Collaboration- und Workflow-Techniken Teil 1

Microsoft Office SharePoint Server 2007 – eine Einführung

25.01.2008 | Autor / Redakteur: Frank Castro Lieberwirth / Nico Litzel

Mit SharePoint-Techniken können verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten. Das steigert die Effizienz und senkt Betriebskosten.
Mit SharePoint-Techniken können verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten. Das steigert die Effizienz und senkt Betriebskosten.

Microsoft hat die Produkteinführung von Microsoft Windows Server 2008 zum 19. Februar zur „ready.for.take.off“-Veranstaltung in Frankfurt angekündigt. Zeitgleich findet auch die „Deutsche SharePoint Konferenz 2008” statt. Aus diesem Anlass hat Storage-Insider.de die Features des aktuellen Produkts aufgegriffen. Der Artikel unterscheidet die unterschiedlichen SharePoint-Produkte und zeigt, wie sich mit SharePoint Firmenprozesse optimieren lassen.

Microsoft sieht seine SharePoint-Produkte als Plattformen für die Zusammenarbeit (Collaboration). Seit Erscheinen des ersten Produkts 2001 sind Produktumfang und -stabilität laufend verbessert worden. Alle SharePoint-Versionen haben eines gemeinsam: Die Integration verschiedener Office-Produkte auf einer Website. Der Anwender benutzt anstelle des normalen Explorers (Dateimanager) den Internet Explorer, um auf seine Ressourcen (Dokumente, Tabellen, etc.) zuzugreifen. Des Weiteren sollte SharePoint öffentliche Exchange-Ordner ersetzen, denn diese sollten ursprünglich nicht mehr vom Exchange Server 2007 unterstützt werden.

Die verschiedenen SharePoint-Versionen und deren Zusammenhang sind leider nur für Experten nachvollziehbar, denn Microsoft hat ab 2003 hinsichtlich des Produkt-Brandings für Verwirrung gesorgt (siehe Abbildung 1). Produktumbenennungen und neue Akronyme verstärken diesen Effekt. Derzeit sind folgende SharePoint-Editionen verfügbar:

  • Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0)
  • Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 Standard
  • Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 Enterprise

Die Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) sind derzeit über die Microsoft-Homepage frei erhältlich und gelten als eine Komponente von Windows Server 2003. WSS 3.0 basiert auf ASP.NET 2.0 und benötigt das .NET Framework 3.0. Die WSS 3.0 sind die Weiterentwicklung von WSS 2.0, die zum Produktumfang von Windows Server 2003 R2 gehören.

WSS ist als Basis für alle Office SharePoint Server (MOSS) zu verstehen. Technisch gesehen sind die MOSS-Editionen eine Zusatzinstallation auf die WSS-Dienste. Warum hat Microsoft diese Abstufung gemacht? Offensichtlich wollte man – unter einer normalen Windows-Server-Lizenz – für kleine Arbeitsgruppen eine kostengünstige Möglichkeit zur webbasierenden Teamarbeit anbieten. Daher wird zur Datenspeicherung der kostenfreie SQL-Server 2005-Express mitgeliefert, der allerdings in seiner Light-Version nur vier Gigabyte Datenbankspeicher zulässt.

Wachsen die Bedürfnisse oder die Datenbank, müssen Anwender auf den MOSS umsteigen. Das Upgrade wird dann allerdings recht aufwendig, da neben der Technik noch hohe Lizenzgebühren anfallen. Alternativ lässt sich auch nur SQL-Server-Express gegen eine Vollversion austauschen, was allerdings etwas umständlich ist.

WSS-Features

Die Windows SharePoint Services 3.0 verwenden den Microsoft Internet Information Server (IIS 6.0) mit den .NET-3.0-Erweiterungen. Bei der Installation werden auf der Standard-Website virtuelle Verzeichnisse angelegt, die Team-Sites und Collaboration-Features enthalten. Wenn in diesem Zusammenhang Microsoft von „Site“ spricht, dann ist damit kein Bereich oder eine Website gemeint, sondern eine Sammlung von Webseiten mit sogenannten Webparts. Entsprechend gibt es dann auch eine Sammlung, die „Site Collection“. Webparts sind kleine erweiterbare Programmelemente, die auf einer Webseite aktiv werden können.

Wie bereits schon angedeutet, eignet sich WSS sehr gut für die Zusammenarbeit, die Collaboration. WSS ermöglicht ein eingeschränktes Dokumentenmanagement und enthält Diskussionsforen, Kalender, E-Mail, Projekt-Management und eine Outlook-Synchronisation. Das derzeit aktuelle WSS 3.0 fällt besonders gegenüber seinem Vorgänger durch Suchfunktionen und den integrierten Papierkorb auf. Auch ein Ansteuern von Sites über mehrere URLs ist möglich. Das ist allerdings umständlich.

MOSS aus Administratorsicht

MOSS 2007 benötigt, um optimal ausgenutzt zu werden, einen Microsoft-SQL-Server Standard oder Enterprise. Die SQL-Enterprise-Edition beherrscht Fehlerredundanz. MOSS-Dienste und SQL-Server lassen sich auf beliebig viele Server verteilen, was für Redundanz und Lastenverteilung sorgt. Andere Datenbanken, wie Oracle oder MySQL, werden vom MOSS leider nicht unterstützt.

Bei einer MOSS-Standard-Edition ist das Website-Management wesentlich komfortabler als beim WSS. Der MOSS-Administrator hat einen Überblick über sein Internet, Extranet und sein öffentliches Internet-Portal. Die Administration ist weitgehend Web-basierend und somit standortunabhängig. Erweiterungen des Systems, also Programmierung von Webparts oder Aufstocken der Leistungsfähigkeit, sind im laufenden Betrieb jederzeit möglich. Es lohnt sich weiterhin, Inhalte öffentlicher Exchange-Ordner in MOSS zu integrieren, um die Performance, Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit gegenüber der Exchange-Lösung zu erhöhen.

MOSS aus Entscheidersicht

MOSS-Standard und Enterprise unterscheiden sich – abgesehen vom Anschaffungspreis – vom Leistungsumfang und nicht von der Skalierbarkeit. Die vielen Features detailliert vorzustellen, würde den Rahmen eines Artikels sprengen, daher werden wir uns auf ein Beispiel beschränken und die Arbeitsweise von SharePoint im Folgenden erläutern.

Über Office Word 2007 speichert ein Autor sein Dokument direkt auf die Web-Oberfläche seines Browsers gibt es zur weiteren Bearbeitung frei. In der nächsten Phase öffnet es ein Lektor zur Korrektur. Damit das Dokument nicht versehentlich von einer zweiten Person bearbeitet wird, ist es während der Bearbeitungsphase ausgecheckt. Das Dokument kann auch dann für andere gesperrt bleiben, wenn der Lektor das Dokument wieder schließt. Sobald der Lektor mit seiner Arbeit fertig ist, checkt er das Dokument wieder ein, sodass es von anderen Mitarbeitern wieder weiter bearbeitet werden kann.

Nun werden IT- Entscheider sagen: „Gibt es alles schon!“ Sie haben durchaus Recht, aber mit MOSS arbeiten Anwender mit Vorlagen, die den Workflow vereinfachen und dadurch beschleunigen. Wenn Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument suchen, so lässt es sich mithilfe der Suchfunktion schnell finden. So verkürzen sich die Bearbeitungszeiten, und auf Formularen basierende Arbeitsabläufe werden standardisiert (siehe Abbildung 2). Das ist auch hinsichtlich einer Zertifizierung nach ISO oder ITIL erforderlich.

Zusammenfassend ausgedrückt lassen sich Betriebskosten senken und die Effizienz eines Unternehmens steigern, wenn die Möglichkeiten des Systems konsequent ausgeschöpft werden. Teams können über gemeinsame Portale effizient auf Ihre Daten zugreifen. Der Datenschutz wird hierbei beachtet. Über Excel-Dienste können Teamdaten laufend aktualisiert zur Verfügung gestellt werden (MOSS 2007 Enterprise-Edition).

  • Formulare für Betriebsabläufe können integriert werden (siehe Abbildung 2).
  • Jeder Benutzer erhält optional seine Homepage mit seinen Outlook-Mails, Kontakten, Kalendern und Aufgaben.
  • Mitarbeiter publizieren Informationen – wie auf einem „schwarzen Brett“ – über Blog und Wiki-Funktionen. Öffentliche Exchange-Ordner können wegfallen.
  • Anwender verbringen weniger Zeit bei der Dokumentensuche.
  • Reduzierte Verwaltungskosten werden durch das Web-Interface erreicht.
  • Das Server-System ist skalierbar und durch XML-Webparts erweiterbar.

Fazit

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 erfolgt die Integration von Office-2007-Dokumenten in einer gemeinsamen Web-Oberfläche, die eine Optimierung der Arbeitsabläufe zum Ziel hat. Die Zusammenarbeit (Collaboration) verschiedenster Teamgruppen kann verschlüsselt über das Intranet oder Internet erfolgen. Formulare und programmierbare Webseiten helfen, den Workflow effizient zu gestalten. Wermutstropfen bei den vielen Features ist derzeit der recht hohe Preis für die MOSS-Edition, SQL-Server und Hardware, der sich nur dann wirtschaftlich rechtfertigen lässt, wenn viele Teilnehmer die Möglichkeiten des Produkts konsequent ausnutzen.

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