HP RISS – E-Mail-Suchmaschine mit vielen Hertzen Teil 1

E-Mail-Archivierung der Luxusklasse

03.12.2007 | Autor / Redakteur: Hartmut Wiehr / Nico Litzel

Gerhard Eberbach, IT-Leiter bei ebm-papst
Gerhard Eberbach, IT-Leiter bei ebm-papst

Seit Jahren versuchen die IT-Hersteller mittelständische Unternehmen davon zu überzeugen, dem Vorbild der großen Anwender zu folgen und ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren. Das Unternehmen ebm-papst machte die Probe aufs Exempel und setzt seit kurzem Hewlett-Packards RISS-System ein, das die Datenspeicherung auf Grid-Basis realisiert.

Papst-Lüfter sind in der IT-Welt ein Begriff. Viele Jahre lieferte das Unternehmen aus St. Georgen im südlichen Schwarzwald leistungsstarke, aber geräuscharme Luftkühler für PCs und Server. Heute kommen diese Produkte mehrheitlich aus Taiwan und China, die Herstellungskosten haben auch hier ihren Tribut gefordert. Doch im Unterschied zu anderen Fällen ist die mittelständische Firma Papst noch immer weltweit führend bei Kühlsystemen, nur eben nicht mehr im PC-Bereich.

Das Geheimnis des Erfolgs steckt in der konsequenten Verfolgung eines Geschäftsprinzips, das gerne als „typisch deutsch“ oder „typisch schwäbisch“ apostrophiert wird: Solide, durchdachte Technik, die sich nicht jeder kurzfristigen Mode anpasst, sondern stattdessen auf bewährte Qualität achtet.

Seit 1992 gehört der ehemalige Lüfterhersteller Papst zur Firmengruppe ebm-papst Mulfingen mit weltweit 8.200 Mitarbeitern an 15 Standorten. Anders als bei anderen Unternehmenszusammenschlüssen hat jeder Teilbereich seine operative Selbstständigkeit behalten. Diese schließt auch die IT ein: Jedes Mitglied der Firmengruppe hat nach wie vor eine eigenständige IT-Infrastruktur mit einer autonomen Verwaltungsmannschaft.

Auf vorgebliche Merger-Effekte – „Konsolidierung der IT“ oder „Abbau des Personalwasserkopfs“ lauten die Schlagworte – hat man verzichtet. Das könnte oberflächlich betrachtet mehr kosten. Bewährte Verfahrensweisen kontinuierlich anzupassen, war der Geschäftsführung aber mehr wert. Und damit behält man einen wichtigen Trumpf in der Hand: IT als effektives Mittel im weltweiten Konkurrenzkampf.

Internationale Standorte

Zu den deutschen und ausländischen Standorten gehören St. Georgen und Hertelsheim in Baden-Württemberg und einer in Ungarn. Außerdem verfügt das Unternehmen über eine Produktionsstätte in China. Die zentral organisierte EDV hat noch alles im eigenen Haus, von der Anwendungsentwicklung, bei der man allerdings schon seit 1984 hauptsächlich auf Standardsoftware von SAP setzt, bis zum eigenen Rechenzentrum, in dem alle Server- und Storagesysteme vor Ort angesiedelt sind. Auch die Netzwerke inklusive dem WAN und der integrierten Telekommunikation werden selbst betrieben.

Beim WAN kommunizierte das Unternehmen eine Zeitlang sogar über eine Satellitenverbindung mit dem Werk in Ungarn, inzwischen setzt man auch nach dorthin VPN-Lösungen über das Internet ein. In St. Georgen werden eigene Richtfunkstrecken betrieben, und für die Verbindung nach Hertelsheim leistet sich das Unternehmen sogar den Luxus einer 100-Megabit-Standleitung. Das hat neben der schnellen Datenverbindung den Vorteil, interne Videokonferenz-Sitzungen über diese Leitung durchführen zu können. So werden letzöich Reisekosten reduziert.

Im Rechenzentrum hatte das Unternehmen 1984 mit SAP R/2 begonnen, was einen eigenen Mainframe voraussetzte. Ende der 90er-Jahre wechselte ebm-papst auf die Client/Server-Lösung R/3, zunächst auf Unix-, dann auf Windows-Systemen. Das erforderte, wie IT-Leiter Gerhard Eberbach einräumt, einen gewissen Aufwand, um die erforderliche Performance zu erreichen, betreibt man doch das SAP-System mit 900 Dialog-Usern und vielen zusätzlich angeschalteten Applikationen.

Dazu gehören zum Beispiel 70 CAD-Konstruktionsarbeitsplätze oder Systeme zur Lagerhaltung an den verschiedenen Standorten. Für das produktive R/3-System werden aus Performancegründen zwei Itanium-2-Server von Hewlett-Packard verwendet, und auch bei der Datenspeicherung kommt High-end-Technik zum Zuge: Seit mehreren Jahren werden XP-Speicherschränke 10000 und 12000 eingesetzt, die Hitachi Data Systems (HDS) an HP lizenziert, einschließlich der von HP vorgenommenen funktionellen Erweiterungen.

Wegen der Performance und der Verfügbarkeit hat man diese Auswahl getroffen, manchmal geäußerte Vorbehalte, die XP sei zu überdimensioniert für sein Unternehmen, stören den IT-Leiter deshalb nicht. Es war eine bewusste Entscheidung, nach dem Motto „Qualität bringt‘s“. Für weniger geschäftskritische Anwendungen setzt ebm-papst die Modular Storage Arrays (MSA) von Hewlett-Packard ein, die ebenfalls über die XP-Management-Software verwaltet werden. Der Administrator benützt lediglich die XP-GUI, die ihm die LUNs beider Systemvarianten anzeigt und über die er sie direkt steuern kann. Anfangs war diese Form der Virtualisierung, bei der man die einzelnen physikalischen Platten nicht mehr dingfest machen kann, etwas gewöhnungsbedürftig, wie Eberbach berichtet. Da jedoch in der Praxis keinerlei Probleme damit aufgetaucht sind, konnte auch die anfängliche Skepsis der Administratoren überwunden werden.

Cluster-Architektur

Die Server für das SAP-System werden im Cluster gefahren und sind aus Sicherheitsgründen in zwei getrennten Räumen aufgestellt, damit bei Ausfall eines Systems das andere die Aufgaben ohne Unterbrechung übernehmen kann. Zusätzlich sind alle Rechner für hohe Lese-Performance und zur Vermeidung von Datenverlusten mit RAID-5 konfiguriert.

Auch die XP-Arrays werden redundant betrieben. So stehen selbst im Katastrophenfall die SAP-Daten auf einer Rechenzentrums-Site zur Verfügung. Zwei wichtige XP-Systemfunktionen, die Eberbach sehr schätzt, sind Business Copy und Snapshots für Testumgebungen. Bei Business Copy wird zusätzlich zur Spiegelung des Speichersystems ein dritter Spiegel für das Backup angelegt. Zum gewünschten Zeitpunkt fährt man dann die Datenbank in den Backup-Modus und trennt anschließend diesen dritten Spiegel vom produktiven System ab.

Die konsistenten Daten können nun auf eine LTO-Bandbibliothek verlagert werden, ohne die Performance der Produktivumgebung zu belasten. Außerdem verfüge die XP, so Eberbach, über komfortable Funktionen, um aus dem produktiven SAP-System Kopien für eine Testumgebung zu ziehen. Bei Release-Wechseln oder Updates war es früher dagegen recht zeitaufwendig, dieses Verfahren in Gang zu setzen.

Auf den XP-Systemen liegen auch die Exchange-Daten, die für die Anwender ebenfalls eine große Rolle spielen – ein Großteil der innerbetrieblichen Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen sowie die Projektabwicklung mit den Kunden wird heute papierlos über E-Mails erledigt. So werden zum Beispiel im Einkauf keine Bestellkopien mehr in Ordnern abgeheftet, weshalb von den Mitarbeitern sehr hohe Anforderungen an die dauernde Verfügbarkeit der IT gestellt werden, auf deren Maschinen die digitalen Dokumente abgelegt sind.

Outsourcing ist nicht flexibel genug

Bei ebm-papst wird die Philosophie vertreten, wie Gerhard Eberbach ausführt, dass jede Anwendung möglichst ihren eigenen Rechner haben soll: „Um die damit verbundenen flexiblen Zugriffsmöglichkeiten zu haben, hält das Unternehmen gegen den allgemeinen Trend am Rechenzentrum im zentralen Standort St. Georgen fest, unterstützt von der Geschäftsführung, die sich unseren Argumenten gegenüber aufgeschlossen zeigt. Outsourcing wird zwar von der Kostenseite her immer wieder untersucht, aber bisher nicht als ernsthafte Alternative gesehen. Wir haben uns generell für sehr sichere IT-Systeme entschieden, die relativ wenig Administrationsaufwand erfordern. Dazu gehören auch Fernwartungsverträge.“

Archivierung mit RISS

In diese Strategie fügt sich auch die Entscheidung für die Archivierung mit RISS (Reference Information Storage System), dem E-Mail-Archiv von Hewlett-Packard (HP) ein, die ebm-papst 2005 traf. Die bestehende Archivierungsinfrastruktur war an ihre Grenzen gestoßen. Die weiter ansteigenden Datenmengen resultierten nicht nur aus dem Wachstum des Unternehmens und neuen Funktionalitäten, sondern auch aus dem Umstand, dass die Kunden neuerdings in kleineren Losgrößen ordern. Das bedingt wiederum mehr unterschiedliche Termine in der Disposition, mehr Warenein- und -ausgänge sowie mehr Rechnungsprüfungen.

Jeder Arbeitsschritt erhöht das E-Mail-Aufkommen

Alles schlägt sich bei ebm-papst in einem größeren E-Mail-Aufkommen nieder, wie Eberbach erläutert, einschließlich angehängter Dokumente, Entwurfspläne in verschiedenen Versionsstufen oder hoch auflösende Produktfotos usw., oder in den Daten, die über EDI mit Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden. Und CAD-Dokumente umfassen heute riesige Dateivolumen.

Mit manchen Kunden ist zudem vereinbart, dass jede Änderung an den Produkten oder Prozessen dokumentiert und freigegeben werden muss, bis hin zur Rückverfolgbarkeit für zukünftige Haftungsfälle: Je nach Branche des Kunden muss dann jegliche Kommunikation bis zu 25 Jahre nach der Fertigstellung des Produktes aufgehoben werden – man denke nur an Rückrufaktionen in der Automobilbranche.

2001 ging man vom alten E-Mail- und Kommunikationssystem MRS (Cycos/Siemens), das heute noch im Hintergrund für bestimmte Funktionen wie Faxempfang direkt im Arbeitsplatz-PC oder für CTI (integrierte Telefonfunktionen) eingesetzt wird, auf Microsoft Exchange über. Bei dieser Umstellung fing die IT-Abteilung an, sich Gedanken über die Bewältigung des E-Mail-Problems zu machen – den etwa 1.000 Mailusern bei ebm-papst in Deutschland gelang es spielend, den Mailserver immer wieder in die Knie zu zwingen, egal ob es um interne oder externe Kommunikation ging.

Strikte Postfach-Obergrenzen

Damals wurde zunächst eine Postfachbeschränkung von 40 Megabyte pro User festgelegt – inzwischen sind es 80 Megabyte. Eine „heute unzureichende Größe“, wie Eberbach lachend einräumt, wo sich doch jeder in seinem Privatleben einen Rechner mit einer 300-Gigabyte-Platte zulege. Der Grund für diese strikte Obergrenze lag in der Notwendigkeit, das für den Unternehmenszweck so wichtige E-Mail-System im Problemfall relativ schnell wieder herstellen zu können – je kleiner, desto besser. Ein tagelanger E-Mail-Ausfall, der nur durch die Backup-Dauer übergroßer Mailboxen verursacht würde, war nicht akzeptierbar.

Schwachpunkt Ixos Exchange Link

Redundanzen durch RAID und Cluster bei primärem Speicher und Servern waren das eine – darüber hinaus suchte Eberbach aber nach etwas, mit dem ein E-Mail-Recovery schnell verwirklicht werden kann. Schritt eins war die Kleinhaltung der Mailboxen, Schritt zwei die frühzeitige Verlagerung von E-Mails in ein Archivsystem.

Im Zusammenhang mit der SAP-Ausrichtung von ebm-papst entschied man sich vor einigen Jahren für Ixos Exchange Link, bei dem entweder ab einer bestimmten E-Mail-Größe oder einer gewissen Zeitdauer die Verschiebeaktion angestoßen wird. Exchange Link sieht auch vor, dass der Anwender dies selbst erledigen kann. Die ausgelagerten Daten bleiben im Posteingang oder -ausgang als Symbol erhalten, physikalisch liegen die E-Mails und die Attachments auf DVDs in einem Robotersystem.

Die Postfächer ließen sich so eine Zeitlang klein halten. Nicht berücksichtigt hatte man den Nachteil dieser Lösung, dass vor allem bei internen Mehrfachverteilern an zum Beispiel fünf Personen alles exakt fünfmal archiviert wurde, das Archivsystem also schneller als erwartet an Kapazitätsgrenzen stieß. Das System unterstützte zudem keine brauchbaren Suchfunktionen.

Gerade der letzte Punkt erregte Unmut bei den Mitarbeitern. Hinzu kam die Debatte um Sarbanes-Oxley und andere potenzielle Anforderungen von Staats- oder Bankenseite. Die Geschäftsführung drang schließlich darauf, eine einheitliche Archivierungslösung im Hause zu haben, um bei Bedarf alle zu suchenden Dokumente oder E-Mails zügig aus dem Datenlager zurückholen zu können.

Morgen im zweiten Teil: Bei einem Besuch bei Hewlett-Packard in Böblingen „stolpert” das IT-Team von ebm-papst zufällig über das E-Mail-Archivierungssystem RISS.

Kommentare werden geladen....

Was meinen Sie zu diesem Thema?

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 2007592 / E-Mail)