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PDF Tools zeigt Langzeitarchivierungslösung auf der DMS Expo PDF/A aus E-Mails samt Anhang erstellen und signieren

| Autor / Redakteur: Peter Hempel / Florian Karlstetter

Der schweizer Hersteller PDF Tools stellt auf der diesjährigen DMS Expo in Köln seine Konvertierungssoftware 3-Heights vor. In verschiedenen Versionen können damit E-Mails mitsamt Anhängen in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A umgewandelt werden. Zusätzlich werden die Daten noch digital signiert.

PDF Tools setzt bei Langzeitarchivierung von E-Mails auf das Format PDF/A.
PDF Tools setzt bei Langzeitarchivierung von E-Mails auf das Format PDF/A.
( Archiv: Vogel Business Media )

Die 3-Heights-Software konvertiert E-Mails inklusive aller Anhänge in das einheitliche Dokumentenformat PDF/A. Zusätzlich werden die konvertierten Nachrichten mit einer digitalen Signatur versehen. Hersteller PDF Tools geht davon aus, dass sich das Format für Langzeitarchivierungen durchsetzen wird. Nach der Konvertierung ist zwar nur noch eine „Einheit“ vorhanden, aber Name und ursprüngliche Dateiendung von Anhängen lassen sich per Lesezeichen erkennen.

Zum Konvertieren stehen bereits einige Plug-ins bereit, die weit verbreitete Office- und Bildformate umwandeln können. Müssen andere Quellformate archiviert werden, lassen sich die Plug-ins bearbeiten. Damit eröffnet sich ein weiterer Vorteil der Lösung: Die ursprüngliche Anwendung, die proprietäre Dateien ausgibt, muss in zehn oder 20 Jahren nicht mehr vorhanden sein, um die Inhalte einzusehen.

Die automatisierte Umwandlung kann entweder serverseitig über einen Windows-Dienst oder per Batch-Verarbeitung erfolgen. Eine mitgelieferte API kann in bestehende Anwendungen eingebunden werden. Ein Plug-in für den Windows Explorer ist ebenso erhältlich. Weiterhin besteht die Möglichkeit, einen Webservice einzurichten, um Mitarbeiter selbst ihre relevanten E-Mails konvertieren zu lassen.

Preise für die verschiedenen Lösungen sind nur schwer wiederzugeben, da Funktionsumfang, Volumen, Einsatz-Szenario und viele andere Eckdaten beachtet werden müssen. Spezifische Kosten nennt PDF Tools auf Anfrage.

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