REWE Group archiviert E-Mails kosteneffizient und revisionssicher

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Mit der WORM-Technologie (Write Once Read Many) können die Daten zwar immer wieder angesehen, aber keinesfalls vor Ende der angegebenen Aufbewahrungsfrist geändert oder gelöscht werden. Die Storage-Plattform als eine der zentralen Anwendungen bei REWE muss konstant verfügbar sein. Eingelöst wird dieser Anspruch mit der Spiegelung des Datenbestands auf ein zweites FAS270-System. Im Ernstfall lässt sich sofort, und vor allem ohne dass die Benutzer davon etwas bemerken, auf die Kopie umschalten.

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Beinahe ebenso wichtig wie die Revisionssicherheit war der Exchange-Verantwortlichen der REWE Group die hohe Skalierbarkeit der Hard und Software-Komponenten. Denn was hilft es, wenn – wie bei Enterprise Vault der Fall – die Softwarelösung beliebig skalierbar ist, Erweiterungen auf der Hardwareseite aber einen hohen Aufwand erfordern? „Der Ausbau des Systems on-the-fly ist ebenso einfach wie der Wechsel auf ein NetApp-System mit höherer Kapazität.

Datentransfers erübrigen sich – es genügt der Austausch der Steuerintelligenz. Im Prinzip muss lediglich ein Kabel umgesteckt werden“, so Friedrich Förster, Vertriebsleiter International bei der Global Information Distribution GmbH (GID). Da es sich bei dem NetApp-System um keine klassische, dedizierte Archivlösung handelt, hat man bei REWE die Freiheit, den Storage jederzeit und völlig flexibel auch für andere Applikationen zu nutzen.

Schluss mit den PSTs

„Bisher haben wir die E-Mails in PST-Dateien aufbewahrt“, erfahren wir von unserer Ansprechpartnerin bei REWE. „Aber das brachte mehr und mehr Probleme mit sich. Sofern die PSTs auf einem Abteilungslaufwerk abgelegt worden waren, bewirkte allein das Öffnen einer E-Mail, dass die gesamte Datei erneut ins Backup geriet. In anderen Fällen – besonders bei Notebook-Anwendern – wurden die PST-Dateien lokal abgelegt, was dazu führte, dass keine Sicherung dieser Daten erfolgen konnte.“ Mithilfe von Enterprise Vault werden nun PST-Files sukzessive aufgelöst. Und die alten Dateibestände wandern nach und nach ins Archiv. „Noch haben wir einige PSTs und täglich bekomme ich Hilferufe von den Mitarbeitern“, schließt die Fachfrau in Sachen E-Mail-Archivierung. „Aber wir können die PSTs nur sukzessive migrieren. Und das wird noch einige Zeit in Anspruch nehmen.“

Sobald die Daten sämtlicher 5.000 Nutzer in der Kölner Zentrale mit Enterprise Vault archiviert sind, will man deutschlandweit alle REWE-Niederlassungen umstellen. Mit dem Support des betreuenden Systemhauses Global Information Distribution GmbH (GID) ist man mehr als zufrieden. Und auch der Service von Symantec und NetApp hat überzeugt: „Als einmal eine der 16 Platten in der FAS270 defekt war, wurde uns binnen einer Stunde eine neue geliefert.“

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