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Kommentar von Gökhan Yilmaz, AvePoint Deutschland GmbH Intelligente Speicheroptimierung für Inhalte in Microsoft SharePoint

Autor / Redakteur: Gökhan Yilmaz* / Nico Litzel

Im Schnitt bestehen 95 Prozent der Daten in einem Unternehmen aus nicht relationalen Datensätzen wie Word-Dokumenten, PDF- oder Video-Dateien, sogenannten Binary Large Objects (BLOBs). Diese BLOBs können SharePoint-Datenbanken ausbremsen. Wie sich das verhindern lässt, erklärt Gökhan Yilmaz, Systems Engineer bei der AvePoint Deutschland GmbH.

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Der Autor: Gökhan Yilmaz ist Systems Engineer bei der AvePoint Deutschland GmbH
Der Autor: Gökhan Yilmaz ist Systems Engineer bei der AvePoint Deutschland GmbH
(Bild: AvePoint)

Um effektiv zu sein, muss eine Speicher-Infrastruktur gleich mehrere Bedingungen erfüllen: Sie sollte Skalierbarkeit unterstützen, einfache und robuste Verwaltungsmöglichkeiten bieten und dabei bezahlbar sein. Skalierbarkeit ist Grundvoraussetzung für Zuverlässigkeit und Performance. Diese wiederum garantieren, dass Service Level Agreements (SLAs) und die Ansprüche der Anwender jederzeit erfüllt werden. Unternehmen können durch die Optimierung der Datenspeicherung spürbare Produktivitäts- und Kostenvorteile erzielen. Organisationen, die Microsoft SharePoint einsetzen, bilden davon keine Ausnahme.

SharePoint speichert Inhalte automatisch in Microsoft-SQL-Server-Inhaltsdatenbanken – der hochleistungsfähigen und kostenintensiven Speicherstufe „Tier 1“. Als relationale Datenbank ist SQL für die Speicherung strukturierter Daten bestens geeignet, verliert jedoch erheblich an Effizienz, wenn es um größere, nicht relationale Datensätze wie Word-Dokumente, PDF- und Video-Dateien geht, die auch als Binary Large Objects (BLOBs) bezeichnet werden.

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95 Prozent aller Daten sind unstrukturiert

Da typischerweise bis zu 95 Prozent aller Daten einer Organisation aus BLOBs bestehen, ist bei der Datenspeicherung in SharePoint mit Effizienzeinbußen zu rechnen. Wie lässt sich dieses Hindernis auf dem Weg zu User-Akzeptanz und geschäftlicher Produktivität überwinden?

SharePoint-Anwender haben verschiedene Möglichkeiten, die Kosten für Speichersysteme unter Kontrolle zu halten. Eine Option besteht in der Anwendung strenger Richtlinien für Content Lifecycle Management, um SharePoint-Inhalt, der innerhalb eines definierten Zeitraums nicht abgerufen oder modifiziert wurde, zu entfernen oder zu löschen. Hiefür können beispielsweise die SharePoint-eigenen Richtlinien für Information Management genutzt werden.

Eine weitere Möglichkeit besteht in der Festlegung strikter Kontingente und Grenzwerte sowie im Limitieren der Versionierungseinstellungen, um Anwender am Hochladen erheblicher Datenmengen in mehrere Websites, Listen oder Bibliotheken zu hindern. Für Unternehmen, die gleichzeitig das Speichern in SharePoint optimieren und die Zugänglichkeit der Inhalte aufrechterhalten wollen, beschränken sich die Möglichkeiten auf zwei Optionen, die beide die Nutzung der BLOB-Speicher-Programmierschnittstellen (APIs) von Microsoft, EBS oder RBS, einbeziehen.

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