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Dokumente und Kanäle vor Datenverlust und unerwünschtem Löschen sichern Dokumente in Microsoft Teams archivieren

Von Thomas Joos

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In immer mehr Unternehmen wird Microsoft Teams auch zum Speichern von Dokumenten genutzt, zum Beispiel für Projekte oder Dateien, die in einem Team wichtig sind. Durch das Löschen des entsprechenden Teams gehen die darin gespeicherten Dokumente verloren. Das lässt sich aber durch Archivierung verhindern. Dieser Beitrag zeigt, wie das geht.

Wie der Produktname verrät, können Arbeitsgruppen in „Microsoft Teams“ zusammenarbeiten, dort aber zudem Dokumente speichern – die beim Löschen der entsprechenden Gruppe verloren gehen.
Wie der Produktname verrät, können Arbeitsgruppen in „Microsoft Teams“ zusammenarbeiten, dort aber zudem Dokumente speichern – die beim Löschen der entsprechenden Gruppe verloren gehen.
(Bild: frei lizenziert / Pixabay)

Nutzen die Anwender im Unternehmen Microsoft Teams auch als Dateiablage oder zum Speichern von Dokumenten, kommt im Hintergrund SharePoint Online zum Einsatz. Allerdings besteht die Gefahr, dass durch das Löschen von Teams oder Kanälen in Teams auch Dokumente verloren gehen. Das lässt sich mit der Archivierung von Teams und Kanälen verhindern. Gleichzeitig ermöglicht das Archivieren von Kanälen oder ganzen Teams, dass die Übersicht in der Teams-Struktur erhalten bleibt, ohne zu riskieren, dass Daten verloren gehen. Die notwendigen Mittel dazu sind der Verwaltung von Microsoft Teams standardmäßig enthalten.

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Dokumente durch Archivierung schützen und nicht mehr notwendige Teams ausblenden

Durch die Archivierung von Teams und Kanälen ist es möglich, nicht mehr benötigte Teams oder nicht mehr benötigte Kanäle von der Ansicht auszublenden. Das erhöht die Übersichtlichkeit deutlich. Gleichzeitig lässt sich dadurch das Bearbeiten von Dokumenten verhindern, die im Team oder Kanal gespeichert sind. Der Lesezugriff auf diese Daten ist mit entsprechender Konfiguration aber weiterhin möglich.

Bei der Archivierung eines Teams oder eines Kanals bleiben alle Daten enthalten, werden in den Teams-Clients aber nicht mehr angezeigt. Durch den Schreibschutz lassen sich Dokumente auch rechtssicher und revisionssicher ablegen. Allerdings ersetzt die vorhandene Archivierung in Teams nicht die Datensicherung und stellt auch keine komplette Archivierungs-Infrastruktur dar. Die Archivierung ist eine Langzeitspeicherung und dient nicht der Wiederherstellung von Dokumenten.

Darum ist die Archivierung sinnvoll

Durch archivierte Teams und Kanäle erhöht sich die Übersicht, und vor dem Löschen von Teams oder Kanälen kann zuerst überprüft werden, ob die jeweiligen Daten noch notwendig sind. Außerdem können Admins über den Zwischenschritt der Archivierung zunächst für Ordnung sorgen, ohne zu riskieren, Daten zu löschen, die unter Umständen noch benötigt werden.

Besitzer von Teams können ganze Teams oder auch nur einzelne Kanäle löschen. Dabei löscht das System auch die dort gespeicherten Dokumente. Das ist einer der Gründe, warum parallel auch immer eine Datensicherung von Microsoft 365 erfolgen sollte. Zwar landen die Dokumente im Papierkorb von SharePoint Online, werden dort nach einiger Zeit aber automatisch gelöscht.

Der Papierkorb in Microsoft 365 und SharePoint Online stellt keine Datensicherung dar. In unserer Reihe „Backup für Microsoft 365: unverzichtbar“ erklären wir, warum die Sicherung wichtig ist, und zeigen zahlreiche Lösungen, mit denen sich die Daten in Microsoft 365 und damit auch in Teams sichern lassen, teilweise auch kostenlos. Das Verschieben eines Teams oder eines Kanals in den Papierkorb ist auch keine geeignete Archivierung. Nach knapp 90 Tagen werden die Daten aus dem Papierkorb gelöscht; gelöschte Teams entfernt das System nach 30 Tagen.

Externe Datenspeicher an Microsoft Teams anbinden

Standardmäßig speichert Teams Dokumente in SharePoint Online. Es ist aber auch möglich, parallel andere Datenspeicher anzubinden, auch Speicher in der Cloud. Dadurch ist unter Umständen eine effektivere Verwaltung von Dokumenten möglich, parallel zur Verwendung von SharePoint Online. Über den Menüpunkt „Dateien“ lassen sich in einem Team zum Beispiel auch OneDrive, Google Drive, Dropbox oder auch box.com anbinden. Die restlichen Dateien, die hier gespeichert sind, liegen in der SharePoint-Bibliothek des Teams, während Dokumente in den Kanälen eines Teams in den Unterordnern der Bibliothek gespeichert werden.

SharePoint Online und Teams hängen eng zusammen

Bei der Verwaltung von Microsoft Teams spielt immer auch SharePoint Online eine Rolle; das gilt auch für die Dokumente. Für jedes Team wird eine Webseite in SharePoint Online erstellt, inklusive einer Bibliothek für die Dokumente des Teams. Wie oben beschrieben, erhalten Kanäle in Teams wiederum Unterordner in der Bibliothek.

Durch das Löschen eines Teams werden die Webseite und auch die dazugehörige Bibliothek in SharePoint Online gelöscht. Beim Löschen eines Kanals bleibt der Ordner aber erhalten, Teams blendet ihn nur aus. Das erleichtert die Wiederherstellung. Die Verwaltung von Microsoft Teams erfolgt allerdings vor allem im Teams Admin Center über die Adresse admin.teams.microsoft.com. Hierüber erfolgt auch die Archivierung.

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Das Teams Admin Center zur Archivierung nutzen

Die Archivierung von kompletten Teams erfolgt im Teams Admin Center über den Menüpunkt „Teams\Teams verwalten“. Für jedes Team steht hier der Menüpunkt „Archivieren“ zur Verfügung. Nach der Aktivierung dieser Funktion erscheint noch eine Warnung. Danach friert Teams alle Aktionen für das Team ein. Die Benutzer können weiterhin lesend auf die Dokumente zugreifen, es sind aber keine Schreibaktionen möglich.

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Allerdings können Admins weiterhin Mitglieder zum Team hinzufügen oder entfernen. Dadurch lassen sich die Lesezugriffe auf das archivierte Team steuern. Beim Archivieren ist es noch wichtig, die Option „SharePoint-Site für Teammitglieder als schreibgeschützt hinterlegen“ zu aktivieren. Das stellt erst die eigentliche Archivierung her. Sobald das Team den Status „Archiviert“ hat, sind keine Schreibaktionen mehr möglich. Gleichzeitig ist das Team in den Teams-Clients nur noch bei „Ausgeblendete Teams“ zu sehen. Mit „Archivierung aufheben“ wird die Archivierung rückgängig gemacht, und das Team steht mit allen Dokumenten wieder zur Verfügung.

Es lassen sich Teams auch ohne Archivierung ausblenden, dieser Vorgang hat aber nichts mit der Archivierung zu tun. Das Ausblenden lässt sich über die Eigenschaften von Teams über die drei Punkte steuern. Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für Kanäle.

Teams im Teams-Client archivieren

Besitzer von Teams können die Archivierung auch im Teams-Client durchführen. Dazu muss unten links auf das Zahnrad geklickt werden. An dieser Stelle lassen sich die Eigenschaften der Teams anzeigen, die ein Besitzer verwalten darf. Auch hier ist das Archivieren möglich. Mit „Team wiederherstellen“ lässt sich im Teams-Client auch dieser Vorgang wieder rückgängig machen.

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