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E-Mail-Archivierung im Microsoft-365-Umfeld Konnect eMail integriert Outlook-Archivierung strukturiert in SharePoint

Von Bernhard Lück 2 min Lesedauer

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Konnect eMail ermöglicht mit den Outlook-Add-ins „Central Classic“ und „Central New“ eine strukturierte E-Mail-Archivierung in SharePoint. Damit lasse sich projektbezogene E-Mail-Korrespondenz nachvollziehbar dokumentieren – für Audits, Versicherungsfälle oder rechtliche Klärungen.

Konnect eMail bietet seine Add-ins für die Anbindung von Outlook an SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive an.(Bild: Konnect eMail)
Konnect eMail bietet seine Add-ins für die Anbindung von Outlook an SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive an.
(Bild: Konnect eMail)

Nach Angaben des australischen Anbieters Konnect eMail werden E-Mails direkt aus Outlook in vordefinierte SharePoint-Strukturen überführt. Dabei lassen sich Metadaten automatisiert erfassen, sodass Inhalte Projekten, Vorgängen oder Dokumenten eindeutig zugeordnet und in bestehende Microsoft-365-Regeln eingebunden werden können.

Im Unterschied zur reinen Speicherung im persönlichen Postfach bleiben Informationen dadurch zentral verfügbar und durchsuchbar. Das sei insbesondere in Szenarien relevant, in denen E-Mails Teil der formalen Dokumentation sind, etwa bei Freigaben, Änderungsprozessen oder Abstimmungen mit externen Partnern.

Praxisbeispiel: Abweichung von der Bauplanung

Konnect eMail schildert einen Anwendungsfall aus dem Bauwesen. Ein international tätiges Bauunternehmen, an dessen Projekten neben internen Teams auch externe Ingenieurbüros, Behörden, Lieferanten und Subunternehmen beteiligt sind, stellte bei einer Qualitätskontrolle fest, dass ein ausgeführtes Bauteil von der ursprünglichen Planung abwich. Zu klären war, ob diese Abweichung freigegeben worden war und welche Bauzeichnung zum fraglichen Zeitpunkt galt.

Die entscheidende E-Mail eines externen Ingenieurs an die zuständige Projektleitung war laut Anbieter samt Anhang über das Add-in automatisch in die projektbezogene SharePoint-Struktur überführt worden. Dadurch habe das Qualitätsteam die Kommunikation zusammen mit der freigegebenen Zeichnung auffinden können; dokumentiert war zudem, wer die Zeichnung geprüft und für die Ausführung freigegeben hatte. Wäre die E-Mail hingegen ausschließlich im persönlichen Postfach der Projektleitung verblieben, wäre sie nach Darstellung von Konnect eMail nicht zuverlässig in die Projektdokumentation eingeflossen und im Nachhinein nicht überprüfbar gewesen.

Beitrag zur Compliance – mit Einschränkungen

Konnect eMail betont, dass die Add-ins allein keine vollständige rechtliche oder regulatorische Compliance gewährleisten. Sie erleichterten jedoch die praktische Umsetzung eines kontrollierten Ablageprozesses. In Kombination mit entsprechenden Berechtigungskonzepten, Aufbewahrungsrichtlinien und internen Vorgaben lasse sich so eine belastbare Grundlage für nachvollziehbare Projektentscheidungen schaffen, was nicht nur im Baugewerbe relevant sei.

Verfügbarkeit

Konnect eMail Central Classic und Central New sind über den Konnect-eMail-Webshop sowie im Microsoft Azure Marketplace erhältlich. Systemhäuser, so der Anbieter, könnten die Lösungen in ihr bestehendes Portfolio integrieren.

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