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OneDrive- und OneDrive-for-Business-Funktionen verstehen Teamarbeit, Datensicherung und mobiles Arbeiten mit Microsofts Cloudspeicher

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Dr. Jürgen Ehneß

Mit Microsoft OneDrive und der professionellen Office-365-Variante OneDrive for Business können Anwender Daten sichern und gleichzeitig freigeben und mobil nutzen. Es lohnt sich, die Möglichkeiten des Dienstes zu verstehen. Wir geben einen Überblick.

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Daten mobil nutzen und teilen – OneDrive bietet vielfältige Möglichkeiten.
Daten mobil nutzen und teilen – OneDrive bietet vielfältige Möglichkeiten.
(Bild: © metamorworks - stock.adobe.com)

Anwender, die über ein kostenloses Microsoft-Konto verfügen, können auch den kostenlosen Microsoft-Cloudspeicher OneDrive nutzen. Der Speicher bietet bis zu 5 Gigabyte (GB) kostenlosen Speicherplatz. Wer mehr Speicher benötigt, kann für 2 Euro pro Monat 50 GB Speicherplatz buchen.

Wer professionell Cloudspeicher verwenden will und Microsoft Office 365 nutzt, erhält Zugriff auf OneDrive for Business. Hierbei handelt es sich um einen besonderen Speicherbereich in SharePoint Online von Office 365. Der Client für die Synchronisierung mit lokalen PCs ist identisch. OneDrive for Business bietet standardmäßig 1 Terabyte (TB) Cloudspeicher.

Lokale Daten mit OneDrive synchronisieren

Um lokale Daten mit OneDrive oder OneDrive for Business zu synchronisieren, kann der OneDrive-Client in Windows 10 genutzt werden. Microsoft bietet die aktuelle Version des Clients auch zum Download an.

Der erste Schritt, um OneDrive und OneDrive for Business oder auch beides parallel mit einem Windows-Rechner zu synchronisieren, besteht darin, den Client auf dem Rechner zu installieren und zu starten. Danach erfolgt die Anmeldung mit dem entsprechenden Konto. Auf einem Rechner können problemlos OneDrive und OneDrive for Business parallel genutzt werden, mit zwei unterschiedlichen Konten. Der Client muss nur einmal installiert werden.

Bei der Einrichtung wird festgelegt, welches lokale Verzeichnis mit dem Cloudspeicher synchronisiert werden soll. Standardmäßig wird dazu im Verzeichnis des Benutzerprofils (C:\users\<Name>) ein neues Verzeichnis angelegt. In den Einstellungen des OneDrive-Clients, der über das Kontextmenü im Tray-Bereich der Taskleiste erreicht wird, kann eingestellt werden, welche Verzeichnisse in der Cloud mit dem lokalen Verzeichnis synchronisiert werden sollen.

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Die Einstellungen dazu sind auf der Registerkarte Konto und dem Link Ordner auswählen zu finden. Hier besteht übrigens die Möglichkeit, das Konto für die Anmeldung anzupassen. Außerdem kann hier mit Synchronisierung beenden die aktuelle Synchronisierung mit einem lokalen Ordner deaktiviert werden. Danach kann die Synchronisierung mit einem neuen Ordner in einem neuen Verzeichnis beginnen.

Daten von lokalen Rechnern mit OneDrive synchronisieren und sichern

Mit OneDrive können auch lokale Daten gesichert werden. Dazu kann zum Beispiel ein Sicherungsskript mit dem Bordmittel-Tool Robocopy geschrieben werden, das bestimmte Verzeichnisse in das Synchronisierungsverzeichnis von OneDrive kopiert. Die Daten werden anschließend zu OneDrive synchronisiert.

Beispiel:

  • robocopy "C:\Users\thomas\Documents" "C:\Users\thomas\OneDrive - Thomas Joos\dokumente-pc" /mir /w:1 /r:5 /mt
  • robocopy "C:\Users\thomas\Pictures" "C:\Users\thomas\OneDrive - Thomas Joos\bilder" /mir /w:1 /r:5 /mt
  • xcopy "Z:\Sonstiges\keepass-db.kdbx" "C:\Users\thomas\OneDrive - Thomas Joos\wichtig" /y
  • xcopy "c:\software\serials.txt" "C:\Users\thomas\OneDrive - Thomas Joos\wichtig" /y
  • robocopy "\\nas\daten" "C:\Users\thomas\OneDrive - Thomas Joos\nas-daten" /mir /w:1 /r:5 /mt

Natürlich können auch andere Tools zum Kopieren verwendet werden. Als zusätzlicher Vorteil stehen die Daten mobil und auf anderen Rechnern zur Verfügung.

Daten verschlüsselt speichern

Standardmäßig kann OneDrive Daten nicht verschlüsselt in der Cloud speichern. Es gibt aber (kostenlose) Tools, mit denen sich Daten vor dem Hochladen verschlüsseln lassen. Beispiele dafür sind Boxcryptor und Cryptomator Es gibt weitere Tools zur Verschlüsselung. Im Beitrag „Die besten Verschlüsselungs-Tools für Daten in der Cloud“ stehen Informationen und Anleitungen dazu zur Verfügung. Auch im Beitrag „OneDrive sicher betreiben und Daten verschlüsseln“ finden Sie nützliche Infos.

OneDrive-Client anpassen

Um lokale Daten in Windows mit OneDrive zu synchronisieren, lohnt es sich, einen Blick in die Einstellungen des Clients zu werfen. Die Einstellungen sind über das Kontextmenü des Icons im Tray-Bereich verfügbar. Wenn auf einem Rechner OneDrive und OneDrive for Business parallel mit einem Client zum Einsatz kommen, legt Windows automatisch zwei verschiedene Prozesse und damit Icons an, für die sich wiederum Einstellungen ändern lassen. Auf den verschiedenen Registerkarten stehen Optionen wie Bandbreite und automatisches Hochladen von Office-Dokumenten zur Verfügung. Es lohnt sich also, einen Blick auf die Einstellungen zu werfen.

Für Unternehmenskunden ist außerdem die zentrale Einstellung von OneDrive interessant. Diese beschreiben wir im Beitrag „OneDrive for Business in Office 365 konfigurieren“. Auch der Beitrag „Mit Zusatztools für mehr Sicherheit sorgen“ hilft bei der optimalen Steuerung von OneDrive.

Daten mobil nutzen – Android, iOS, macOS und Linux

Sind Daten erst einmal in OneDrive gespeichert oder durch den Client synchronisiert, können Anwender auch unterwegs auf die Daten zugreifen. Dazu stellt Microsoft für macOS, iOS und Android Apps zur Verfügung. Nachdem eine Anmeldung in der App erfolgt ist, können die synchronisierten Daten zudem mobil genutzt werden. Das funktioniert auch auf mehreren Endgeräten problemlos. Dadurch erhalten Anwender den Vorteil, lokale Daten mobil mit verschiedenen Geräten nutzen zu können. Für Linux gibt es keinen offiziellen Client, aber eine Open-Source-Variante.

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Daten freigeben

Mit OneDrive können Anwender auch Dateien freigeben. Anwender können dadurch Links generieren und per Mail oder auf anderem Weg dem Empfänger zukommen lassen. Die entsprechenden Dateien können dann vom Empfänger heruntergeladen werden. Als einfachster Weg dorthin steht über die Web-Oberfläche und das Kontextmenü der Dateien der Menüpunkt Teilen zur Verfügung. Dadurch können Links erstellt werden, die der Empfänger erhalten soll. Durch das Aufrufen des Links kann der Empfänger die Dateien herunterladen.

Praxistipps: Cloud-Speicher für Einsteiger

In unserer Rubrik „Praxistipps: Cloud-Speicher für Einsteiger“ finden Sie die ultimativen Praxistipps für Google One, Microsoft OneDrive und Dropbox!

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist