IT-Awards 2018

Sicherer Datenzugriff mit Enterprise Filesharing

| Autor / Redakteur: Martin Hensel / Peter Schmitz

Enterprise Filesharing ist nicht nur aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ein wichtiges Thema, sondern sorgt auch für optimierte Zusammenarbeit innerhalb eines Betriebs.
Enterprise Filesharing ist nicht nur aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ein wichtiges Thema, sondern sorgt auch für optimierte Zusammenarbeit innerhalb eines Betriebs. (Bild: Pixabay / CC0)

Um in modernen Unternehmen effektiv zusammenzuarbeiten, ist ein leistungsfähiges Enterprise-Filesharing-System nötig. Doch die Wahl des entsprechenden Produkts ist nicht einfach: Insbesondere Sicherheitsfragen, die nötige Flexibilität im Geschäftsalltag und gesetzliche Vorgaben wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sorgen für komplexe Anwendungsszenarien.

Erfolgreiche Kollaboration im Arbeitsalltag benötigt nicht nur den Einsatz vielfältiger Kommunikations-Tools, sondern auch eine Möglichkeit zum unkomplizierten und schnellen Austausch von Dateien und Informationen. Enterprise-Filesharing-Systeme („Enterprise File Sync and Storage“, EFSS) sind genau für diesen Zweck konzipiert. Dabei handelt es sich um Dienste, die Unternehmensnutzern den sicheren Zugriff auf Daten ermöglicht, die in einer Unternehmens-Cloud, auf On-Premises-Hardware oder in Hybrid-Storage-Systemen gespeichert sind. Anwender können in modernen Systemen über Clients auch mobile Endgeräte wie etwa Smartphones oder Tablets für den geschützten Zugriff auf die Unternehmensdaten nutzen.

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Zum Funktionsumfang von EFSS-Lösungen zählen beispielsweise die Versionierung von Dokumenten, Kommentarfunktionen und Möglichkeiten zur Workflow-Verwaltung. Im Vergleich mit der Speicherung in herkömmlichen Public Clouds bietet ein EFSS-System den Vorteil, dass die abgelegten Daten stets unter vollständiger Kontrolle des Unternehmens verbleiben. Zudem ist die Integration in bestehende Anwendungen durch den Einsatz von APIs oder Plug-ins möglich und für die reibungslose Anwendung im Geschäftsalltag auch notwendig. Für Sicherheit sorgen grundsätzlich Maßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Data Loss Prevention (DLP), Authentifzierung und definierbare Policies zur Zugriffssteuerung.

Nachholbedarf diagnostiziert

Die Ende Mai in Kraft getretene EU-DSGVO ist ein starkes Argument für den Einsatz von EFSS-Systemen. Unternehmen müssen seitdem Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von persönlichen Daten vollständig nachvollziehbar und belegbar gestalten. Bei Verstößen drohen empfindliche Strafen. Dennoch sind Datenhaltung und Datenfluss in deutschen Firmen häufig noch unstrukturiert, schwer kontrollierbar und datenschutzrechtlich bedenklich organisiert. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie von Techconsult. Sie zeigt, dass geschäftskritische Daten oft in privaten Public-Cloud-Accounts gebunkert werden: In rund einem Drittel der befragten Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern kommen derartige Filesharing-Lösungen zum Einsatz – aber nicht einmal ein Viertel davon nutzt entsprechende Enterprise-Dienste.

Eine zentrale Kontrolle ist in diesem Szenario trotz eventuell vorhandener Nutzungsvorgaben fast unmöglich - die Daten liegen im ungünstigsten Fall außerhalb jeglichen Zugriffs der jeweiligen IT-Abteilung. Enterprise-Filesharing-Lösungen schaffen hier Abhilfe, indem sie für die Anwender ähnlichen Komfort und Flexibilität wie herkömmliche Public-Cloud-Speicherdienste bieten, aber gleichzeitig für Unternehmen umfangreiche Kontroll- und Sicherheitsmaßnahmen bereithalten. Maximale Sicherheit bietet zum Beispiel eine eigene Private Cloud im firmeneigenen Rechenzentrum, während hybride Modelle Daten je nach Sicherheits- und Verfügbarkeitsklassifikation kosteneffizient in sichere Clouds auslagern. EFSS-Systeme sorgen dabei stets dafür, dass jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.

Verbesserte Collaboration

Enterprise Filesharing ist nicht nur aus Sicherheits- und Datenschutzgründen ein wichtiges Thema, sondern sorgt auch für optimierte Zusammenarbeit innerhalb eines Betriebs. Ein klassisches Problembeispiel sind mehrere Mitarbeiter, die gleichzeitig an verschiedenen Versionen derselben Datei arbeiten, ohne voneinander zu wissen. Dabei entstehen meist zig Versionen und Kopien einer Datei, der Überblick wird zunehmend erschwert. Eine EFSS-Lösung verhindert derartige Szenarien und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand sind. Nutzer können eine Datei in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und bei Fehlern ältere Versionen wiederherstellen.

Zudem trägt die zentrale Datenhaltung auch der Entwicklung hin zu einer immer mobileren und vielfältigen Arbeitswelt Rechnung: Sie ermöglicht den universellen, geräte- und standortunabhängigen Datenzugriff für alle berechtigten Anwender, ohne dass dazu die Daten ihren ursprünglichen Speicherort verlassen müssen. Zudem ermöglichen EFSS-Systeme die Klassifizierung der Daten auf Datei- und Ordner-Ebene. Administratoren können somit Nutzergruppen definieren, Ablaufzeiten festlegen und andere spezifische Regeln einrichten. Auf dieser Basis lassen sich auch automatisierte Datenschutzmaßnahmen umsetzen.

Zukunftssicherheit im Blick

Auch der EFSS-Markt befindet sich im stetigen Wandel und mit ihm die Anforderungen im alltäglichen Einsatz der Lösungen. Wer schon jetzt sicher sein will, dass seine Enterprise-Filesharing-Implementation auch kommenden Herausforderungen gewachsen ist, sollte bereits im Vorfeld einige Punkte berücksichtigen. Dazu zählt beispielsweise die Frage, ob das verwendete System skalierbar genug ist, um auch mögliche zusätzliche Niederlassungen abzudecken. Dabei ist nicht nur die Leistungsfähigkeit ein Kriterium, sondern auch das Einhalten der lokalen Gesetzgebung, etwa bezüglich der Datenspeicherung im Inland. Für die Benutzer sollte eine moderne und einfach zu bedienende Oberfläche bereitstehen, die sich im besten Fall auch über Webbrowser und mobile Apps nutzen lassen.

Aufgrund der zunehmenden Verbreitung von Big-Data-Analytics und dem damit verbundenen Bedarf an Rechenleistung und Speicherkapazität sollte das gewünschte Enterprise-Filesharing-System auch hier entsprechend vorbereitet sein. Grundsätzlich sollte ein EFSS-System stets mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen und nicht mögliche Weiterentwicklung zugunsten vorgeblicher Stabilität opfern. Sollten alle Stricke reißen, kann auch die Vorbereitung eines möglichen Anbieterwechsels nicht schaden. Dazu sollte von Anfang an geklärt sein, ob Informationen wie Metadaten, Kommentare oder ältere Dateiversionen auch noch nach einer Migration auf ein anderes EFSS-System zur Verfügung stehen.

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