Von Enterprise Content Management zu Content Services Gespeicherte Informationen effizient nutzbar machen

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Das Volumen an Informationen, das Unternehmen produzieren und benötigen, steigt kontinuierlich an – klassisches Enterprise Content Management reicht für einen effizienten Zugriff sowie für effektive Governance einfach nicht mehr aus. Die Technologie muss einen weiteren Schritt nach vorn machen. Bernd Hennicke, VP Product Marketing, Enterprise Content Services bei OpenText, erklärt, wie Content-Services-Technologien Unternehmen dabei helfen, die Produktivität und Kontrolle über ihre Informationen zu stärken.

Im vergangenen Jahr fiel sehr häufig die Formulierung „neues Normal“, um den durch die Pandemie beschleunigten Entwicklungen wie Remote Work eine umfassende Bezeichnung zu geben. Dabei handelt es sich vielmehr um Prozesse und Konzepte, die sich bereits vor einigen Jahren als Trend bemerkbar gemacht und nun eine beschleunigte Umsetzung erfahren haben. Konkret umfassten diese Trends, die nun zur Normalität gehören:

• Arbeitsmodelle, die sich Schritt für Schritt in Richtung ortsunabhängigere und zeitlich flexiblere Arbeit bewegten,

• die Erkenntnis seitens vieler Unternehmen, dass sie Informationssilos aufbrechen und den Zugang zu sowie die Verteilung von Daten fördern müssen, um effizienter und produktiver zu sein,

• die Erfahrung, dass Information Governance durch das wachsende Datenvolumen sowie neue Use Cases erschwert wird.

IT-Mitarbeiter waren mit die Ersten, die sich mit diesen Entwicklungen in Form von regelmäßigen IT-Anfragen konfrontiert sahen. Daraus lässt sich schließen, dass Informationen zum wichtigsten Gut in einem Unternehmen avancierten. Es ist daher nicht verwunderlich, dass Unternehmen zunehmend in ihr Informationsmanagement investieren, um den größtmöglichen Mehrwert aus den ihnen zur Verfügung stehenden Daten und Informationen zu ziehen und Risiken zu minimieren. Der Zugang zu Informationen sowie deren Analyse, Verwaltung und Verteilung genießen mittlerweile hohe Priorität. Doch um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss das traditionelle Enterprise Content Management (ECM) neu gedacht und weiterentwickelt werden.

Enterprise Content Management

Das klassische ECM-Konzept – also ein alleinstehendes Repository, das als digitaler Aktenschrank für Records Manager und die Rechtsabteilung fungiert – existiert so nicht mehr. Die stetig wachsende Flut neuer Informationsquellen und -formen einschließlich der weitreichenden Nutzungsmöglichkeiten und Risiken müssen kontinuierlich analysiert, kontextualisiert und verfügbar gemacht werden. Dies sprengt den Rahmen des klassischen ECMs.

Content Services bilden die nächste Stufe in der Weiterentwicklung von ECM-Technologien. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Plattformen und Anwendungen, die als zusätzliche Schicht über die bestehende ECM-Infrastruktur gelegt werden, um Content-Management-Funktionen zu erweitern. Jede Content-Service-Funktion übernimmt dabei spezifische Aufgaben: So lassen sich zum Beispiel einige Funktionen in Anwendungen kritischer Geschäftsprozesse integrieren, um das Lifecycle-Management auf bislang isolierte Datenbestände auszuweiten. Andere wiederum vereinfachen und beschleunigen die Informationsverteilung. Ein weiterer Teil ist für die Zentralisierung von Informationen in einem nutzerdefinierten Bereich verantwortlich.

Ein Großteil dieser Content-Service-Plattformen und -Anwendungen ist Cloud-basiert. Sie bilden die Grundlage für den Remote-Zugriff auf Informationen und Funktionen, während sie gleichzeitig Bereitstellungs- und Upgrade-Prozesse effizienter machen. Die Container-Architektur bietet sowohl die nötige Flexibilität als auch ausreichend Bereitstellungsoptionen, die für die Integration in unterschiedliche Cloud- und On-Premises-Umgebungen erforderlich sind. Sie sind zudem leicht anpassbar: Konnektoren und offene APIs ermöglichen die Anpassung an die individuellen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens.

Die Entwicklung von Content-Services-Technologien hängt vor allem von jenen Anforderungen ab, die Unternehmen an den Zugriff auf sowie an die Nutzung und Verwaltung von Informationen stellen.

Zugriff auf Informationen

Mitarbeiter haben nach und nach das Büro verlassen, und einige von ihnen werden langfristig nicht mehr ins Büro zurückkehren. Sie arbeiten jetzt verstreut in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen und unter jeweils einzigartigen Umständen, was die Zentralisierung von Informationen erheblich erschwert. Daher müssen die Unternehmen selbst dafür sorgen, dass sie effizienten Zugang zu Daten und anderen Inhalten haben, um innovativ zu sein, Entscheidungen treffen und die Customer-Experience verbessern zu können.

Der einfache Zugriff auf Informationen ist einer der Kerngedanken von Content Services. Durch die Verbindung von zentralen Content-Management-Plattformen mit Datenbeständen aus Anwendungen (ERP, SCM, CRM, CEM, HRM und so weiter) lassen sich Lifecycle-Management-Protokolle auf zuvor isolierte Inhalte und Daten ausweiten. Auf diese Weise können Informationen automatisch identifiziert, analysiert und klassifiziert werden, sobald sie entstehen. Dabei kommen zentral definierte Lifecycle-Regeln zum Einsatz. Die Informationen bleiben in dem System, in dem sie entstanden sind, und müssen demnach nicht in ein „Single-Source-of-Truth“-Repository fließen. Dennoch können Mitarbeiter relevante Informationen über eine zentrale Suchfunktion finden, die sämtliche verbundenen Systeme einbezieht.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten Content-Services-Anwendungen: Nutzer können auf relevante Informationen zugreifen, wo immer sie sich befinden und wann immer sie diese benötigen. Das entlastet die IT-Mitarbeiter erheblich, da sie unter anderem den Fernzugriff auf jedes einzelne System nicht mehr selbst verwalten müssen und somit keine Engpässe entstehen.

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Nutzung von Informationen

Von der Formularerfassung über die Verwaltung von Support-Tickets bis hin zur Zusammenarbeit in der Microsoft Office Suite: Informationen treiben all diese Geschäftsprozesse an und bedingen durch daraus entstehende Informationen weitere verwandte Prozesse. Aufgrund der Pandemie geriet die Prozesskontinuität vieler Unternehmens ins Stocken, da der stark strukturierte Informationsfluss zusammenbrach: Die Kommunikation zwischen den Abteilungen fiel durch unterbesetzte Teams aus, Informationen konnten nicht mehr effizient erstellt, verteilt oder konsumiert werden.

Künftig benötigen verteilte Teams Zugang zu einem automatisierten Echtzeit-Datenstrom, der sämtliche, relevanten Daten und Inhalte über das gesamte Unternehmen hinweg transportiert, um die Business Continuity aufrechtzuerhalten. Auch hier erweisen sich die Integrations- und Automatisierungsfunktionen von Content Services als äußerst hilfreich. Lifecycle-Management-Regeln und Metatags, die auf unterschiedlichen Systemen angewendet werden, können somit eine Kettenreaktion auslösen: Sobald in einem System eine Aktion ausgeführt wird, erscheinen relevante Daten aus einem anderen System. So lassen sich beispielsweise wichtige SAP-Daten automatisch und in Echtzeit in Salesforce anzeigen. Öffnet ein Mitarbeiter ein Kundenprofil, muss er nicht mehr zwischen Programmfenstern wechseln oder sich permanent in verschiedenen Accounts einloggen. Diese Form der Automatisierung und Integration ist auf eine beliebige Anzahl von Prozessen anwendbar – wie zum Beispiel die Erfassung eingehender Dokumente.

Content Services fördern ebenfalls die Zusammenarbeit: Einige der Funktionen sind beispielsweise mit Microsoft Teams integrierbar und erweitern dessen Funktionen, damit verteilte Projektteams Zugriff auf sämtliche relevante Inhalte und Daten aus Systemen im gesamten Unternehmen erhalten. Gleichzeitig klassifizieren entsprechende Funktionen die Informationen sofort, die durch diese Zusammenarbeit entstehen, verwalten sie und fügen sie in das zentrale Content-Management-Programm des Unternehmens ein, um sie für andere Mitarbeiter verfügbar zu machen.

Information Governance

Zur Einhaltung der Compliance müssen IT-Abteilungen die Kontrolle über die wachsende, vielfältige Informationsmenge behalten können. Das ursprüngliche Ziel von ECM-Plattformen bestand darin, eine rechtlich vertretbare Governance-Grundlage für Unternehmensinformationen zu schaffen. Dies muss für die gesamte Informationsverwaltung gelten – ungeachtet dessen, wo sie entstehen und wie sie verschiedene Geschäftsbereiche nutzen.

Content-Services-Funktionen erlauben eine tiefere Integration mit Systemen und Prozessen im gesamten Informationsökosystem. Die im zentralen Content-Management-Hub definierten Governance-Richtlinien lassen sich so auf zuvor isolierte Inhalte und Daten ausweiten – und zwar dort, wo sie entstehen und gespeichert werden. Sobald Unternehmen ihre Informationen über verschiedene vernetzte Plattformen hinweg verteilen und nutzen, müssen sie rechtliche Anforderungen, Privatsphäre und Datenschutz ebenfalls übergreifend berücksichtigen und an den aktuellen Stand der Informationen anpassen. Für SAP-Daten gilt beispielsweise eine bestimmte rechtliche Grundlage, die sich jedoch ändern kann, sobald Mitarbeiter diese im Rahmen verschiedener Projektarbeiten verwenden.

Ein ganzheitlicher Content-Services-Ansatz ermöglicht Mitarbeitern nicht nur den Zugriff auf relevante Informationen und deren Quellen. Die Technologie verfolgt zudem umfassend, wie Teams diese Informationen gemeinsam nutzen, ändern und teilen, um Compliance-Anforderungen entsprechen zu können.

Fazit

Zugegeben, für viele war die Ankunft ins „neue Normal“ ein Quantensprung mit Warp-Geschwindigkeit – aber die Lösungen für die dringendsten Unternehmensbedürfnisse wurden seit einigen Jahren bereits erprobt und konnten sich während der Pandemie bewähren. Informationen sind ein wichtiges Gut in einem Unternehmen, weshalb sie schnell und direkt für jeden zugänglich sein müssen, um einen hohen Mehrwert aus ihnen zu erhalten. Es zeigt sich jedoch, dass herkömmliches Enterprise Content Management nicht mehr ausreicht. Content-Services-Technologie wird daher künftig das Herzstück des Informationsmanagements sein: Sie ermöglicht den Cloud-basierten Zugriff, die Nutzung und die Verwaltung des wertvollsten Kapitals eines jeden Unternehmens.

*Der Autor: Bernd Hennicke, VP Product Marketing, Enterprise Content Services bei OpenText

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