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Start-up: OwnBackup Salesforce-Daten selbst sichern

| Autor / Redakteur: lic.rer.publ. Ariane Rüdiger / Dr. Jürgen Ehneß

Salesforce-Kunden werden von dem SaaS-Provider darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist, die Daten des Systems selbst mittels eines geeigneten Produkts zu sichern. Genau auf dieses Marktsegment hat sich das Start-up OwnBackup spezialisiert.

Für die Datensicherung von Salesforce-CRM-Daten ist der Kunde zuständig. Eine passende Lösung bietet das Start-up OwnBackup an.
Für die Datensicherung von Salesforce-CRM-Daten ist der Kunde zuständig. Eine passende Lösung bietet das Start-up OwnBackup an.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Salesforce ist aus den geschäftlichen Abläufen vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Rund 180.000 Kunden nutzen die Dienste des CRM-SaaS-Spezialisten, um stets den Überblick über ihre Kunden, deren Wünsche, Kaufverhalten und so weiter zu behalten. Allerdings sind die Services, die Salesforce selbst anbietet, nicht vollständig.

Zwar werden Dienste wie das Management digitaler Bedrohungen, Virusscanner, Verschlüsselung, Firewalling, Passwortmanagement und Authentisierung mitgeliefert. Zudem werden Events überwacht sowie Aktivitäten rechtssicher verfolgt und dokumentiert.

Doch es bleibt auch für die Kunden einiges zu tun: Sie sind für die komplette Steuerung und das vollständige Management der Daten zuständig. Vor allem müssen sie ihre Datenbestände sichern und dokumentieren, um sie bei Bedarf wiederherzustellen.

Unverzichtbarer Kerndatenbestand

Da viele Unternehmen die gesamte Kundenhistorie samt Stammdaten bei Salesforce speichern, geht es um nichts anderes als einen betrieblichen Kerndatenbestand mit überragender Bedeutung. Es stimmt bedenklich, dass mehr als die Hälfte der Salesforce-Kunden ihre dortigen Daten überhaupt nicht sichern. Und 88 Prozent haben keine umfassende Backup-Strategie.

Das liegt sicher auch daran, dass das, was Salesforce hier anbietet, sehr lückenhaft ist. So soll der bisherige Data-Recovery-Service im Juni eingestellt werden. Er ermöglichte, dass man die bei Salesforce gespeicherten Daten sechs bis acht Wochen nach einem Zwischenfall in Form einer .csv-Datei wieder zurückbekam. Das ist für die meisten Unternehmen viel zu lange. Dazu gesellt sich eine üppige Gebühr von 10.000 US-Dollar.

Welche anderen Möglichkeiten haben Kunden derzeit? Kunden können Daten einmal pro Woche manuell exportieren, allerdings nicht die kompletten Datensätze und ohne jeglichen Support durch Salesforce. Zudem ist der Prozess zeitraubend und fehleranfällig. Nach Daten von Salesforce nutzen 21 Prozent der Kunden diese Option.

Export in Eigenverantwortung

Eine weitere Variante besteht im Export der Salesforce-Daten über die bereitgestellte Programmierschnittstelle in Eigenverantwortung. Da sich diese Schnittstellen und das dahinterliegende Schema aber häufig ändern, sind hierfür laufende Aktualisierungen der entsprechenden Skripte nötig. Außerdem lässt sich ein rücksicherbarer Backup nur von einem vollen Snapshot ziehen, bereits korrumpierte Daten sind also komplett verloren und nicht wiederherstellbar. 15 Prozent der Anwender exportieren ihre Salesforce-Daten und integrieren sie in eine On-Premises-Datenbank.

Weiter kann man ein sogenanntes „Sandbox Refresh“ durchführen. Allerdings erfordert ein Backup eine sogenannte „Full Sandbox“ mit allen Daten und Metadaten, die alle 29 Tage aktualisiert wird. Was weiter zurückliegt, ist damit verloren. Außerdem kann es bis zu einer Woche dauern, die Sandbox, die Anwender anlegen und mit separaten Lizenzen bezahlen müssen, zu befüllen. Eine gute Lösung für die Datensicherung ist also auch das nicht.

Dabei ist das Thema sehr wichtig. Von den Kunden, die an einer von Salesforce selbst durchgeführten Studie teilnahmen, gaben rund ein Drittel an, bereits Datenkorruption oder -verluste von Salesforce-Daten erlebt zu haben. Knapp die Hälfte dieser Zwischenfälle waren auf menschliche Fehler zurückzuführen, Integrations- und Migrationsfehler sowie Fehlprogrammierungen landeten als nächstwichtigste Gründe im mittleren einstelligen Prozentbereich.

Salesforce bietet viele Services für Sicherheit und Infrastruktur mit seinem Dienst an. Doch um die Daten, ihre Sicherheit und ihr Management müssen sich die Kunden selbst kümmern.
Salesforce bietet viele Services für Sicherheit und Infrastruktur mit seinem Dienst an. Doch um die Daten, ihre Sicherheit und ihr Management müssen sich die Kunden selbst kümmern.
(Bild: Salesforce)

Cloud-Backup

Erst 12 Prozent der von Salesforce befragten Kunden sichern ihre dortigen Daten mittels der Cloud-Applikation eines Drittanbieters. Zu den Anbietern, die dieses Marktsegment bedienen, gehört OwnBackup. Das 2015 gegründete Start-up bedient seine Kunden mit seinen Services Backup and Recovery, Own Backup Archiver und Sandbox Seeding, alle maßgeschneidert für die Zusammenarbeit mit Salesforce.

OwnBackup hat aktuell etwas über 200 Mitarbeiter in den Niederlassungen Fort Lee (USA), London und Tel Aviv, bis Jahresende soll sich der Personalbestand bereits verdoppelt haben. Bislang konnte die Firma knapp 50 Millionen US-Dollar einwerben, die unter anderem von Salesforce Ventures stammen. Auch Microsoft hat Venture-Capital in die Firma gesteckt. Zielgruppe sind derzeit vor allem Großunternehmen.

Die Plattform von OwnBackup arbeitet mit AWS und Azure als Cloud-Partnern zusammen. Außerdem unterhält das Unternehmen Rechenzentren in Kanada, Deutschland, den Niederlanden, Australien, Großbritannien und den USA. So können Lokalitätsanforderungen bei der Datensicherung erfüllt werden.

Eigene Regeln definieren

Die Backup-Lösung verschlüsselt auch ruhende Daten mit AES 265 Bit. Die Daten der einzelnen User werden via API aus ihrem aktuellen Standort ausgelesen und isoliert. Die ständig mitgeschriebenen Audit-Logs erhält der Kunde. Jeder Kunde kann seine eigenen Regeln definieren, und die Backups tragen einen Zeitstempel. Außerdem können Kunden selbst von außen auf ihre Daten zugreifen. Die Wiederherstellung dauert laut OwnBackup nur Minuten.

OwnBackup garantiert eine Haltedauer von 25 Jahren bei täglichen Backup-Läufen, wobei monatlich gesichert wird; es sind sogar 99 Jahre möglich. Damit Daten nicht unbemerkt verändert werden, kopiert OwnBackup ihren Hashwert auf eine Blockchain und speichert diese unveränderlich auf AWS.

Die Regeln für den Archivierungsdienst legt jeder Kunde individuell fest. Autonom generiert das System an geeigneter Stelle Anfragen, um deren Einhaltung zu prüfen.

Die Sandbox, die ebenfalls zum Serviceumfang von OwnBackup gehört, hat spezifische Funktionen, die für integre Relationen zwischen den dort gespeicherten Daten und dem Grunddatenbestand sorgen. Beispielsweise werden bei der Datenauswahl automatisch alle Permutationen bestimmter Felder berücksichtigt. So lassen sich auch große Datenbestände, etwa für Entwicklung und Test, so replizieren, dass sie den Grunddatenbestand sauber repräsentieren. Basis der Abrechnung ist die Zahl der gesicherten Salesforce-User.

Reporting als Zeitreihe

Wie die meisten Anbieter von Diensten erweitert auch OwnBackup ständig die verfügbaren Funktionen. Relativ neu sind der rollenbasierte Zugriff und dass die Kunden selbst das Schlüsselmanagement für die Verschlüsselung ihrer Daten übernehmen können.

Derzeit werkelt der Dienstleister an einem Reporting über Backup-Daten als Zeitreihe. Geplant ist auch eine CDP-Option (Continuous Data Protection). Dann schreibt das System buchstäblich jede einzelne Veränderung an den gespeicherten Daten sofort mit. Das bedeutet, dass praktisch keinerlei Daten mehr verlorengehen, egal, wann eine Störung oder ein Datenverlust stattfinden. Gerade für Systeme, in die häufig auch kleinere Datenmengen geschrieben werden, ist das eine sinnvolle Option.

OwnBackup will es mittelfristig nicht dabei belassen, Salesforce-Daten zu sichern. Schließlich stellt sich das Problem Backup auch im Zusammenhang mit vielen anderen Services. Der nächste Kandidat ist Microsoft Dynamics.

Und Konkurrenz? Bislang, so das OwnBackup-Management, gebe es kaum welche. Ein möglicher Wettbewerber ist Druva Software; allerdings ist dieses Unternehmen erst seit Kurzem im Salesforce-Sektor aktiv geworden. Doch solche paradiesischen Zustände können sich bekanntlich schnell ändern.

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Über den Autor

lic.rer.publ. Ariane Rüdiger

lic.rer.publ. Ariane Rüdiger

Freie Journalistin, Redaktionsbüro Rüdiger