Output-Management ist mehr als DIN A4 bedrucken Responsive Design sorgt für barrierefreie Dokumente

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Wenn von Output-Management die Rede ist, fangen viele IT-ler an zu gähnen: Drucken ist langweilig und wenig sexy. Dabei hat sich der Bereich dank der wachsenden Bedeutung elektronischer Dokumente in den vergangenen Jahren stark gewandelt. Ein Ende der Entwicklung ist zudem auch noch nicht in Sicht.

Früher wurde in den Unternehmen vor allem deshalb ein Team für das Print-Management installiert, weil man die Kosten senken wollte. Heute geht der Ansatz weiter und umfasst die komplette Steuerung der Dokumente.

Damit sollen nicht nur Ausgaben verringert sondern Geschäftsprozesse optimiert werden. „Print Management stellt für immer mehr IT-Abteilungen allerdings nur einen Zwischenschritt dar, um sich dann der eigentlichen Herausforderung, nämlich der Optimierung dokumentenintensiver Prozesse, zu widmen“, schreibt IDC in einem Forschungsbericht von 2014.

Coole Anwendungen für das Output-Management

Nachfolgend einige „coole“ Produkte für das Output-Management. Die Beschreibungen stammen von den Anbietern.

Beta Systems: In vielen Unternehmen müssen täglich große Dokumentenmengen rechtssicher an Kunden, Partner oder innerhalb des Unternehmens verteilt werden. Unsere Lösungen für Output-Management und Archivierung bilden die gesamte Prozesskette der dokumentenbasierten Informationsverarbeitung ab: von der hochwertigen Gestaltung über die automatisierte Verteilung der Dokumente an die richtigen Personen und Applikationen inner- und außerhalb des Unternehmens bis hin zur sicheren und ökonomischen Archivierung.

clSysTech: Die schematische Darstellung unten zeigt wie die OM Plus Delivery Manager Lösung von Plus Technologies eine der zentralen Output Management Anforderungen umsetzt - zentrales Management von Dokumentenzustellung unabhängig des Ursprungs. Das OM Plus Delivery Management Modul agiert als EIN spooling System für ALLE Anwendungen und ALLE Betriebssysteme, zentralisiert die Verwaltung von vielen Dokumenteneingaben und -ausgaben zu einem einzigen, skalierbaren System, welches zudem noch SAP zertifiziert ist.

Compart: Unter dem Namen „Doc Bridge“ ist eine Familie von Produkten und Lösungen entstanden, bei der es in unterschiedlicher Zielrichtung um die Optimierung der zu verarbeitenden Dokumentendatenströme geht: Von der Anzeige verschiedener Arten von Dokumenten („Doc Bridge View“), über das Vergleichen von Dokumenten unterschiedlicher Formate (DocBridge Delta), das Konvertieren, Bearbeiten und Verändern von Dokumenten im synchronen Batch-Modus („Doc Bridge Mill Plus“) bis zur großen datenbankgestützten, asynchronen Sendungspool-Lösung („Doc Bridge Pilot“), mit der sich maßgeschneidert Sendungen für jede Art von Ausgangskanälen erzeugen lassen. Alle Produkte unterstützen dabei ein- und ausgangsseitig das gesamte Spektrum der gängigen Datenstromformate.

Data Experts: „X-OUT Portal“ ist ein System für die anwendungsunabhängige, einheitliche Erstellung und Verwaltung von Dokumentvorlagen und für die anschließende Druckaufbereitung. Das bedeutet, ist ein Dokument, zum Beipsiel eine Briefvorlage in X-OUT erstellt und gespeichert, kann sie mit Daten von jedem anderen Programm, etwa dem Mahn- und Rechnungswesen befüllt und dann weiterverarbeitet, das heißt, gedruckt, gemailt oder archiviert werden.

Escriba: Der „Escriba Document Service“ erstellt und managt intelligente Dokumentenvorlagen für Unternehmen. Die Dokumentenvorlagen werden mit relevanten Daten aus verschiedenen Systemen verknüpft. So können Mitarbeiter, die mit ihren Office-Programmen Dokumente erstellen, jederzeit auf eine intelligente Vorlage zugreifen. Ein Dialog führt sie intuitiv durch den gesamten Erstellungsprozess, um Daten zu bestätigen oder zu verknüpfen.

Rubicon: „Document Partner“ steht für professionelles zeitgerechtes Output Management und übernimmt für Unternehmen den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsdokumente. Mit Document Partner lassen sich vielfältige Dokumente und Vorlagen mit Microsoft Office Word auf Basis standardisierter XML-Technologie erstellen – unabhängig davon, ob es sich um individuelle Kundenkorrespondenzen oder vollautomatisch erstellte Massendokumente handelt.

Sealsystems: „Corporate Output Management“ verbindet alle Applikationen mit allen Ausgabekanälen. Es übernimmt die Datenaufbereitung (Konvertierung, Bestempelung, Skalierung), das Spooling und die Steuerung der Ausgabekanäle (Drucker, Plotter, elektronische Ausgabeverfahren). Corporate Output Management verarbeitet alle Datenformate aus allen Unternehmensanwendungen (ERP, Host-Systeme, Web-Applikationen, „Windows“ und „Office“, digitale Archive, DMS, PLM und CAD) und sorgt für reibungslose, optimal gesteuerte Ausgabe auf allen Ausgabekanälen. Es bietet außerdem eine breite Funktionalität rund um alle Aspekte Ihrer Druckinfrastruktur und -prozesse.

Definition von Output-Management

Heute hat sich dafür der Begriff „Output-Management“ etabliert. Darunter versteht man den Lebenszyklus eines Dokuments: Von der Erzeugung eines Dokuments aus verschiedenen Inhalten, die von unterschiedlichen Eingangssystemen stammen können, über die Weiterver- und -bearbeitung bis hin zur Übergabe an den Adressaten oder die Ablage und das Archiv. Es gilt, diesen Prozess zu optimieren, um so Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Qualität zu steigern.

Damit wächst zusammen, was früher getrennt war: Das von Gartner Mitte der 90er Jahre entwickelte Konzept der „Automated Document Factory“ (ADF), das die automatisierte Produktion von Dokumenten zum Ziel hat, verschmilzt in Zukunft mit dem „Enterprise Content Management“ (ECM), das sich mit der Erfassung, Erstellung und Verwaltung dieser Dokumente beschäftigt.

Unternehmen treffen bei den Prozessen der Dokumentenverarbeitung nicht nur auf technische Hürden, die sie überwinden müssen, etwa die Verarbeitung unterschiedlicher Formate oder die Harmonisierung verschiedener Datenquellen. Es geht auch darum, die Abläufe in der Organisation anzupassen. IT- und Fachabteilung müssen kooperieren.

Die Organisation stört

Die Analysten von IDC raten dringend dazu, die organisatorischen Hindernisse aus dem Weg zu räumen, weil die Vorteile überwiegen und immer mehr Unternehmen die Optimierungschance erkennen. Dazu IDC: “Nicht umsonst entwickelt sich in Deutschland der Markt für Print-Services und Document Solutions in den kommenden Jahren teilweise mit zweistelligen Zuwachsraten“ und damit deutlich mehr als der IT-Gesamtmarkt.

Bieten die Unternehmen keine Lösungen an, werden die Mitarbeiter selbst aktiv, damit sie produktiv arbeiten können. Solche Lösungen sind dann aber meist nicht sicher. Denn Trends wie Mobile Printing und Cloud Printing verlangen in puncto Sicherheit gezielte Maßnahmen zur Abwehr von Gefahren.

Gefragt ist ein flexibles Schnittstellenkonzept

Wie gesehen, kooperieren moderne Output-Management-Systeme mit vor- und nachgelagerten strategischen Informations- und Auskunftssystemen wie Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planing (ERP) und dem Dokumenten-Management (DMS). Damit das reibungslos funktioniert bedarf es eines flexiblen Schnittstellenkonzepts, das die Komponenten schnell verbindet aber auch schnell wieder trennt. Eine tiefe Integration ist also nicht erwünscht. Außerdem sollen die Dokumente auch ihre Metadaten bereitstellen, die am besten schon bei der Dokumentenerstellung erhoben werden.

Da sich derzeit die Output-Prozesse von der A4-Norm verabschieden und erst die Versandsysteme entscheiden, in welchem Format das Dokument verschickt wird, scheint HTML5 am geeignetsten zu sein: Dieses Format bedient alle Kanäle und kann auf allen Geräten eingesetzt werden, egal ob das Display über eine Diagonale von vier Zoll oder 30 Zoll verfügt.

Für „barrierefreie“ Dokumente setzt sich das Format PDF/UA (Universal Accessibility) durch, das schon vor drei Jahren als ISO-Norm festgeschrieben wurde. Damit sollen Dokumente auch für Screen Reader lesbar werden. Moderne Output-Managementsysteme automatisieren die Aufbereitungsarbeiten der Dokumente für unterschiedliche Ausgabesysteme, was auch eine Individualisierung der Kommunikationskanäle erlaubt.

Sonderfall Mainframe

Auch heute werden viele Dokumente von Mainframes erzeugt und ausgedruckt. Das Standardformat für Massendruck aus der Batch-Verarbeitung ist nach wie vor AFP. Für eine - nach dem WYSIWYG-Prinzip - flexiblere Gestaltung formulargestützter Dokumente empfiehlt sich das PDF- oder PDF/A-Format.

Heutige Output-Systeme unterstützen diese Formate zusätzlich zu AFP, PCL oder Postscript. Damit benötigt eine Mainframe-Drucklösung neben dem Output-Management auch Werkzeuge für das Formulardesign und die Web-Darstellung sowie natürlich einen Format-Konverter für die Umwandlung von AFP nach PDF.

Fazit

Dokumente entwickeln sich zunehmend zu Informationseinheiten. Das Output-Management sorgt dafür, dass sie - im passenden Format - den richtigen Empfänger erreichen. Im Zuge der Big-Data-Bewegung lassen sich Dokumentenarchive schon heute gewinnbringend auswerten. Damit wird das Output-Management zur Drehscheibe für die Kommunikation nach innen und nach außen.

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