden müssen, kann der Transport der Sicherungskopie auf einem Medium länger dauern als der Zugriff auf die lokale Sicherung.

Mit den Datensicherungen geben die Kunden eines Online-Backup-Dienstes auch die Verantwortung für die Lesbarkeit der Medien und die Wartung der Speicherinfrastruktur an den Anbieter ihres Vertrauens ab. Insbesondere, wenn IT-fremde Unternehmer wie Rechtsanwälte oder IT-fremde Fachkräfte wie Arzthelferinnen die Datensicherung verantworten, bietet sich die Auslagerung an einen Dienstleister an.

Kein Angebot gleicht dem anderen

Auf Angebotsseite sind die Geschäftsmodelle (fast) so vielfältig wie die Anbieter. Zunächst sind Online-Storage und Online-Backup-Anbieter zu unterscheiden. Eine Online-Datensicherung sollte eine nutzerfreundliche Anwenderoberfläche für die Automation von Datensicherung und den gezielten Restore bestimmter Daten bieten. Verschlüsselung, Komprimierung und Technik zur Reduktion der Backup-Datenmenge sollten ebenfalls geboten werden.

Im Gegensatz dazu steht eine Vielzahl von Angeboten mit unterschiedlichen Schwerpunkten, die als kleinsten gemeinsamen Nenner Online-Speicherplatz bereitstellen. Manche dieser Angebote sind darauf ausgelegt, den Online-Speicherplatz als virtuelles Laufwerk zu nutzen, andere bieten eine Arbeitsoberfläche, die dem File Sharing oder dem kollaborativen Arbeiten dienen soll.

Neben dem gezielten Funktionsumfang ist die lokale Nähe des Anbieters in Extremfällen unbezahlbar – wenn etwa Probleme schnelle Lösungen erfordern oder sehr große Datenmengen nicht per Internet, sondern auf einem Speichermedium bereitgestellt werden sollen.

Führende (lokale) Anbieter arbeiten mit Preismodellen, die sich nach der Menge der zu sichernden Daten richten. Doch in welchen Stufen sich die Preissprünge vollziehen, variiert stark. Auch berechnen die meisten Anbieter über das Datenvolumen hinaus noch einmalige Einrichtungsgebühren oder Zusatzkosten wie etwa Gebühren für den Datentransfer.

Ebenso unterscheiden sich die Angebote mit Blick auf Zusatzleistungen wie Support und Optionen wie Berichte oder die Aufbewahrungsdauer. Eine detaillierte Evaluation des Umfangs wie der Kostenstruktur liegt daher nahe, ehe man sich für einen Anbieter entscheidet.

Und schließlich zählt doch der Preis

Wie vielfältig die Merkmale von Online-Backup auch sind, bei der Evaluation zählt immer auch der Preis. Um das komplexe Thema auf die Preisfrage reduzieren zu können, beschränken wir uns im folgenden Preisvergleich auf einen lokalen Anbieter von Online-Datensicherheit, der nach Datenmengen abrechnet und vergleichen in drei fiktiven Szenarien die Kosten von lokaler und Online-Sicherung.

Preisfaktoren

Wer Daten sichern möchte, muss hierfür eine geeignete Infrastruktur aufsetzen und pflegen. Kosten entstehen dabei durch folgende Posten:

• Speicher-Hardware, z. B. Bandlaufwerke, Festplatten und USB-Sticks,
• Speichermedien, etwa Magnetbänder, CDs und DVDs,
• Software zur Datensicherung und
• Personalkosten für Installation, Betrieb und Wartung.

Die folgend genannten Preise beziehen sich auf das untere bis mittlere Preisniveau unterschiedlicher Online-Bezugsquellen.

Backup-Hardware rangiert zwischen 120 und 850 Euro

Speicherhardware und Speichermedium variieren mit Blick auf die eingesetzte Technik. Ein USB-Stick mit 16 Gigabyte Speicherkapazität wäre beispielsweise ab 120 Euro zu haben. Eine der beliebtesten Lösungen, die Disk-2-Disk-Sicherung, erfordert eine externe Festplatte, die bei einer Kapazität von 500 Gigabyte rund 200, bei einer Kapazität von 120 Gigabyte immerhin noch rund 100 Euro kostet.

Setzt man jedoch auf Magnetbänder, liegt die Anfangsinvestition in Hardware bei 850 Euro für Laufwerk und Adapter zuzüglich 30 Euro pro Magnetband mit 100 Gigabyte. Die zu sichernde Datenmenge und die Aufbewahrungsdauer der Sicherungen definieren die Zahl der erforderlichen Medien. In jedem Fall erfordern es die beschränkte Lesbarkeit der Medien und die Lagerungsbedingungen in einem Büro, die Medien regelmäßig zu erneuern. Die gesamte Speicherinfrastruktur wäre alle drei Jahre zu ersetzen, teilweise früher.

Backup-Software schont Budget, Zeit und Nerven

Eine Backup-Software ist erforderlich, um die Datensicherungen zu automatisieren und den personellen Aufwand zu senken. Hier schwanken die Kosten je nach Typ der zu sichernden Daten. Die Sicherung eines Arbeitsplatzes mit Daten aus Microsoft-Office-Anwendungen, Bildern, Filmen und Musik lässt sich schon ab 50 Euro professionell automatisieren. Im folgenden Beispiel gehen wir jedoch davon aus, dass auch E-Mails und mindestens eine Datenbankanwendung gesichert werden sollen. Inklusive der Updates im ersten Jahr belaufen sich die Kosten für die Anschaffung einer Komplettlösung bei diesem Szenario auf 420 Euro.

Personalkosten

Der Aufwand für die Administration einer Backup-Infrastruktur lässt sich nur schwer einschätzen. In Großunternehmen administrieren häufig ein oder mehrere Mitarbeiter die gesamte Sicherungsinfrastruktur. Die Spiegelung der Backup-Daten an einen zweiten Standort ist in vielen Fällen Teil des Sicherungskonzeptes. Ein Online-Backup-Angebot würde hier unter wirtschaftlichen und funktionalen Aspekten vornehmlich als Ergänzung – beispielsweise zum Schutz mobiler Endgeräte außerhalb des Netzwerkes – Sinn ergeben.

Doch auch in kleinen Unternehmen, wie Arztpraxen oder Anwaltskanzleien, mit vergleichsweise geringen Datenmengen von 30 oder 200 Gigabyte, erfordert die Sicherungsinfrastruktur eine gewisse Pflege. Für Erfolgskontrollen und den Transport des Sicherungsmediums an einen anderen Standort, beispielsweise in den Unternehmenstresor, setzen wir täglich zehn Minuten und monatlich vier Stunden zu einem Stundenlohn von 25 Euro an.

Kosten für den Online-Backup-Dienst

Als Vergleichswert ziehen wir die Preisliste von Arvato Online Backup heran. Ab einer monatlichen Gesamtmenge von 25 Gigabyte fallen ab dem dritten Gigabyte Kosten in Höhe von 2,60 Euro pro Gigabyte Daten an. Ab dem dritten Gigabyte fallen bei einer Gesamtmenge von monatlich 100 Gigabyte zwei Euro pro Gigabyte, ab 250 Gigabyte monatlich 1,60 Euro pro Gigabyte an.

Die Backup-Daten werden laut Anbieter in einem zertifizierten Rechenzentrum gespeichert, das zusätzlich an einen zweiten Standort gespiegelt wird. Für Neukunden sind grundsätzliche Empfehlungen für Backup-Strategien und die Betreuung beim Einrichten des Dienstes kostenfrei.

Bei geringen Datenmengen spart Online-Backup Zeit und Geld

Keine Datensicherung funktioniert ohne Pflege und Kontrolle. Zwar muss auch eine Online-Sicherung vom Kunden selbst eingerichtet und automatisiert werden, doch die Kontrolle der Lesbarkeit von Sicherungen und Handhabung der Medien erfordert einen täglichen Aufwand, den wir mit zehn Minuten angesetzt haben.

Sollen 30 Gigabyte gesichert werden, fallen zunächst 100 Euro für eine externe Festplatte und 420 Euro für die Backup-Software an. Monatlich werden etwa vier Arbeitsstunden und damit insgesamt 100 Euro für Personalkosten aufgewendet.

Im Gegensatz dazu stehen bei dem Online-Backup-Dienst Einrichtungskosten von 49 Euro, eine monatliche Grundgebühr von 15,90 Euro und ab dem dritten Gigabyte weitere 2,60 Euro pro Gigabyte. Die monatlichen Kosten beliefen sich in diesem Fall auf 88,70 Euro für die Sicherung von 30 Gigabyte.

Der Anfangsinvestition von 520 Euro für die lokale Sicherung stehen rund 50 Euro Einrichtungsgebühr für den Online-Backup-Dienst entgegen. Dem monatlichen, auf einen Wert von 100 Euro geschätzten Pflegeaufwand stehen Online-Backup-Gebühren von 88,70 gegenüber.

Aufgrund der anfallenden Personalkosten würde der Online-Sicherungsdienst nach einer weit geringeren Anfangsinvestition monatlich rund zehn Euro weniger kosten als die lokale Sicherung.

Lokale Festplattensicherung von 30 Gigabyte

Die Kosten für eine Vollsicherung und tägliche inkrementelle Sicherung eines zentralen Servers mit 30 Gigabyte Datenvolumen setzen sich wie folgt zusammen:

Einmalige Einrichtungskosten 520 Euro (auf 36 Monate gerechnet 14,45 Euro pro Monat) plus monatliche Pflegekosten 100 Euro. Ergibt monatlich insgesamt 114,45 Euro.

Online-Sicherung von 30 Gigabyte

Ein zentraler Server mit 30 Gigabyte Datenvolumen wird täglich online gesichert. Die Kosten hierfür setzen sich wie folgt zusammen:

Einmalige Einrichtungskosten 49 Euro, unabhängig von der Laufzeit. Auf 36 Monate gesehen käme man auf monatlich 1,36 Euro. Ergibt monatlich gesamt 88,70 Euro zuzüglich 1,36 Euro Einrichtungsgebühr

Bei größeren Datenmengen spart die lokale Sicherung Geld

Für die Sicherung eines Servers mit 200 Gigabyte wäre eine externe Festplatte für rund 200 Euro und einer Kapazität von 500 Gigabyte anzuschaffen. Der tägliche Personalaufwand unterscheidet sich nicht maßgeblich von dem Aufwand, der für die Sicherung von 30 Gigabyte erforderlich ist.

Große Datenmengen, wie die hier genannten 200 Gigabyte, sind im Online-Backup ungewöhnlich aber durchaus praktikabel. Eine anfängliche Vollsicherung könnte auf einem Speichermedium an den Online-Backup-Dienst gesandt werden. Ebenso würde man für die Wiederherstellung eines gesamten Systems ein Transport-Medium nutzen.

Aufgrund des hohen Datenvolumens verzichtet der Online-Backup-Dienst auf die Einrichtungsgebühr und senkt den monatlichen Einzelpreis pro Gigabyte. Dennoch fallen für die höhere Datensicherheit monatlich rund 300 Euro mehr an als die lokale Sicherung derselben Daten kosten würde.

Preisbeispiel lokale Festplattensicherung 200 Gigabyte

Vollsicherung und tägliche inkrementelle Sicherung eines zentralen Servers: Einmalige Einrichtungskosten 620 Euro, auf 36 Monate gerechnet 17,22 Euro pro Monat. Monatliche Pflegekosten 100 Euro – ergibt monatlich gesamt 117,22 Euro

Online-Sicherung von 200 Gigabyte

Für 200 Gigabyte liegen die Kosten ab dem dritten Gigabyte bei zwei Euro im Monat. Monatliche Gesamtkosten: 411,90 Euro

Bandsicherung bietet Vorteile

Da externe Festplatten sich nur schwer transportieren lassen und häufig mit dem Standort des zu sichernden Rechners übereinstimmen, würde die Sicherung beispielsweise im Falle eines Brandes nicht ihren Zweck erfüllen. Setzt ein Unternehmen dagegen auf Magnetbänder als Sicherungsmedium, bieten diese den Vorteil, dass man das Band ohne großen Aufwand an einem anderen Standort lagern kann. Zwar erreicht diese Möglichkeit der externen Lagerung keineswegs die Datensicherheit eines gespiegelten Rechenzentrums, jedoch einen höheren Schutz vor lokalen Unglücken wie Bränden oder Überschwemmungen.

Der Nachteil gegenüber der Festplattensicherung liegt in den höheren Kosten, der begrenzten Lesbarkeit und hohen Empfindlichkeit der Medien. Übersteigt die Lagertemperatur beispielsweise 30 Grad Celsius, so ist die Lesbarkeit bereits stark gefährdet. Die Infrastruktur erfordert zudem einen höheren personellen Pflegeaufwand, der im folgenden Beispiel mit sechs Stunden im Monat angesetzt wird.

Die Einrichtungskosten für die Backup-Infrastruktur setzen sich zusammen aus 850 Euro für Hardware zuzüglich 60 Euro für die ersten zwei Magnetbänder mit einer Kapazität von je 200 Gigabyte und 420 Euro für Software. Geht man davon aus, dass die Infrastruktur alle drei Jahre und die Medien alle sechs Monate erneuert werden, fallen monatlich rund 35 Euro zuzüglich der geschätzten Personalkosten in Höhe von 150 Euro im Monat an.

Diesem Mittelwert von monatlich 185 Euro für die lokale Band-Sicherung stehen Kosten in Höhe von 411,90 Euro für die Online-Datensicherung gegenüber. 216,63 Euro spart also die Bandsicherung monatlich gegenüber der Online-Sicherung.

Bandsicherung von 200 Gigabyte

Kostenaufstellung für die Bandsicherung von 200 Gigabyte mit täglicher inkrementeller Folgesicherung: Einrichtungskosten 1.270 Euro, auf drei Jahre umgerechnet 35,27 Euro im Monat. Laufende Kosten halbjährlich 60 Euro für zwei neue Medien, also zehn Euro pro Monat. Hinzu kommen monatliche Pflegekosten in Höhe von 150 Euro. Ergibt eine monatlich Gesamtsumme von 195,27 Euro.

Für 200 Gigabyte liegen die Kosten ab dem dritten Gigabyte bei zwei Euro im Monat, die Einrichtungskosten entfallen. Ergibt monatlich gesamt 411,90 Euro.

Online-Backup rechnet sich für Einzelplatzsicherungen

Arvato Online Backup, auf deren Angebot hier mehrfach Bezug genommen wurde, würde den obigen Vergleichsrechnungen entgegenhalten, dass hier Äpfel mit Birnen verglichen wurden. Wie eingangs bereits angemerkt, erlaubt Online-Backup Anwendern, Daten an einem anderen Standort unter höheren Sicherheitsstandards zu lagern und an jedem vernetzten Standort wiederherzustellen.

Zudem sehen sowohl Arvato Online Backup als auch ein führender Anbieter von Online-Backup-Software, Novastor, die Datensicherung per Internet weniger als Ersatz, sondern vielmehr als Ergänzung lokaler Sicherungen. Geringe Datenmengen und Daten, die unterwegs auf mobilen Endgeräten erstellt werden, lassen sich per Online-Backup schnell, komfortabel und – wie am Beispiel geringer Datenmengen bis 30 Gigabyte gezeigt wurde – auch sehr kostengünstig sichern.

So zeigt sich die funktionale und finanzielle Stärke des Online-Backups deutlich, wenn anstatt eines Servers mehrere Laptops oder Einzelplätze, die nicht zentral vernetzt sind, gesichert werden sollen.

Werden beispielsweise acht einzelne Rechner mit je rund 25 Gigabyte online gesichert, fallen bei dem Online-Backup-Dienst Gesamtkosten in Höhe von 411,90 Euro an. Sichert man jeden dieser Rechner lokal einzeln, fallen pro Rechner in etwa die oben für 30 Gigabyte errechneten Kosten von monatlich 114,45 Euro an, insgesamt also monatlich 915,60 Euro.

Lokale Sicherung von 200 Gigabyte auf acht Arbeitsplätzen

Die Einrichtungskosten pro Rechner liegen bei einmalig 520 Euro, auf 36 Monate gerechnet sind das 14,45 Euro pro Monat. Hinzu kommen monatliche Pflegekosten pro Rechner in Höhe von 100 Euro. Ergibt eine monatliche Gesamtsumme von 915,60 Euro (achtmal 114,45 Euro)

Online Sicherung von 200 Gigabyte von acht Arbeitsplätzen

Für 200 Gigabyte liegen die Kosten ab dem dritten Gigabyte bei zwei Euro im Monat; die Einrichtungskosten entfallen. Ergibt monatlich insgesamt 411,90 Euro

Datenmenge und Einsatzgebiet entscheiden über Kosten

Im Bereich geringer und verteilter Datenmengen lohnt sich die Nutzung eines Online-Backup-Dienstes wie Arvato Online Backup unter finanziellen und funktionalen Gesichtspunkten. Bevor Unternehmer sich auf lokale oder Online-Sicherungen festlegen, empfehlen sich daher eine Evaluation der Anforderungen und ein Kostenvergleich.

Kostenfaktor Online-Verbindung

Zu den genannten Kosten können für die Online-Sicherung von Daten noch Kosten für die Online-Verbindung und -Übertragung hinzukommen. Da diese jedoch sehr stark variieren, lassen sich keine pauschalen Beträge ansetzen. An dieser Stelle seien jedoch die zentralen Faktoren genannt, welche die Höhe des Postens und teilweise auch die Backup-Geschwindigkeit beeinflussen.

• Die Art der Verbindung: Unternehmen setzen häufig eine DSL-Flatrate mit symmetrischer Download- und Upload-Rate ein. Die monatlichen Gebühren variieren je nach Anbieter und Vertragstyp. Schöpft ein Unternehmen die Obergrenze des vorgegebenen Übertragungsvolumens auch ohne Online-Backup voll aus, fallen zusätzliche Gebühren an. Für eine individuelle Berechnung ist also neben der DSL-Verbindung auch die Menge der Backup-Daten relevant.
• Die Menge der Daten: Die Höhe des Backup-Volumens nach der initialen Vollsicherung lässt sich ebenfalls nicht pauschalisieren. Da nur die Änderungen an den Dateien und nicht die komplette, geänderte Datei übertragen wird, gibt zunächst die Menge der geänderten Bits die Datenmenge vor. Da die Daten jedoch für die Übertragung noch komprimiert werden, ergibt sich die tatsächliche zu übertragende Datenmenge erst nach der Komprimierung. Dabei lassen sich Reduktionen in größerem Maße bei bisher nicht komprimierten Daten erzielen.

Datenbanken online sichern

Um den Bedürfnissen von Geschäftskunden zu entsprechen, muss Online-Backup auch E-Mails und SQL-Anwendungen, wie Buchhaltungssysteme oder Kundendatenbanken, sichern. Professionelle Online-Backup-Software wie Novanet-Web von Novastor bietet Plug-ins, um Microsoft Exchange und SQL-Datenbanken im laufenden Betrieb sichern. Die Fastbit-Technik ermöglicht auch hierbei die Reduktion der Sicherung auf die Änderungen seit der letzten vorherigen Sicherung. Um Fastbit zu nutzen, dürfen PST-Dateien vor der Sicherung jedoch weder komprimiert noch verschlüsselt werden. Die Sicherung von Microsoft Exchange oder SQL gehört bei Arvato Online Backup zum Standard. Hierfür fallen keine Zusatzkosten an.

Wolfgang Rudloff ist Senior Product Manager bei Novastor

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