Collaboration- und Workflow-Techniken Teil 2

Microsoft Office SharePoint Server 2007 und Datei-Server im Vergleich

06.02.2008 | Autor / Redakteur: Frank Castro Lieberwirth / Nico Litzel

Der SharePoint Server 2007: Muss der alte Datenserver nun ausgemustert werden?
Der SharePoint Server 2007: Muss der alte Datenserver nun ausgemustert werden?

In der Microsoft-Werbung und in diversen Publikationen wird der SharePoint Server oft als Ersatz für eine Dateifreigabe empfohlen. So stellt sich für den IT-Strategen die berechtigte Frage, ob seine Datei-Server nun überholt sind, und ob er diese durch SharePoint-Techniken ersetzen soll. Storage-Insider.de will diese Frage beantworten und vergleicht daher beide Systeme aus Sicht von Benutzern und Administratoren.

In der Praxis zeigt sich, dass Endanwender oft lange Einarbeitungszeiten brauchen, um mit dem Windows Explorer und seinen Suchfunktionen effizient arbeiten zu können. Zwar lassen sich Verzeichnisse und Dateien entsprechend des Verwendungszwecks benennen, doch sie in einer Baumstruktur wiederzufinden gestaltet sich sehr mühselig. Administratoren erleichtern daher den Netzwerkzugriff zu den Ressourcen, indem sie ihren Anwendern Anmeldeskripte zur Verfügung stellen. Die Datei ist dann zum Beispiel unter X: oder Y: zu finden.

Aus Sicht eines Netzwerkadministrators haben Windows- oder MacOS-Produkte die schlechte Eigenschaft, persönliche Dateien immer in den lokalen Benutzerordner zu schreiben. Bei einer Windows-Domänenrichtlinie kann allerdings der lokale Benutzerordner auf einen Server umgeleitet werden. Lokale Benutzerordner fördern allerdings nicht die Teamarbeit.

Möchte ein Anwender ein Dokument weitergeben, kann er zum Telefon greifen oder per Mail den Link zur Datei übermitteln, da dem Anwender in der Regel die Privilegien zur Dateifreigabe fehlen. Mit der Weitergabe von UNC-Links der Art \\Servername\Freigabe\Team1\Projekt xy\Docs\Archiv\TeamDatei.doc dürften die meisten Benutzer schon überfordert sein. Daher wird am häufigsten eine Zusammenarbeit per Mail praktiziert, indem die vollständige Datei übertragen wird. Das überlastet allerdings sehr schnell kleine Postfächer. Bevor ein Administrator alle Daten auf einen SharePoint Server migriert, sollte er folgende Aspekte berücksichtigen.

Datei-Server richtig verwenden

Um die Eingangsfrage gleich zu beantworten: Der Datei-Server ist nicht ganz überholt und sollte weiter verwendet werden. Datenserver laufen derzeit mit dem NTFS-Dateisystem (New Technologie File System) in einer Active-Directory-Domäne. Die Kombination beider Techniken ermöglicht eine differenzierte Benutzerverwaltung (Datenträgerkontingente, Überwachung, effektive Berechtigungen) über NTFS- und Freigabeberechtigungen.

Zur Datenspeicherung können Distributed File Systems (DFS) verwendet werden. DFS ist eine virtuelle Ansicht freigegebener Ordner, die auch auf verschiedenen Datei-Servern liegen können. DFS bietet weiterhin ein Load-Sharing und eine Fehlertoleranz (weitere Informationen siehe Microsoft TechNet, Link unten). Um unbeabsichtigtes Löschen von Daten zu verhindern, kann ein Administrator kontinuierliche Snapshots des logischen Laufwerks (Volume Shadow Copy) einrichten. Das ersetzt zwar nicht das Backup, hilft aber, Daten in kürzester Zeit wiederherzustellen.

Damit Informationen schneller wiedergefunden werden, müssen Anwender lernen, Informationen in vordefinierten Verzeichnissen abzulegen. Für jede Datei muss es eine Namenskonvention geben. Administratoren sollten Verzeichnisse so vorbereiten, dass beispielsweise nur Abteilungsleiter und Vertreter neue Unterverzeichnisse erstellen dürfen. Eine Indizierung von Office-Dokumenten bewirkt, dass Anwender mit dem optional erhältlichen „Windows Desktop“ Dokumente effizienter finden (siehe Abbildung 1).

Microsoft Exchange Server zum Veröffentlichen

Exchange Server bietet die Möglichkeit, über öffentliche Ordner Informationen unter Berücksichtigung der Zugriffsberechtigungen zu publizieren. Praktisch ist, dass neben Office-Dokumenten auch E-Mails, PDF-Dateien und andere Dateien verwendet werden können. Die Arbeit mit öffentlichen Ordnern funktioniert sehr gut, hat allerdings den Nachteil, dass die Speicherdatenbank von Exchange dem heutigen Datenvolumen nicht mehr gerecht wird. Backup- oder Restore-Zeiten sind bei großen Datenmengen sehr hoch und können viele Stunden umfassen. Microsoft hatte daher bereits schon geplant, öffentliche Ordner in Exchange Server 2007 nicht mehr zu unterstützen, hat dann aber den vielen Kundenwünschen entsprochen und ist von diesem Vorhaben wieder abgekehrt.

Der SharePoint-Server-Speicher ist der SQL-Server

Office SharePoint Server 2007 verwendet eine SQL-Server-Datenbank zur Datenspeicherung. Ausgehend vom derzeit etablierten SQL Server 2005 bietet sich dem Administrator eine skalierbare und relationale Datenbank an. SQL Server 2005 Enterprise kann gespiegelt oder auf Cluster-Systemen eingerichtet werden. Administratoren können Datenbankgrößen durch Aufteilung den Bedürfnissen anpassen und verhindern so ein unkontrolliertes Datenwachstum. Auch Backup- und Restore-Zeiten können so relativ kurz gehalten werden.

SharePoint Server als Datenablage

Aus Sicht eines Anwenders erfolgt die Datenbearbeitung direkt über die Office-Produkte (siehe Abbildung 2) oder über einen Webbrowser. Als Webbrowser eignen sich der Windows Internet Explorer 6 oder 7 und, wenn auch etwas eingeschränkt, Mozilla Firefox 2.0. Der Anwender wählt die gewünschte Webseite aus oder lässt sich über eine Suchfunktion zur Ressource steuern. Über eine spezielle – nicht in Active Directory integrierte – Rechtevergabe vergibt der SharePoint-Administrator Berechtigungen (etwa Lesen, Entwerfen, Web-Design, usw.) auf die Datei oder Webseite.

Mögliche Datentypen sind neben normalen Dateien auch E-Mails, Kalender oder andere dynamische Inhalte. Anwender entfernen Dateien über den Papierkorb, der beispielsweise nach 30 Tagen automatisch von SharePoint geleert wird. Im Hintergrund arbeitet ein zweistufiger Papierkorb, der – je nach Zeit und Quote – Dateien automatisch löscht. Die Wiederherstellung von „komplett gelöschten“ Dateien ist allerdings derzeit mit Microsoft-Bordmitteln etwas kniffelig und wird einem Administrator nicht sehr erfreuen.

Der Vergleich

Das alte System „Datei-Server“ bietet, wenn es nur um den Storage-Aspekt geht, nach genauem Hinsehen eine Reihe von Vorteilen gegenüber einem SharePoint Server:

  • Ein Datei-Server ist relativ kostengünstig, denn er benötigt weniger Administration. Unter SharePoint Server 2007 müssen Websites hingegen relativ aufwendig erstellt und gewartet werden.
  • Die I/O-Performance ist höher als bei Exchange- und wesentlich höher als bei SharePoint-Servern. Der Datenserver eignet sich beispielsweise für große Video-, Foto- und Software-Dateien.
  • Backup- und Restore-Mechanismen sind kostengünstig und schnell.

Der Datei-Server verliert gegenüber dem SharePoint Server immer dann, wenn es um intelligente Anwendungen und um eine plattformübergreifende (Windows, MacOS, Linux) Zusammenarbeit geht.

  • Anwender arbeiten bei gut konzipierten Websites schneller, da der Workflow transparent und mit E-Mail unterstützt dargestellt werden kann.
  • Teams können ihre Teamsites dokumentieren und verringern Einarbeitungszeiten der Mitarbeiter.
  • Dokumente können veröffentlicht, aus- und eingecheckt werden.
  • Intranet und Internet werden transparent, das heißt, eine Suche beschränkt sich nicht nur auf die SharePoint-Datenbanken, sondern kann auch das Internet erfassen (siehe auch Abbildung 3).

Fazit

Ein Office SharePoint Server 2007 ist im Storage-Bereich immer dann sinnvoll, wenn der höhere Aufwand an Technik und Verwaltung eine Zeitersparnis bei der Arbeitsleistung der Endanwender bringt. Der SharePoint Server macht es gerade nicht technischen Anwendern sehr einfach, was ihn besonders fürs Marketing, den Verkauf und das Verlagswesen empfiehlt. Andere Bereiche, etwa die IT, können derzeit noch getrost beim alten System bleiben.

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